業務プロセス改革の成果を実装した新たな決裁システム
intra-martで実現したシステム全域の最適化とデータ活用の基盤づくり

東京・渋谷は100年に一度といわれる大規模な再開発が進んでいる。その動きをリードするのが、総合不動産会社の東急不動産ホールディングスグループだ。渋谷駅を中心とした半径2.5km圏内を「広域渋谷圏」と定め、デジタルテクノロジーを積極的に活用しながら、「働く」「暮らす」「遊ぶ」が融合したサステナブルな街づくりを目指している。

「社内の決裁手続きをまずは電子化しようということで、従来の申請・承認フローを踏襲する形でワークフローシステムを導入した。法令上、記録を残さなければならないプロセスや、承認の履歴などをきちんとデジタルデータ化する狙いがあった」

最初のワークフロー導入時はシステム化されずに残った、決裁手続きに付随する各種アナログな社内承認フローが多数あったが、その後、随時改修や追加のシステム開発を進めたという。また、コロナ禍の時期には「ハンコ出社」を避けるべくリモートワークへの対応が求められるようになり、電子化はさらに大きく進捗した。一連の取り組みにより初期の目的は達成したが、一方で中長期的なデジタル戦略の観点ではいまだ改善の余地もあったという。

不動産取引では、法務や弁護士への相談が必要になるケースも多いなど、決裁に付随するさまざまな事前相談・申請・承認のフローがあるという。そして、それらをカバーするシステムは、当該業務の所管部署がオーナーになっていた。こうした背景から追加開発や改修が局所的な問題解決のために行われることも多く、「継ぎはぎになってしまった部分があった」と篠田氏は振り返る。さらに、コロナ禍ではスケジュール優先で電子化を進めざるを得ず、その傾向に拍車がかかった。

システム間の連携にも課題があったという。2017年に導入したワークフローは他システムとの連携のためにプログラミングが必要で、バージョンアップのたびに多岐にわたる検証工程を要するなど、運用上のハードルも高かった。そのため、「この段階での、電子契約システムや取引先反社会的勢力チェックシステムなどとの連携はしないと一旦決めた」（篠田氏）経緯があった。その結果として、ユーザーが同じ情報を複数のシステムに入力する手間が発生するなど、業務効率加速化の阻害要因になっていた。

そこで同社は、決裁システムのアップデートを決断。デジタルデータの蓄積や活用を前提に業務のプロセスとフローを見直した上で、システム全体を対象として再構築を実施することにした。「決裁システムとそれに紐づくワークフローを可能な限り統合し、UI/UXに優れ、そしてDXの基盤になり得るシステムを目指そうという社内意思決定に至った」と篠田氏は話す。