intra-martがOCRとRPAをつなぎ3割近くの業務負荷軽減
FAX注文書の自動取り込みから納期自動回答を実現

トーソー株式会社様

インテリア製品の企画、製造、販売を主業務とするトーソー。同社では、特定のあるユーザーからの注文書や仕様書(詳細オーダー)のやり取りにおいてコードの違いから提供されるデータを生かせず、いったん紙に出力して受注を担当するメンバーが打ち直していた。しかし、注文数の拡大で人手に頼る対応が困難になってきたことから、処理の効率化を目指して、NECネクサソリューションズ株式会社(以下、NEXS)が提案した「intra-mart」を核に、OCR、RPAを組み合わせた受注効率化システムを構築。EDIデータとFAX注文書をOCRで読み取ったデータとを紐づけて処理し、納期などの情報をRPAで自動回答する仕組みを実現。OCRの高い認識率により、最終的には業務負荷を3割近く軽減できる見込みという。同社では、今回のRPA導入の経験を活用して、他業務における業務効率化にも役立てていく方針だ。

目次

1.課題
コードの違いで注文書を打ち直し、人手に頼る処理が限界を迎える

2.導入
9割以上のOCR認識率とシステムを止めない信頼性を評価

3.効果
紐づけできないデータ処理の効率化で大幅な業務負荷軽減を見込む

4.未来
intra-martを全社の情報基盤として活用することを検討

課題

コードの違いで注文書を打ち直し、人手に頼る処理が限界を迎える

トーソーは、インテリア製品の企画、製造、販売を主要な事業とし、一般家庭向けから、ホテルなどの法人向け製品も幅広く展開している。特に、独創的な製品展開、デザインを強みとして新製品を多く生み出しており、カーテンレールで国内No.1の約50%シェアを誇っている。

同社では、あるユーザーからの注文書や仕様書(詳細オーダー)の処理で課題を抱えていた。そのユーザーが使用しているコードと自社のコードがまったく合わなかったことから、データで注文書などの提供を受けながらも、それを生かすことができず、わざわざ紙に出力して受注を担当するメンバーが手作業で打ち直していたのである。7、8年前までは人手に頼った処理でもこなせていたが、注文数が年々拡大。他部署の応援などにより増員して対応していたものの、それが2、3年前から難しくなってきていた。

情報システム室長兼管理課長の藁谷公夫氏は次のように振り返る。「そのお客様だけで、複数人の担当者が専任で入力作業を担当していました。受注書は週末など休日にも届くため、月曜日に処理が集中して、多い時には週中の1.5倍にも達します。そのため、受注のピーク時にはさらに増員して対応していましたが、処理が追い付かないケースも出てきました」。

情報システム室長 兼 管理課長 藁谷 公夫 氏
情報システム室長 兼 管理課長
藁谷 公夫 氏

処理できないものは、バックオーダーとして翌日に回る。そのユーザーについては、基本的にオーダーを受けてから2日後に出荷する約束となっており、処理の遅れが会社としての信頼を損ねることにもなりかねない。

「特に、ゴールデンウイークなど、まとまった休暇後の処理は数倍へと一気に増加します。そのため、これ以上、同様の方法を継続していくと、処理に限界がくると考えていました。人手をピーク時に合わせて常に確保するとなれば、コスト面で大幅に効率を落としてしまいます。そこで、処理の効率化を目指して、2017年末頃より本格的にシステム化を検討することになりました」と藁谷氏は語る。

導入

9割以上のOCR認識率とシステムを止めない信頼性を評価

トーソーでは、以前より付き合いのあったNEXSに相談したところ、「intra-mart」を核に、「OCR」「RPA」の組み合わせによる受注効率化システムの提案を受けた。そのシステム処理の流れは、次のようなものになっている。

まず、大口のユーザーからの注文情報(商品マスタレベルの注文情報)は、EDIデータとして受けてデータ変換ソフトを介してintra-martに取り込む。EDIデータとしての取り込みができない注文書(詳細注文)やFAX仕様書(詳細オーダー)に付いた店舗番号、伝票番号、日付については、FAXで受けてTifファイルにしてOCR処理によってデータ化。それを同じくintra-martに取り込み、先のEDIデータと紐づけてオーダーを一覧化する。なお、OCRで認識できなかったFAXの項目については、必要な修正事項を手入力している。

オーダーを一覧化したデータは、基幹系の受注管理システムに取り込まれ、さらに「エンドユーザーへの回答用システム」に対して、一覧から必要情報をRPAが自動転記し、納期などを自動回答する。同社では18年1月から評価テストを実施して、NEXSの提案を4月に採用することを実質的に決定した。

「評価テストの段階で、NEXSよりご提案いただいたOCRの認識率は9割以上を達成していました。同じくOCRを活用したシステムの提案をした他社の製品は6割程度の認識率でしたから、その差は歴然でした。もう一社の提案は使い込みながらデータリンクの改善を図っていこうというものでした。もし、受けたデータが上手く変換できず、受注システム自体が止まってしまうようなことにでもなれば納期にも影響するなど、お客様の当社に対する信用にもかかわってきます。そのようなトラブルの発生は、絶対に避けたいと考えました」と藁谷氏。

