「intra-mart」で全社ワークフロー基盤を整備し業務効率化とガバナンス強化
段階的な機能拡充のしやすさもメリット

機械の中の軸をなめらかに回転させる部品であるベアリング（軸受）を主⼒商品とするNTN。⾃動⾞、建設機械、電⼦機器、⾵⼒発電装置など幅広い⽤途向けにさまざまなベアリングを提供している世界トップクラスのシェアを誇る⼤⼿メーカーだ。特に⾃動⾞に使われるドライブシャフトとハブベアリングはグローバル市場で圧倒的なシェアを持つ。近年、「データドリブン」をキーワードに、デジタルテクノロジーを活⽤した事業変⾰にも継続的に取り組んでいる。その基盤づくりとして、IoTを活⽤したスマートファクトリー化などを進めるとともに、基幹システムのアップデートにも積極的に投資してきた。

基幹システム刷新の第⼀歩として進めたプロジェクトが、会計システムをSAPのERP製品にリプレースするプロジェクトだった。ICT戦略部部⻑の北⾥健⼆⽒は「新しい技術がどんどん出てくる中で、メインフレームで数⼗年前につくったシステムでは世の中の動きについていけないという⼤きな課題意識があり、基幹システムを抜本的に再構築することにした」と説明する。

intra-martの導入により、承認処理を電子化するという文化ができ、ペーパーレス化や業務効率の向上といった効果は全社に波及している。三重野氏は「intra-martの導入により紙の書類にハンコを押して領収書を糊付けして回覧するといったアナログなフローから脱却できた。定量化しているわけではないが、申請・承認作業に要する各従業員の業務時間や、承認完了までのリードタイムは大幅に短縮できており、多くの従業員がその効果を実感している」と話す。

さらに、承認証跡をトレースして管理できるようにするという目的も達し、ガバナンス強化にもつながっているという。「誰がいつ承認したかがシステム上で可視化され、証跡も残せるようになったので、後から確認する必要が出てきたときも合理的に追いかけられる。監査対応においても、必要な情報を集める手間がかなり減った」（北里氏）

また、intra-martを共通の基盤として新しいアプリケーションを導入したり、新たなワークフローを開発したりすることで、機能を拡充してもUIに大きな影響が出ることもなく、ユーザーが違和感なく使いこなせることも大きなメリットだとしている。北里氏は「申請・承認はintra-martを基盤としたワークフローシステム上で行うという意識が根付いている。社内ポータルには申請系のメニューがまとめられていて、新しい機能にもそこからアクセスでき、従来のメニューと同じような操作感で使える仕組みになっているので、使い方が分からないなどの問い合わせもほとんどない」と強調する。

今後は脱Notesをさらに進め、必要な機能のうち複雑なワークフローで実装されるものはintra-mart上に移行していく方針だ。三重野氏は「Notesの電子申請を使っていたワークフローは最初のプロジェクトで全てintra-martを含めた新基盤に移行したが、Notes DB（個別のNotesアプリケーション）をワークフローのように使っているものもある。そうしたシステムの移行も本格化させ、intra-martへのワークフロー集約を早期に完了させたい」と見通しを話す。

　また、汎用的なワークフローの雛形をつくり、各拠点や業務部門が自ら申請・承認ルートなどを設定して、申請・承認業務のデジタル化を進められる環境づくりも進める方針だ。「情報システム部門のリソースが限られている中で、あらゆる要望に応えて都度ワークフローシステムをつくるのは現実的ではない。intra-martのUIがとっつきやすいということもあり、細かい設定などのタスクを現場に渡して効率的にワークフローシステムを構築することも十分に可能だと考えている」（西山氏）