クラウドサービス「Accel-Mart」を基盤とする
「Web 在庫・出荷状況照会システム」で
リアルタイムな情報提供と問い合わせ業務負担を大幅軽減

NGKブランドのスパークプラグ、NTKブランドのニューセラミックを二つの柱としてグローバルに事業展開を行っている日本特殊陶業。同社は以前、販売代理店からの在庫や出荷状況の問い合わせに電話とFAXで対応しており、各営業所の担当者の大きな負担となっていた。

また、販売代理店からもリアルタイムな情報の提供を求められていたことから、全社としての業務改革への取り組みに合わせて、システム化を検討。システム共通基盤「intra-mart」のクラウドサービス「Accel-Mart」を基盤として採用することで、「Web在庫・出荷状況照会システム」を構築した。新システムによって、問い合わせの電話がほとんどなくなり、72%もの業務削減が実現、時間にすると月間で350時間もの削減につながっている。

また、在庫に加えて、商品が流通過程のどこにあるのか追跡できるようになるなど、リアルタイムの情報提供が可能となったことで、CS向上にも大きく貢献している。

日本特殊陶業株式会社様

目次

1.課題
月間500時間を費やしていた問い合わせ対応の削減を目指す

2.導入
将来性を考慮した、使い易く、拡張性の高いシステムを実現

3.効果
月間で350時間分の削減を達成し、CS向上にも大きく貢献

4.未来
新システムを基盤に他システムとの連携を図る

課題

月間500時間を費やしていた問い合わせ対応の削減を目指す

スパークプラグをはじめ、車載用酸素センサー、超音波振動子の世界シェアトップのメーカーである日本特殊陶業。全世界で事業を展開する同社は、海外売上比率が約8割を占めるが、一方で国内販売を手掛ける国内市販部では、販売代理店からの商品在庫や出荷状況の問い合わせに電話とFAXで対応していた。

自動車営業本部国内市販部企画推進課副主管の佐々木達雄氏は、「販売代理店でもある程度の在庫はストックしていますが、スパークプラグだけで2000以上の品番があり、20年、30年前の車両向けの製品を求められることもあります。中には似通った品番があるので、問い合わせする方も受ける方も区別が難しいことがあります。その問い合わせを、全国の営業所の20名余りの社員が対応していましたが、当社の出荷の締切時間に問い合わせが重なることも頻繁で、本来の業務に影響することもありました。累計すると、月間で約500時間を費やしていました」と振り返る。

また、既にEDI化を行っている販売代理店からもシステム化を求める声が寄せられている一方で、ちょうど2017年より全社として業務改革への本格的な取り組みがスタートし、長時間労働の是正に向けて業務効率化を進めることになった。その一環として、情報システム部とともに、代理店向け「Web在庫・出荷状況照会システム」の構築に向けた検討を開始することになったのである。

自動車営業本部 国内市販部 企画推進課 副主管 佐々木達雄 氏
自動車営業本部
国内市販部
企画推進課 副主管
佐々木達雄 氏
自動車営業本部 国内市販部 企画推進課 課長 渡辺大輔 氏
自動車営業本部
国内市販部
企画推進課 課長
渡辺大輔 氏

導入

将来性を考慮した、使い易く、拡張性の高いシステムを実現

システム化の具体的な検討は2018年にスタートし、NTT データ東海を含む3社から提案を受けた。その結果、同年6月に「intra-mart」のプライベートクラウドサービス「Accel-Mart AWS版」を基盤としたシステム構築を決定した。

情報システム部業務システム課主任の平野裕晃氏は、「3社の提案とも当社の要件を満たしていましたが、コストに加えて、使い易さ、さらに将来性までを考慮し、高い拡張性を持たせた提案がNTTデータ東海様でした」と評価ポイントを語る。

特に、こだわったのはインターフェースで、マニュアルレスで使用できるよう配慮した。例えば、在庫表示も単に数値での表示ではなく、「〇」「×」「△」にするなど、直感的に理解できるよう工夫している。また、「-(ハイフン)」のある・なしでも品番が異なることから、うろ覚えや、完全一致でなくとも容易に検索できるよう、一部のキーワードだけで候補が表示されるようにした。齟齬の起きないようヒアリングした要望を基にいち早く画面サンプルを提供するなど、NTTデータ東海のきめ細かい対応が、スムーズな構築に一役買ったという。

経営管理本部 情報システム部 業務システム課 主任 平野裕晃 氏
経営管理本部
情報システム部
業務システム課 主任
平野裕晃 氏

情報システム部業務システム課課長の藤本正博氏は、「唯一の苦労は、在庫データを『Web在庫・出荷状況照会システム』に取り込む際の基幹システム(SAP)連携でした。Aという一つの品番でも、基幹システムにおいて包装仕様、出荷先、仕向地などで、A/01、A/02、A/03…のように細分化されている上に、個々に莫大な情報が紐づいており、画一的なマスタで営業的に開示したい品番のみを抜き出すことができず、苦労していました。

