年間約1万件の稟議デジタル化に向け「intra-mart」採用
ユーザー部門、パートナーとの密接な連携でワークフロー最適化に挑む

三井住友トラストグループ傘下の資産運用会社である三井住友トラスト・アセットマネジメントは、2018年10月に三井住友信託銀行の運用機能を統合し、アジア最大級の運用会社になった。多様な投資家のニーズに応える専門性の高いサービスを提供し、顧客の資産運用に貢献してきた。2024年3月末基準で資産運用残高は約94兆円規模で、特に確定拠出年金では大きなマーケットシェアを持つ。

同社では2010年代後半から、業務変革に伴うデジタルテクノロジー活用に向けた取り組みが加速。特に年間約1万件にものぼる社内稟議については、紙の書類ベースでプロセスが構築されており、デジタル化を前提とした再構築の議論が活発化していた。

申請・承認に関わる社員にとっては非効率な稟議プロセスに無駄な時間を取られるのはもちろん、申請・承認フローが滞留した際に、状況の把握や滞留原因の特定に時間がかかっていた。同社では海外出張も珍しくない中で、10人以上の承認が必要な稟議もあり、最終的な決裁までに数週間を要することもあったという。IT推進部 IT推進 第2チーム チーフの山田 脩太郎 氏は「期限は絶対に守らなければならない中で、申請書類を人手で回覧し、都度個別に押印の依頼をするというかたちで決裁を進めていくのは、関係者にとって精神的にも大きな負担だった」と振り返る。

経営側の視点でも、書類紛失のリスクが高い点は大きな課題だった。こうした状況を受け、まずは契約行為の件数が多かった商品開発業務部と投資業務推進部の2部署でワークフローシステムの導入を検討することになった。