業務プロセス改革の成果を実装した新たな決裁システム
intra-martで実現したシステム全域の最適化とデータ活用の基盤づくり

システム選定にあたっては、複数ベンダーからの提案を比較・検討した。その中からintra-martのパートナーである株式会社日立ソリューションズ（以下、日立ソリューションズ）のintra-martを活用した提案を採用した。intra-martの機能については、フローの分岐、合流、代理承認、差し戻しといった複雑な承認フローをGUIベースで設計可能であり、UI/UXのカスタマイズ性も高い。また、オンプレミスとクラウドの両方で運用できる柔軟性などから、社内ワークフロー全体のプラットフォームとして長期にわたり活用できると評価した。また、同社が既に導入していた電子契約の「GMOサイン」やコラボレーションソフトウェアの「M

新たな決裁システムは現在、月間4,000件規模の申請を処理しており、安定稼働している。東急不動産ホールディングスと東急不動産は、このプロジェクトを通じて「全域が最適化されたデジタル基盤」を確立できた手応えがあるという。旧システム導入時のようにアナログな業務のフローをそのまま電子化するのではなく、BPRで業務プロセス/フローの最適化に取り組んだ上でシステムを再構築したことが、データの蓄積や活用がしやすいデジタル基盤の構築につながった。

「従来のシステムでは、システム外で作成したPDFファイルを貼り付けるフローが多かったが、新システムでは可能な限りシステム内に直接データを入力し、構造化されたデータをシステム内に蓄積していく仕組みをつくることができた。必要な情報の検索性が上がり、データ活用を促進する基盤ができたという意味でもメリットは大きい」（吉田氏）

また、これまで継ぎはぎになっていた決裁に付随するワークフローをintra-mart上に集約・統合し、UI/UXも改善したことで、申請作業がスムーズになった。決裁までのリードタイムも短縮できているという。

さらに、他システムとの連携を実現したことも業務効率化に貢献している。特にGMOサインとの連携効果は大きい。「取引先と契約する際、旧システムは決裁システムで一度社内承認を取った後、別途GMOサインでも申請が必要になるというフローだったが、新システムでは両者がシームレスにつながり、申請が1回で済むようになった。これはシステム刷新により大きく改善された点だと考えている」（篠田氏）

運用開始後、ユーザーからは部門固有の仕組みを実装してほしいなどの要望も寄せられている。デジタライズ推進第2グループが交通整理をした上で、実装すべき機能の追加開発や改修を行い、「日進月歩で改善を図っている」（吉田氏）状況だ。

また、グループ内での活用範囲も拡大していく。現在、東急不動産ホールディングスと東急不動産など計3社が新決裁システムを共同利用しているが、他のグループ会社にも順次展開していく見通しだ。

さらに、生成AIを活用して、決裁システムをより使いやすく利便性の高いものにブラッシュアップする構想もあるという。「全社的には既に生成AIの活用を始めている。それらの取り組みを決裁システムのプロジェクトと連携させていくことも検討したい」と吉田氏は話す。

中長期的には「決裁と双璧を成す基幹システムである会計システムとの連携も考えている」（吉田氏）。現在は独立して存在している決裁と支払・入金管理の流れを連携して管理できるようにすることで、さらなる業務効率化とデータ活用を進めたい考えだ。