M＆Aでの組織拡大で顕在化したガバナンスの課題
「Accel-Mart Quick」での内製で稟議のリードタイムを5分の1に短縮

Orchestra Holdingsは、DX事業やデジタルマーケティング事業を核としながらも、近年では芸能やゲームといったIP・エンタメ領域に注力し、また積極的なM＆Aを行うなどして事業領域を拡大し続けている。

ただし、こうしたスピーディーな成長に伴って、業務上の課題が顕在化していったという。グループ会社ごと、部門ごとに申請・決裁のフローがバラバラに存在することで管理部門の業務負荷が増大しており、ガバナンス上のリスクも看過できなくなっていた。Corporate Management部門 人事総務・IT統括部長の浜 美保子 氏は次のように振り返る。

Orchestra Holdings本体ではワークフローシステムを既に導入していたが、導入から時間が経ち、保守・運用に関するノウハウが社内で失われてしまっていたという事情もあった。そのため、M＆Aでグループに加わった会社も含めた全社統一のワークフロー基盤として既存システムを使うのは現実的ではなかった。こうした背景から、同社はグループ全体のガバナンスと申請・決裁業務の効率向上を両立させる、新たなワークフロー基盤の導入を決断した。

ワークフローシステムの選定にあたっては、それぞれのグループ会社において最適化したワークフローが構築でき、高額取引のような重要な決裁は組織をまたいでOrchestra Holdings本体にもスムーズに承認フローを流せるなど、柔軟な設定ができる製品を採用する方針を固めた。さらに、今後もM＆Aでのグループ拡大が見込まれることから、拡張性に優れた製品であることも重視した。

また、既に導入しているビジネスチャットやコンテンツ管理ソリューションなどとスムーズに連携して業務の効率化・自動化を進められること、過去のワークフロー導入の反省を踏まえ、内製で構築、維持管理ができることも要件とした。

さらに、イントラマートが提案した導入支援体制も採用を後押ししたと堀氏は語る。「一般的なワークフローサービスの導入段階では、契約後に一定の研修期間を設けるだけという対応がほとんどだった。しかしイントラマートは、内製化を目指していた当社が自走できるようになるまで、技術者も交えてサポートするという提案をしてくれ、非常に心強かった」

導入プロジェクトは、Orchestra Holdingsが要件定義を主導し、グループ会社でITコンサルやシステム開発を手がける株式会社Sharing Innovations（以下、Sharing Innovations）が開発を担った。それをイントラマートが総合的に支援するという三社連携の体制でスタートした。しかし、船出は順風満帆ではなかったという。各部門には潜在的な業務効率化への要望が存在していたようで、Accel-Mart Quickの導入を全社に告知したところ、想定をはるかに超える量の要望が寄せられた。それらにすべて対応するためには、最初のリリース時点でさまざまなシステムとの連携を含む非常に複雑なワークフローを構築する必要があったため、システム構築前の段階で一度プロジェクトの進捗は滞ってしまった。

そこでイントラマートの担当者からの「まずはシンプルなものから作って使い始め、そこから改善を考えた方がいい」という助言を踏まえて、はじめは三つの基本的なワークフローをリリースするという方針に転換。それと並行して、グループ各社の決裁権限の規程を見直し、統一の基準を決定するなど、業務プロセスの標準化も進めた。こうしたイントラマートの支援について、「用意いただいた課題管理ポータルを通じて密に情報共有することで、開発中に発生した課題は迅速に解決できた。週1回の定例ミーティングで、Sharing Innovationsの若手メンバーが初歩的なことも含めて何度も質問できる場を作ってくれるなど、手厚い支援をしてくれた」（堀氏）と評価する。

システム概要図

Accel-Mart Quickによる新たなワークフロー基盤は2024年秋に本格稼働した。現在はグループ10社、約800人のユーザーが、購買、取引先審査、名刺発注、契約書の確認、稟議申請などで利用中。IT関連の申請についても、段階的にワークフロー構築を進めている。導入プロジェクトの明確な効果はすでに発揮されているという。

特に顕著なのはガバナンスの強化だ。「例外的な処理がなくなり、グループをまたぐ申請においても、あるべき姿のワークフローを整理できた。例えば、総務機能がないグループ会社から上がってくる総務系の申請はOrchestra Holdingsが一手に引き受けている。こうした申請について、以前のシステムではグループ会社の社長をシステム上の承認ルートに設置することができなかったが、新しいワークフローではそのような問題も解決された。グループ全体の統一基盤を整備したからこそ実現できた仕組みだ」（堀氏）

業務効率の面でも劇的な改善が見られた。例えば、業務委託の受け入れに伴うPCの手配といったIT関連の申請では、従来、契約書の有無の確認などで手戻りが頻発し、決裁まで5日から10日を要していた。そこでAccel-Mart Quick導入時にワークフローを標準化し、必要な書類が添付されていないと申請できないよう設計したことで、手戻りがなくなり、リードタイムは最短2日まで短縮された。結果として、「明日までにPCを用意してほしい」といったチャットでの無理な依頼もなくなり、ITチーム側の業務負荷低減にもつながっているという。

Accel-Mart Quickでワークフロー開発を重ねるにつれて開発チームがスキルアップし、内製体制が強化されたことも大きな成果だ。「当初は指示書や設計書どおりに機能を実装することも大変だったが、今ではほとんどミスもなくなった。それだけでなく、作成した指示書に対して『ユーザーの使いやすさを考えると、こうした方が良いのでは？』と、期待を超えた提案を返してくれるようになっている。要件を的確に理解した上でユーザーが使いやすいシステムを作るスキルが育ちつつある」と堀氏は評価する。