デジタル化にあたり、ルール・制度の抜本的な改革に着手　
「intra-mart Accel Kaiden!」採用で経費精算と勤怠管理をアップデート

文化学園は、ファッション・デザイン・建築・観光分野の実践的な教育を行う「文化学園大学」、アジアを代表する実績を誇るファッションスクール「文化服装学院」、ファッション分野で日本初の専門職大学院である「文化ファッション大学院大学」、日本語の専門教育機関「文化外国語専門学校」の四校をはじめとする教育事業部門と経営を支える基盤の１つとなっている出版局・購買事業部等の収益事業部門で構成されている。

近年、デジタル技術を活用した学校改革が全学的な課題になっており、2021年にはその解決に向けた取り組みの一環として、業務改革支援室を立ち上げた。

業務改革支援室がデジタル化と業務改革を進める対象として最初に目を向けたのは、経費精算の申請・承認だった。従来、経費精算に対応したワークフローシステムは導入していたものの、実際の運用はシステムで帳票を作成し、紙に印刷して回覧、押印した後、システム上でも承認処理をして、データを基幹システムなどに連携する流れになっていた。総務部総務課の石川夏奈美氏は次のように課題を振り返る。

こうした課題のソリューションとして、intra-mart Accel Kaiden!を採用した。

さらに文化学園は、経費精算システムとしてintra-mart Accel Kaiden!の導入を進めるのと並行して、勤怠管理への活用も検討し始めた。総務部ICT・業務改革推進課課長補佐の武居広親氏は「勤怠管理システムとタイムレコーダーは導入していたものの、アナログな運用が多く、人事部門の業務負荷も大きかった」と話す。休暇申請などは書類で提出して人事部門がシステムに登録していたほか、打刻データや事前登録データを基にした勤怠記録は紙に出力して修正、決裁し、最終的にそれを人事部門が手入力でシステムに反映するというフローだった。

「intra-mart Accel Kaiden!に勤怠管理機能もラインアップされているのは把握していて、オールインワンで運用できれば理想的だとは考えていた。経費精算での導入がうまくいきそうだという手ごたえを踏まえて、人事部門の管理職にもintra-mart Accel Kaiden!が勤怠管理に使えそうか確認してもらい、正式導入に至った」（内谷氏）

 〇システム利用イメージ

経費精算は2024年1月、勤怠管理は同年4月に本格稼働し、正職員、非正規職員を含めて全職員約1000名にアカウントを付与している。経費精算の申請数は10月初旬時点で1万件を超えており、内谷氏は「既に相当の規模で業務の効率化が図られており、今後稼働率が上がっていくにつれて効果はさらに上がっていく」と手応えを語る。勤怠管理についても、「勤怠管理の実務が全般的に効率化されたことに加え、職員が自身の勤務状況や休暇残日数などを容易に確認できるようになり、上長の手が空いている時間を見計らって休暇申請をする必要もなくなった。職員の働きやすさの向上には間違いなく繋がっているのではないか」と話す。

ユーザーにとっては、紙をベースにしたプロセスからデジタルへの大転換だが、「多くのユーザーが抵抗なく新しいシステムを使えるように、各部署に協力してもらいながら、ユーザーが求める情報を網羅できるようマニュアルの作成を進めた。」（石川氏）成果もあり、電子化したことによる利便性を評価する声が大きいという。また、制度改革を進めたことで各種承認の決裁権限も整理したため、経営層からは「本当に自分が判断すべき案件だけが上がってくるため、意思決定の精緻化、迅速化につながっている」と評価されている。

さらに、業務改革支援室が立ち上がって、情報システム部門と本部組織が一体となり制度改革をし、各校・各所への入念な聞き取りをしたうえでシステム導入を進めたことで、学内の組織間のコミュニケーションにも変化が生じたという。内谷氏は「組織の枠を超えて業務改善や改革の提案をし合うような、風通しのよさが生まれてきている」と強調する。

経費精算と勤怠管理はデジタル化を完了したものの、まだアナログな運用が残っている業務は多く、intra-mart製品の活用範囲を広げ、ワークフローの統一を図る方針だ。現在、特にニーズの大きい備品購入申請の電子化を進めている。「備品の購入先とはメールの添付ファイルで注文書などのやり取りをしており、ペーパーレス化はしているのですが、メールの見落としや対応漏れのリスクがあるので、システムで改善する方法を検討している」（勝畑氏）また直近では、intra-mart上に構築した施設予約システムもローンチを控えているという。

内製のリソース拡充とノウハウの体系化も中期的な課題だ。文化学園では「IM-FormaDesigner」を使い、簡易な開発は内製している。ただし、現時点でIM-FormaDesignerを扱うことができる人材はICT・業務改革推進課の限られたメンバーだけであり、属人化を排した内製体制の構築にも取り組む。