「BeAd販売管理システム」導入で年間9,600時間の残業削減
システム刷新に合わせた業務の棚卸しで成果を最大化

こうした要件を踏まえ、日精機工はBeAd販売管理システムの導入を決めた。intra-martを基盤とするカスタマイズ性の高さを評価したかたちだ。また、クラウド基盤上での運用のしやすさも採用を後押ししたほか、導入・運用のコストも従来システム比で同等以下に抑えられると評価したという。

BeAd販売管理システムの導入にあたっては、intra-martのパートナーであるNTTデータ北海道が支援。2021年1月に要件定義を開始し、4月には基本設計に移行、同年6月から年内で開発を完了し、その後半年間のテスト稼働期間を経て、22年7月に本稼働に至った。

要件定義段階で既存の業務フローを改めて可視化し、可能な範囲での標準化や、非効率な業務の見直しを進めた上で新システムへの移行を進めた。具体的には、受注から売上、発注から仕入れ、請求、支払い、在庫管理という大きく5つの業務フローについて棚卸しを行った。「比較的単価の小さい商品を数多く販売するのが当社のビジネスの基本ということもあり、伝票発行までの工数削減は重視した」（石川氏）かたちだ。

要件定義の打ち合わせには、営業事務や各拠点の中心メンバーなど業務の現場に精通している社員に必ず参加してもらったという。石川氏は「身体に染みついた業務の流れを言語化して可視化するのは難しい部分があった。業務要件を見直すべきかシステムをカスタマイズすべきか迷う場面もあったが、NTTデータ北海道が工程ごとに業務フロー図を作成してくれて、それを基に現場の中心メンバーと密に議論できたこともあり、要件定義は比較的スムーズに進められた」と振り返る。

ただし、類似の業務であっても拠点ごとに微妙に異なるプロセスがあり、その調整には苦慮したという。この場合も現場と丁寧にすり合わせを進め、BeAd販売管理システムの標準機能で吸収できる範囲であれば拠点ごとの独自の運用を認めている。無理な標準化はせず、柔軟な対応ができる業務基盤としての同製品のメリットを生かした。

システム概要図

販売管理システムのデータ活用もしやすくなった。ノンコーディングで表やグラフを作成できる機能であるintra-martの「ViewCreator」を使い、経営会議の資料作成などもスピードアップしているという。「データの参照がしやすくなったのはもちろん、CSV出力にかかる時間も大幅に短縮された。旧システムではデータを出力するのに一晩くらいかかる感覚だったので、大きな効果を実感している」と石川氏は強調する。

　定量的効果としては、BeAd販売管理システムの導入により従業員1人あたり約10時間/月の残業時間を削減できたという。年間では1人あたり約120時間、全社で9,600時間の残業を抑制したことになる。「率直に言って我々も効果の大きさに驚いた。BeAd販売管理システムの導入時に業務フローの見直し、最適化に取り組んだこと、プロジェクトを通じて業務改善に対する意識が現場に浸透したことも、成果を高めた要因だったと感じている」（石川氏）