また、極力大多数を抽出できるマスタを作成し、そこから外れるものに対して、マニュアル排除用のマスタをさらに追加するなどで対応していましたが、NTTデータ東海様が苦労しながらも、連携を実現してくれました。NTTデータ東海様と初めての取り引きでしたが、構築時だけでなく運用フェーズに入ってからもしっかりフォローしてくれました」と高く評価する。

2018年8月中旬に設計・構築作業を開始して、12月に本番稼働を開始。翌年2月に「Web在庫・出荷状況照会システム」が全面的にカットオーバーした。

経営管理本部 情報システム部 業務システム課 課長 藤本正博 氏
経営管理本部
情報システム部
業務システム課 課長
藤本正博 氏

効果

月間で350時間分の削減を達成し、CS向上にも大きく貢献

新システム導入後にログを調査したところ、2019年3月時点で利用者は、在庫照会が約3.4万回、受注出荷状況照会が約4000回にのぼり、5月に在庫照会が約3.7万回まで増加した。8月時点でシステムの利用が可能な代理店の116拠点のうち、102拠点での利用があったという。

佐々木氏は、「7月に代理店様にシステム利用についてのアンケートを実施し、107拠点から回答を得ました。その結果、良く利用しているが66%、たまに利用しているが23%で、実際に受発注を行っている拠点はほぼ100%の利用です。そして、問い合わせ業務は72%削減し、コスト削減を83%が実感していると回答しています。問い合わせに1分掛かると仮定すると、月間で約350時間分の削減になります。実際、私自身も各営業所に赴くことがありますが、問い合わせの電話が非常に少なくなったという声を多く耳にします」と成果を語る。

また、代理店の先にいる販売店からの問い合わせについて、以前は電話やFAXで代理店を挟んで2段階のやり取りをしていたので、回答できるまでにタイムラグが発生することがあった。「それが解消し、リアルタイムに情報提供できるようになったことで、CSの向上に貢献しています。加えて、運送会社の送り状ナンバーも検索できるようにしたことで、商品が流通過程のどこにあるのかも代理店様が容易に追跡できるようになりました。代理店様が同システムから直接、各運送会社のWebサイトにアクセスして配送状況の確認することが可能となり、双方の工数が大幅に削減されました」と佐々木氏。

検索では、互換性を持つ商品も同時に表示される。これによって、指定した品番の製品在庫がなくても、別の商品を選択できることから、顧客が他社製品に流れる機会が減っているという。また、適応する複数の製品の中から代理店がエンドユーザーに上位の品目を販売できる点も、隠れた成果の一つになっている。

新システムの大きなポイントの一つが、代理店のユーザー管理を日本特殊陶業が行うのではなく、代理店に任せた点だ。代理店側のユーザーは固定しているわけではなく、入れ替わりも多い。担当者の異動時のメンテナンス作業が多く発生されることが想定される上、もし、退職者がそのまま管理権限を持ち続けていた場合、情報漏えいなどのセキュリティ問題になりかねない。そこで迅速な管理ができるよう、代理店に一任したのである。その結果、工数削減とともに運用負担も軽減した。

そこには「Accel-Mart」のマルチテナント機能が生かされており、各代理店が同じアプリケーションを共有する一方、権限設定で参照できる情報が分けられている。

Accel-Mart

未来

新システムを基盤に他システムとの連携を図る

今後については、使い勝手の向上に引き続き取り組む予定で、検索機能を品番だけではなく、車種からもできるようにしたり、他社の品番からでも互換製品が表示できるようにしたりと、利便性を高めていく方針だ。

「当初はWeb発注も目指していました。しかし、発注を実現するには、各代理店の基幹システムとの連携が不可欠となってシステムが複雑化します。そのため見送りましたが、今では代理店の多くがEDI化を進めているので、いずれはWeb発注を視野に入れていきたいと考えています。また、今回構築したシステムを基盤として、他システムとの連携も図っていきたい。NTTデータ東海様には、ぜひ、そのサポートをお願いしたいですね」と国内市販部企画推進課課長の渡辺大輔氏は展望を語る。

基本情報

日本特殊陶業株式会社

所在地
名古屋市瑞穂区高辻町14-18
設立
1936年10月26日
事業内容
スパークプラグおよび内燃機関用関連品の製造、販売。ニューセラミックおよびその応用商品の製造、販売。海外売上が8割以上を占める。
URL

導入パートナー 株式会社NTTデータ東海

今回の「Web在庫・出荷状況照会システム構築」においては、販売代理店様への対応スピードの向上とともに、全社的に展開している「働き方改革の実現」という課題に対する重要な取り組みでもありました。また、早期のシステム化を求められていたことから、BPM/ワークフローをはじめとする豊富な機能とアプリケーションを備えるintra-martのサービスを、クラウドで提供するパブリッククラウドサービスのAccel-Martを活用した提案をいたしました。

弊社が機械製造業のお客様の販売代理店・サプライヤー向けシステム導入で培ったノウハウを活用し、ポータル、ユーザー管理等の必要な機能をパッケージ標準の機能を使用することで、システムの早期立ち上げを実現できました。今後も、パッケージのフレームワークを活用することで、ご要望に応じた多彩な機能を容易に追加していくことができます。

導入パートナー 株式会社NTTデータ東海

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