入力の抜け漏れを抑制する経費規定自動チェック機能を標準搭載
imforce/経費精算ソリューション導入により
差し戻し件数を約70%削減 業務効率化を実現

それだけではない。せっかく申請しても、会計担当者がチェックの末、間違いがあった場合は、申請誤りとなり差し戻すことになる。「差し戻し件数も毎月約50件と多く、繁忙期は時間外労働の要因になることもあり、その件数を減らしたいと思っていました」。 もちろん、経理課だけではなく、経費精算申請をする社員からも、「日当の計算をわかりやすくして、精算の手戻りを少なくして欲しい」という声もあったという。そのほかにもモバイル端末に対応していなかったり、マスタメンテナンス時におけるIT部門の業務負荷が大きかったり、稟議書や領収書の電子化に対応していなかったり、という課題もあった。

これらの課題を解決するため、情報システム部次長をはじめとする情報システム部のメンバーは経費精算システム更改の検討を始めることとなった。

「新しいシステムに刷新するにあたり、一番、課題だったのはいかに以前の使い慣れた画面に近づけることができるかでした。
なぜなら、以前のシステムは約10年前に、使いやすさに徹底的にこだわってカスタマイズしたもの。社員も非常に慣れ親しんでいました。だからその使いやすさは踏襲しないといけないなと思いました。imforce/経費精算ソリューションはパッケージでありながらも、画面を比較的自由に設計できます。これは大きな決め手となりましたね。それに加えて、標準機能で経費規定自動チェック機能が提供されていたことです。これを使えば、費用区分などで入力の抜けがあっても、メッセージを表示するなどして不備を入力者に気付かせることができます。このような仕組みにより、差し戻し工数が削減できると考えました」

2017年7月から始まった開発プロジェクトでは、要件の詳細を詰める段階で画面プロトタイプを作成し、実際の画面イメージや操作方法をお互いに確認しながら進めるというアジャイル開発を採用。これが導入プロジェクトをスムーズに進める要因となった。
というのも「これまで私たちは先に要件をきっちり決めてから始めるウォータフォール型の開発手法を採用していたため、要件を決める会議には1回につき2時間以上かけ、それを複数回繰り返すなど多くの時間を必要としていました。しかしこのプロジェクトでは画面のプロトタイプがすでにあるため、『こういう風にして欲しい』という要望を伝えると、すぐに修正され、それが要件に反映されていくのです。要件定義にかける時間が従来の半分で済み、なおかつ私たちが求めているものが作れました。こういうやり方をすれば要件定義も素早くできるんだと気付かされました」と情報システム部次長は高く評価する。

2018年1月5日、年明けと共に新しい経費精算システムが稼働。導入して半年が過ぎ、徐々に効果も見えてきたという。
「各拠点の会計担当者からは、記入漏れが減ったので、その分の差し戻し件数は減ったという声が届いています。本社分を担当している私の実感値としては、差し戻し件数は従来の3分の1になりましたね」と経理課担当者。

経費精算の悩みの種であった日当などの手当計算については、imforce/経費精算ソリューションの標準機能を活用し、ぺんてる独自の手当ナビゲーション機能を実装した。ナビゲーション画面の文言に従って選択肢を選んでいくと、該当する手当が算出されるというものだ。手当規定を確認しながら、申請書作成をするには時間がかかるだけではない。見間違いによる数値の入力間違いを削減できることも狙いだった。

「本来なら時間などを入れると手当規定が自動で入力される仕組みが構築できれば良かったのですが、先にも話したとおり、当社の旅費規定は複雑で、しかもビジネスの状況などによって見直しされる可能性もあります。そこで作り込むことをせず、ナビゲーションで案内するという方法を要件定義の段階で提案されたので、採用しました。この機能を搭載したことで、面倒だった日当などの手当計算も簡単にできるようになり、従来、申請書作成に30分かかっていた作業は3割減となりました」と情報システム部次長。
また経理課担当者は「費用区分がテキストで検索できるようになったなど、効率化を図れています。手当ナビゲーション機能が今後、より使われるようになると、より差し戻し件数の削減につながるでしょう。さらなる生産性向上が図れるのではないかと期待しています」と新システムに期待を込める。