社内・代理店双方をつなぐ代理店ポータルの刷新
業務プロセス改革が、業務生産性・サービスレベル向上に大きな効果

これまで、代理店システムに関わるIT投資は、代理店から要請があるごとにその都度対応していたため、個別最適化が進み、業務プロセスもそれにあわせて複雑になっていた。そのため、少量多品種の商品は単発的なシステム対応となり、さらに契約照会システム、代理店・自動車計上システム、代理店専用ホームページなどのシステム同士の連携がされておらず、それぞれに入力が必要で利便性も悪く非効率だった。

「代理店専用ホームページに公開されている情報の鮮度や、代理店・会社間のコミュニケーション不足、事務作業における不備など、改善すべき事項が山積みでした。コンプライアンス遵守、事務作業の効率化、顧客サービス向上の観点から、代理店業務に関する業務プロセス全体を俯瞰できる代理店向けの情報系システムの構築が不可欠であると判断しました。」と、取締役情報システム部長　阿波連氏は語る。こうして、約10年使い続けてきた代理店専用ホームページを刷新する形で、業務プロセス改革によるサービスレベル向上に向けたプロジェクトがスタートした。

代理店ポータルの導入によって、2つの観点から大きな効果が発揮された。一つ目は、電話料金の削減である。代理店ポータルのメッセージ機能（メッセージボード）を活用した情報連携によって、営業店全体の削減額が対前年度比で約20％、目標削減額に対しては約30％の達成率となった。二つ目は、業務改善による営業活動時間の創出だ。従来紙ベースで行っていた業務をデジタル化し、各種書類（主に見積書）のやりとりを簡素化させたことで、全営業店合計で平均90.5時間/月の事務作業が削減され、その効果を代理店とのコミュニケーション強化を通じた本来の営業活動にシフトできているという。社員と代理店間のシームレスな情報連携と業務プロセスのデジタル化によって、事務効率が大幅に向上したのである。

今後は増収効果の観点でも効果への期待が膨らむ。「代理店ポータルの各種コンテンツであるWeb試算・顧客管理システムなどの整備は未だ道半ばという段階ですが、全てのコンテンツが揃ったあとに効果の検証も行っていきたい。」と阿波連氏。 さらに、代理店ポータルの改善は続く。代理店ポータル稼働後、事務効率化・使い勝手の観点から改善効果アンケートを実施し、挙がった意見・要望事項を取り入れながら機能改善を行っていく予定だ。「今年度、代理店ポータルコンテンツ充実プロジェクトを新たに立ち上げました。PDCAサイクルを回しながらシステムをさらに成長させていきたいと考えています。」と前原氏は語る。

大同火災海上保険の「営業（販売）力の強化」と「業務品質向上」に向けた業務プロセス改革は、まだ始まったばかりであり、継続して段階的な機能充実を図っていく。2018年度以降は社内・代理店間の物流（郵送業務）が伴う業務プロセスの最適化を中心に、要望の挙がっている情報共有系、営業推進系、損害サービス系、契約管理系コンテンツの充実の検討も進めている。

今後は、タブレット端末の利用やAI・OCRなどの技術の活用、intra-martで構築したWeb試算システムの対象種目の拡大に加えて、社内システムとの連結による代理店計上機能の構築など、活用の幅を広げていく方針だ。業務プロセス改革によって生産性とサービスレベルを向上させ、大同火災海上保険の強みを活かしたサービスの提供に努めていく。