社内・代理店双方をつなぐ代理店ポータルの刷新
業務プロセス改革が、業務生産性・サービスレベル向上に大きな効果

大同火災海上保険株式会社様

沖縄県における自動車保険トップシェアを誇り、地域に根ざした郷土企業「この島の損保。」として沖縄県民の安心と安全をサポートし、高い信頼を得ている大同火災海上保険株式会社。さらなる「営業(販売)力強化」とお客様の絶対的な支持・信頼の獲得に向けた「業務品質向上」を目指し、従来の代理店専用ホームページから代理店向けの情報系システムの基盤である「代理店ポータル」を2015年9月に刷新。業務プロセスの再構築が、社内・代理店双方の業務改善に大きな効果をもたらす。

目次

1.課題
個別最適化した複数システムによる投資コストと非効率作業が乱立

2.導入
スモールスタートによる段階的導入で、システムの利活用を推進

3.効果
事務効率が大幅に向上 PDCAサイクルでさらなる改善を目指す

4.未来
継続的な改善による自社独自の強みを活かした代理店ポータルへ

課題

個別最適化した複数システムによる投資コストと非効率作業が乱立

これまで、代理店システムに関わるIT投資は、代理店から要請があるごとにその都度対応していたため、個別最適化が進み、業務プロセスもそれにあわせて複雑になっていた。そのため、少量多品種の商品は単発的なシステム対応となり、さらに契約照会システム、代理店・自動車計上システム、代理店専用ホームページなどのシステム同士の連携がされておらず、それぞれに入力が必要で利便性も悪く非効率だった。

「代理店専用ホームページに公開されている情報の鮮度や、代理店・会社間のコミュニケーション不足、事務作業における不備など、改善すべき事項が山積みでした。コンプライアンス遵守、事務作業の効率化、顧客サービス向上の観点から、代理店業務に関する業務プロセス全体を俯瞰できる代理店向けの情報系システムの構築が不可欠であると判断しました。」と、取締役情報システム部長 阿波連氏は語る。こうして、約10年使い続けてきた代理店専用ホームページを刷新する形で、業務プロセス改革によるサービスレベル向上に向けたプロジェクトがスタートした。

取締役情報システム部長 阿波連 宗哲氏
取締役情報システム部長
阿波連 宗哲氏

導入

スモールスタートによる段階的導入で、システムの利活用を推進

ソリューションの選定には、今後検討している顧客管理・営業支援も視野に入れながら、将来性・拡張性、ビジネスとのマッチング、コスト、他システム連携など9項目の評価軸を設定し総合的に判断。アジャイル的に機能拡張が可能であり、2000名以上のユーザ数と数年先のコストも勘案し、一番コストメリットの高いintra-martが採用された。「本システム利用のターゲットとなる当社の専属代理店の高齢化も進んでいることから、まずは触って多く利用してもらい、コミュニケーションを活発化させることが肝要でした。必要最小限の機能でシンプルかつ分かりやすいインターフェースにすることで、システム利用のハードルを低くしました。スモールスタートのしやすいintra-martの仕組みが、当社の進め方にマッチしていると考えました。」と、情報システム部システム開発課長代理 前原氏は語る。

また、intra-martは「IM-LogicDesigner」の機能によって他システムとの連携も容易に行うことができる。さらに各モジュール(部品群)の組み合わせによるシステム構築が可能なため、自社スキルに合った開発ができるのも大きなポイントだ。「現在の開発は情報システム部に所属するSE社員に依存している。今後は当部の一般職の社員に対してもスキルトランスファーしていきたい。」と、前原氏はさらなる内製開発に積極的である。

代理店ポータル(TOP画面)
代理店ポータル(TOP画面)

効果

事務効率が大幅に向上 PDCAサイクルでさらなる改善を目指す

代理店ポータルの導入によって、2つの観点から大きな効果が発揮された。一つ目は、電話料金の削減である。代理店ポータルのメッセージ機能(メッセージボード)を活用した情報連携によって、営業店全体の削減額が対前年度比で約20%、目標削減額に対しては約30%の達成率となった。二つ目は、業務改善による営業活動時間の創出だ。従来紙ベースで行っていた業務をデジタル化し、各種書類(主に見積書)のやりとりを簡素化させたことで、全営業店合計で平均90.5時間/月の事務作業が削減され、その効果を代理店とのコミュニケーション強化を通じた本来の営業活動にシフトできているという。社員と代理店間のシームレスな情報連携と業務プロセスのデジタル化によって、事務効率が大幅に向上したのである。

今後は増収効果の観点でも効果への期待が膨らむ。「代理店ポータルの各種コンテンツであるWeb試算・顧客管理システムなどの整備は未だ道半ばという段階ですが、全てのコンテンツが揃ったあとに効果の検証も行っていきたい。」と阿波連氏。 さらに、代理店ポータルの改善は続く。代理店ポータル稼働後、事務効率化・使い勝手の観点から改善効果アンケートを実施し、挙がった意見・要望事項を取り入れながら機能改善を行っていく予定だ。「今年度、代理店ポータルコンテンツ充実プロジェクトを新たに立ち上げました。PDCAサイクルを回しながらシステムをさらに成長させていきたいと考えています。」と前原氏は語る。

情報システム部 システム開発課長代理 前原 潤氏
情報システム部
システム開発課長代理
前原 潤氏
Web試算(TOP画面、賠責商品、新種商品、傷害商品)
Web試算(TOP画面、賠責商品、新種商品、傷害商品)

未来

継続的な改善による自社独自の強みを活かした代理店ポータルへ

大同火災海上保険の「営業(販売)力の強化」と「業務品質向上」に向けた業務プロセス改革は、まだ始まったばかりであり、継続して段階的な機能充実を図っていく。2018年度以降は社内・代理店間の物流(郵送業務)が伴う業務プロセスの最適化を中心に、要望の挙がっている情報共有系、営業推進系、損害サービス系、契約管理系コンテンツの充実の検討も進めている。

今後は、タブレット端末の利用やAI・OCRなどの技術の活用、intra-martで構築したWeb試算システムの対象種目の拡大に加えて、社内システムとの連結による代理店計上機能の構築など、活用の幅を広げていく方針だ。業務プロセス改革によって生産性とサービスレベルを向上させ、大同火災海上保険の強みを活かしたサービスの提供に努めていく。

情報システム部メンバー
情報システム部メンバー
(左から)
課長代理 前原 潤氏
部長 阿波連 宗哲氏
副長 島袋 聖子氏
比嘉 岬氏

基本情報

大同火災海上保険株式会社

所在地
沖縄県那覇市久茂地1丁目12番1号
資本金
10億5400万円
設立
1971年12月10日
従業員
289名(2017年3月末現在)
事業内容
損害保険業、生命保険業に係る業務の代理・事務の代行
URL

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