公的研究費の不正利用を未然に防ぐ研究費の物品購入プロセスを構築
物品購入手続きの流れを変え、健全なプロセスを順守するしくみを確立
物品購入申請を電子化したことで、納入品の全品検収まで運用に成功

教員が業者へ物品購入などを発注し、後で事務方へ支払いを依頼するという流れは、根本から変えた。
教員と業者との間には、必ず事務職員が入る。
教員からの申請を受けて、予算管理部署が予算の確認を行った後に、用度課が発注をする、用度課は場合に依っては複数の業者から相見積をとって公正な取引を追求する。
また、従来は、公的研究費を使った物品購入申請は、すべてを紙で処理していた。不明点が生じたりすれば伝票の山を掘り返さなければならなかった。これを改めた。
「納入品の全品検収」も理事長が決断した。

当時、私大の多くは、一定金額以下の少額な消耗品は、検収していなかった。しかし千葉工大は、購入するものは、金額の多寡に関わらず納品時には検収室で全品検収し、さらに公的研究費で購入する物品は証拠となる写真も撮影して保存することにした。

こうした基本ルールを着実に運用するために必要になったのが、発注システムだ。

「システム化すれば、定めた承認ルートが順守されます。プロセスの『見える化』も進み、後から手続きを追跡することも容易になります。そして、申請から発注までをシステム化して一元管理する体制を作ることで、その情報を使っての全品検収という大きなチャレンジも可能になるのです」と法人事務局　局次長の前田修作氏は語る。

さらに宮川氏は、「プログラムを延々と書いていくのではなく、共通基盤の上に、機能モジュールをレゴブロックのように組み合わせて必要なシステムを作っていくイメージであり、開発生産性が高い」と評価する。
クラウド対応しやすいのもintra-martの特長だ。

千葉工大は数年前から、データセンタ利用やクラウド化を積極的に進めてきた。サーバ管理に学内職員が忙殺されることなく、サービス利用に徹することができるからだ。発注システムも、当然のこととして、サーバ管理が不要なクラウド方式を選択した。
発注システムは、約1年間の開発や準備期間を経て、2014年4月、本稼働を開始した。

利用者すべてにIDとパスワードを付与し、所属学部・学科、申請内容、金額によって、自動的に承認ルートが決まる電子決裁システムである。 　利用者の権限に合わせて必要なメニューだけを表示したり、入力ミスのチェック機能を組み込むなど、使いやすさを高める工夫をいろいろ施した。

「不正はきちんと防止しつつ、同時に、ワークフローが回るスピードも重視しました。『明日の実験に必要な試薬』にも対応できるシステムになっています」と宮川氏。

予算管理も重要な要素だ。予算不足は困るが、執行の遅れや目的外使用も困る。

公的研究費の計画に記載されている目的を厳密に判断できるのは、やはり「人」だ。配分機関やプロジェクトによって、購入可否判断基準や条件も違う。プロジェクトによっては、別途の届け出が必要なものもある。

「こうした目的適合を管理しているのは産官学融合課ですから、発注前に研究計画に沿った案件といえるかを間違いなく判断して、確実に回してくれるのが、発注システムの重要な役割です」と、研究支援部 産官学融合課 課長 大平一哉氏は語る。

以前は、最終段階で研究計画との不一致に気づいて差し戻しになったりすると、対応に大変な時間がかかっていたが、こうした問題は発生しなくなった。
また、用度課は、日々の発注を処理するだけでなく、商品・価格は妥当であるか、内部統制を強化する役割を担う。

こうしたときに役立つのが、データ集計参照ツール「ViewCreator」だ。intra-mart Accel Platformの標準機能であるため、他のツールを追加購入しなくても、データの検索・参照などが自在にできる。

「申請を一覧表示する機能はとても便利。進行が遅れているものは、誰を催促すればいいのか、定期的にチェックしています」と、施設部 用度課　課長の平田幸夫氏は言う。

次の課題は、相見積を効率よく取得するしくみだ。

取引先業者も発注システムに入れるようにして、業者への見積依頼、業者からの見積提示、さらには、用度課から申請者への見積結果のフィードバックまで、システム内で効率よく行えるようにしたいと考えている。

「電子決裁する領域を学外の業者にまで拡大し、見積プロセスまでシステムに取り込むことで、不正防止強化と業務効率向上の両面のメリットが期待できます」と前田氏は語る。

学外との取引までセキュアにできるのは、intra-mart Accel Platformの特長だ。

「申請―承認―発注」という現在の流れに、「見積り依頼―発注」まで組み込まれ、一本化されることで、全品検収もさらに効率的に行えるようになると予想される。

千葉工大は、システム共通基盤であり、業務改善基盤でもあるintra-mart Accel Platform上に、公的研究費利用の透明性の高い将来像を、次々に描いていこうとしている。