九州旅客鉄道株式会社（以下、JR九州）及びJR九州グループは、鉄道事業だけでなく、不動産・ホテル事業、流通・小売り、観光事業など、多角的に事業を展開している。そのためのキーになる施策として全社でDXに取り組んでおり、DXの基盤づくりにおいては、業務部門がイニシアティブを発揮して、業務のデジタル化やプロセス改善・改革を積極的に進めている。そうした活動の一環として、同社財務部は、NTTデータイントラマートのクラウド型調達・購買システム「intra-mart Procurement Cloud」を採用して契約管理システムを刷新。契約書の起票から決裁までのリードタイムを大幅に短縮するとともに、電子契約の利用率向上にもつなげている。

課題

サーバー保守切れで契約管理システムの刷新を検討
従来システムでの複雑な運用が電子契約普及を阻害

JR九州グループは現在、2022年度から2024年度を対象年度とする中期経営計画とリンクしたDX戦略「JR九州グループDX戦略2022‐2024」に取り組んでいる。「お客さま体験価値の向上」「オペレーション・メンテナンス改革」「働き方改革・生産性向上」を柱に、既存ビジネスを最適化した上で未来のビジネスを創造、変革していく計画だ。
DXの基盤整備にあたっては、セキュリティや全社基幹システムなどは情報システム部門が所管するものの、業務ごとに必要なシステムは、各業務部門が企画・構築のイニシアティブを取っている。そのための体制づくりとして、デジタル人材を社内に隈なく配置すべく、情報システム部門と各業務部門を横断した人事異動も積極的に行っていくという。
同社財務部財務課では現在、「財務デジタル推進プロジェクト」を進めている。財務部の中の幅広い組織の業務ヒアリングをしながら、デジタルテクノロジーを活用した業務効率化を主導していくもので、財務部財務課主査の山元由実氏、同主査の足立剛志氏の二人が担当している。足立氏も24年4月に情報システム部門から財務部に異動し、業務部門主導のDX基盤整備をけん引している。
この財務デジタル推進プロジェクトの中で近年の課題となっていたのが、旧契約管理システム（以下、「旧システム」という）のサーバー保守切れにどう対応するかだった。従来、「intra-mart」をシステム基盤として採用した独自開発の旧システムを使っていた。山元氏は「旧システムは、2016年の株式上場に向けた準備を進める上で課題となっていた契約管理を適切に行うために再構築したシステムであり、intra-martのワークフローエンジンを使い、様々なシステム制御をかけることで統制を強化した」と説明する。
しかし、システムの更新に想定以上のコストがかかりそうだったこと、さらには旧システムと連携させていた全社のワークフローシステムが刷新のタイミングを迎えたことなどを踏まえ、旧システムそのものの抜本的なリプレースを検討し始めた。
旧システムを核とした従来の契約管理の仕組みには、効率性の面でも課題があったという。足立氏は「旧システムと従来のワークフローシステムはデータ連携こそしていたものの、旧システムで起票し、申請・承認作業はワークフローシステムに別途ログインして行う必要があるなど、手順が煩雑で、処理を誤った際の修正作業も工数がかかっていた。必要な入力項目も分かりにくく、契約締結件数が多い年度末にユーザーからの問い合わせが集中してしまっていた」と振り返る。

さらに、同社は2022年に電子契約サービス「クラウドサイン」を導入したが、クラウドサインと旧システムの連携にも課題を感じていた。旧システムとワークフローシステムによる手順を経て決裁を完了した後、クラウドサインにも別途ログインしてさまざまな設定をする必要があったほか、取引先から事前に電子契約の承諾や取引先承認者の情報をメールで送ってもらい、その証跡を立案申請時に添付するなどの社内ルールもあった」（山元氏）。こうした複雑な運用が、電子契約の利用率が伸び悩む原因にもなっていたという。

これらの課題を網羅的に解決するソリューションとして導入したのが、intra-mart Procurement Cloudだった。