バラバラだった経費精算フローを統一し月4,000人分の申請処理を効率化
intra-mart Accel Kaiden!を全社の業務基盤に

ソラストは「医療」「介護」「こども（保育）」を三本柱として、社会福祉領域で総合サービスを展開している。医療事業では全国約1,300の医療機関向けに医療事務業務の提供や人材派遣、病院経営支援などを行っているほか、介護事業では東名阪を中心に全国709カ所で幅広い介護サービスを提供。こども事業でも東京都を中心に67カ所の保育園を運営している。2025年に創業60周年を迎えた老舗企業であり、もともとは医療事務の教育機関として事業を開始し、人材育成のノウハウをベースに事業を拡大してきた。

近年では、デジタルテクノロジーを活用したサービスの価値向上、そして社内の業務効率化に注力し、競争力の強化に取り組んでいる。そうした観点で顕在化していた課題の一つが、経費精算の非効率さだった。約820人の総合職社員向けにはクラウド型の経費精算システムを導入し効率化を進めていたが、同社の全社員は3万3000人以上。そのほとんどを占める専門職社員については、紙の証憑ベースのアナログな経費精算フローのままだったという。

例えば、約2万5000人に上る医療事業の専門職社員は、紙の台紙に領収書などの証憑を貼付して本社経理部に郵送するという方法で経費精算を申請していた。それを経理部が確認後にExcelに転記して給与計算部門に共有、毎月15日払いの給与と合算して支払うという流れだ。また、介護・こども事業の専門職社員（約6,500人）は、介護事業所や保育園の小口現金で精算し、別途社内のワークフローシステム「ソラフロー」で申請した上で、証憑を台紙に貼付して業務委託先へ送付していた。

経理部にとっては、こうした紙の証憑の処理が大きな負荷となっていた。医療事業と介護・こども事業を合わせると、経費精算を申請する社員は月平均で約4,000人に上る。1人が会社の経費を複数回立て替えることもあるため、処理しなければならない証憑の数はその数倍以上になることも珍しくなかった。対応策として、証憑の確認やExcelに転記する作業を派遣社員や業務委託のリソースでカバーしていたため、コストが膨らんでしまっていた。

また、医療事業専門職社員の経費精算を毎月15日の給与支払い日に間に合わせるためには、7日までに給与計算担当部署にデータを渡す必要があり、月末締めで郵送された紙の証憑を短期間で処理するために、休日出勤で対応する場合もあった。管理本部 経理部 経理サポートグループ グループ長の古里 理人 氏は次のように振り返る。