年間約1万件の稟議デジタル化に向け「intra-mart」採用
ユーザー部門、パートナーとの密接な連携でワークフロー最適化に挑む

経営側の視点でも、書類紛失のリスクが高い点は大きな課題だった。こうした状況を受け、まずは契約行為の件数が多かった商品開発業務部と投資業務推進部の2部署でワークフローシステムの導入を検討することになった。

ワークフローシステムの選定では、複数の製品を比較検討した結果、intra-martの採用を決めた。まず機能面では、複雑な承認ルートに対応できるかどうかが評価基準になった。山田氏は「当社の組織構造は複雑で、金額に基づくワークフローの分岐条件も多様。そうした要件に対応できる機能性の高さを重視した」と説明する。

さらに、信頼性の高さも重要なポイントだった。「金融におけるITシステム導入には厳しい基準があり、そこをしっかりクリアできることが重要だった。intra-martはワークフロー製品導入実績が豊富で市場シェアも高かったのでその信頼性を評価した」（山田氏）

intra-martを検討の俎上に載せたのは、intra-martセールスパートナーである株式会社フォーカスシステムズからの提案がきっかけだったが、同社による手厚いサポートが期待できたことも採用を後押ししたという。

製品選定後は、まずは商品開発業務部と投資業務推進部の2部署でintra-martの導入を進めた。既存の複雑な稟議プロセスからシステム要件を抽出する作業は一筋縄ではいかなかったが、組織横断でプロジェクトチームを立ち上げることでユーザー部門と緊密にコミュニケーションできる体制を構築し、運用時に支障が出ない範囲でワークフローの共通化、汎用化も進め、稟議プロセスの最適化を図った。

山田氏は「業務側の要件をintra-martでのシステム化の要件に落とし込む際には、フォーカスシステムズの支援も大きな助けになった。画面モックを用いたすり合わせなどにより、認識の齟齬を最小限に抑えて要件定義を進められた」と話す。こうした体制が功を奏し、汎用的な共通ロジックを活用して開発工数の削減にもつなげられた手ごたえがあるという。

具体的な開発では、承認の停滞を抑止するためのメール通知による承認リマインド機能や、ポータル画面上での承認依頼の一覧化、証跡管理機能などを重視した。「承認者が依頼に気づくようにしたいというのは大きな課題としてあったので、この機能にはこだわった。また、承認依頼を一覧化することで依頼の全容を把握しやすくすること、証跡管理機能により内部統制を強化することも意識した」（山田氏）

また、年に1回～2回発生する組織改編や将来的な申請・承認フローの変更に柔軟に対応して運用できる仕組みを構築するために、適切なマスタ管理も徹底した。

在宅勤務で稟議申請や承認ができる環境が整ったことも、結果的に大きなメリットをもたらした。2020年に入り新型コロナウイルスのパンデミックが起こると、リモートワークの要請が高まり、稟議の電子化ニーズは加速した。商品開発業務部と投資業務推進部で先行して導入したintra-martに対する社内の評価が高かったことで、他部署にもintra-martを活用した申請・承認の電子化が拡大。例えば2023年には人事部門が福利厚生などの申請・承認フローをintra-mart上に整備した。「これまで人事部門の多くは出社していたが、これを機に在宅勤務が可能になった」（山田氏）という。

〇システム利用イメージ