デジタル化にあたり、ルール・制度の抜本的な改革に着手　
「intra-mart Accel Kaiden!」採用で経費精算と勤怠管理をアップデート

総務や経理といった学園の本部組織と、情報システム部門にあたるICT推進課から横断的にメンバーを選抜し、業務改革とそれを支えるデジタル基盤の整備を一体的に進めるための組織だ（現在は業務改革支援室とICT推進課を組織統合し「ICT・業務改革推進課」に）。
総務部副部長の内谷達郎氏は「古き良き文化を大切にするという組織的な土壌がある中で、紙ベースでのアナログな申請・複雑な承認フローがいたるところに残っていた。学校間、組織間での連携が十分に取れない状況があり、全学的な改革を進める組織が存在していないことも課題の１つであった。デジタル技術を有効に活用し、職員起点で『人に寄り添う働き方を実現する』ために業務改革支援室が立ち上がった」と説明する。

「特に先生方にとっては、授業の合間に経費の申請書を作成して印刷し、印鑑を押して回覧、最終的に事務局に持参するというプロセスが相当の負担になっていた。申請者が決裁者に押印を依頼する際、決裁者が不在だった場合は、再度訪ねなければならず労力が発生していたほか、申請処理全体の遅延に繋がっていた。」

アナログな申請・複雑な承認フローであるが故に、組織ごとの独自の慣習などを自由に反映できてしまうことも課題だった。「明文化された規程がないままに、この経費はこの先生にも承認をもらったほうがいいのではないかという現場の判断で承認ルートが複雑化していた。既に利用していたワークフローシステムでの電子化を進めるためには、承認ルートの見直しが必要な状況だった」と総務部ICT・業務改革推進課課長の勝畑尚貴氏は話す。