さらに、19年1月からは3カ月を掛けて導入に向けての本格的なテストを実施した。実データを使用したテストでも、採用したOCRは80%以上の認識率を達成している。

効果

紐づけできないデータ処理の効率化で大幅な業務負荷軽減を見込む

その後、6月からはRPAを使用した自動回答システムの自社開発にも着手しているが、2カ月程度で完了した。
RPA部分の開発を主に担当した情報システム室管理課の中村瑞紀氏は、「私自身、RPA開発は初めてだったこともあり、当初は、画面にズレが発生したり、関係ないデータが入り込んだりするなどして戸惑うこともありました。それでも操作そのものは分かりやすく、NEXSさんのアドバイスもあり、初めてでも比較的、楽に作業ができたと感じています。特にこだわったのは、エラー時にもシステムの処理を止めることがないようにすることで、しっかり実現できたと思います」と感想を語る。

intra-martを核に、OCR、RPAを組み合わせた受注効率化システムの全社での運用開始は19年11月にスタートした。
受注効率化システムの稼働により、intra-mart上でオーダー情報の検索が容易にできるようになり、人手に依存したデータの入力作業の多くを廃し、納期などの回答も自動で処理できるようになる見込みだ。

現状は、EDIデータとFAXデータとの紐づけができないデータが20%程度は発生しているという。こうした紐づけができないデータは一つのフォルダにまとめて格納されるため、全体ではかなりの数になっている。
「今は、そのフォルダからファイルを一つひとつ開いて内容を確認し、紐づけさせるデータを見つけ出すという新たな作業が入ってしまうため、全体としての省力化には至っていません。しかし、紐づけを効率的にできるようつくり込みを進めており、2020年3月末にはその作業を完了する予定です。一連の処理がスムーズに運ぶようになれば、業務負荷を3割近く軽減できるようになると考えています」と藁谷氏は展望する。

情報システム室 管理課 中村 瑞紀 氏
情報システム室 管理課
中村 瑞紀 氏
システム概念図

未来

intra-martを全社の情報基盤として活用することを検討

今後についてトーソーでは、intra-martを全社の情報基盤としてさらに活用していくことを考えている。「元々、intra-martについてはOCRやRPAのシステム構築を検討する前から、グループウェアとしての活用を検討していました。その理由は、共通するデータベースを備えており、それを基盤にさまざまなシステムを統一するといった活用ができるためです。共通の基盤ができれば、全体最適化を図ることもできます。その意味で、intra-martは何でもできるものですが、その使い方の見極めも大切だと感じます。今、当社が使用しているグループウェアは長年に渡って使用しているため、エンドユーザーは慣れ親しんでおり、変えることへの心理的な抵抗があると思いますが、画面をそこに寄せるなどの開発を行えば受け入れられると考えています」と藁谷氏。

情報システム室管理課の梶谷朗氏も、「今回は、手探りで一から作業を行って自分たちなりのノウハウを積み上げてきました。それだけに、今回のRPA開発の経験を活用して、他の業務や新しい仕組みとしてもRPAを取り入れていきたいと考えています。そして、広く業務効率化に役立てたいと思います」と期待する。

情報システム室 管理課 梶谷 朗 氏
情報システム室 管理課
梶谷 朗 氏

基本情報

トーソー株式会社

所在地
東京都中央区新川1丁目4番9号
設立
1949年9月
事業内容
インテリア製品の企画、製造、販売。東京装備工業として設立し、1972年にトーソー株式会社に商号変更。東京証券取引所市場第二部上場。
URL

導入パートナー NECネクサソリューションズ株式会社

当社はOCR、RPA、業務プロセス(BPM)のほか、ERPなどの基幹系まで数多くの製品やサービスを取り扱っており、ソリューションの提案力とそれを実現する技術力に強いと自負しています。今回のトーソー様の受注効率化システムの開発では、OCR、RPAといった単なる個別システムの観点ではなく、組み合わせた際にトーソー様の業務がいかにスムーズに業務が運べるようになるかという、全体最適の観点から提案をしました。

現在も、受注効率化システムの完成度を高めるべく、トーソー様と密にコミュニケーションをとって開発に取り組んでいます。さらにトーソー様がintra-martを全社の共通基盤として活用するためのお手伝いをさせていただきたいと考えています。

営業戦略部 共通ソリューション推進部 マネージャー 大島 洋之 氏
営業戦略部
共通ソリューション推進部
マネージャー
大島 洋之 氏
製造・装置ソリューション事業部 第一営業部 マネージャー 松田 謙佑 氏
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第一営業部
マネージャー
松田 謙佑 氏
製造・装置ソリューション事業部 第一営業部 上村 智美 氏
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