Notesから「intra-mart」への移行で年間4000枚の申請書を削減
基幹システムとの連携や人事・組織情報のマスタ整備も実現
　

東レはグループの全体方針として、Notesマイグレーションを進めている。従来、Notesのインフラ環境は東レが用意し、保守・運用も担当。そうした体制の中でグループ会社各社はNotesを積極的に活用してきた。

東レ・メディカルも約600程度のNotesアプリケーションを社内で活用していた。情報システム部主任部員の檜山氏は「東レ本体がNotesの利用をやめる方針を打ち出したことに伴い、当社が独力でサーバーの運用管理を検討したが、人的リソースから見ても現実的ではなかった」と振り返る。こうした背景から、脱Notesを決断した。

「約600のNotesアプリケーションのうち、ワークフローが絡む複雑なものが1割程度あり、これらの移行が特に大きな課題だった」（檜山氏）ため、まずは脱Notesのモデルケースとなり得る業務アプリケーションを社内で抽出。検討の結果、与信管理や債券管理など審査業務のアプリケーション移行をパイロットプロジェクトとして進めることになった。

Notesの移行先としては、「ワークフロー機能が充実していて、ローコード開発による内製での業務アプリ開発が可能な製品」を前提に情報収集と検討を重ねた。ただし製品選定は難航することなくintra-martの導入を決断したという。既に一部業務でintra-martを活用し、そのポテンシャルを評価していたことが大きな要因だった。

具体的には、透析装置の案件管理システムをintra-martで内製開発し、活用している実績があった。「案件登録、注文書発行、粗利計算、シミュレーションなど、病院へ透析装置を販売するための営業管理システム」（檜山氏）だが、こうした業務には当然、ワークフローが組み込まれている。審査業務のワークフローや情報管理に有効なのはもちろん、全社の統一的なワークフロー基盤、情報管理基盤としてintra-martを使い、必要な機能を内製で開発していくイメージができたことが決め手になった。

全社の統一的なワークフロー基盤として利用するため、人事・組織情報のマスタを構築したいという意向もあり、そうした用途に向いていることも、intra-martを高く評価したポイントだった。檜山氏は次のように説明する。

「人事システムはガバナンスの都合上、他の情報システムとは連携しておらず、月に一度、人事・総務部門から最新の組織情報がExcelで回覧されるかたちだった。Notesを刷新して一元的なワークフロー基盤をつくるにあたっては、ここもしっかりとシステム化しておくべきだという問題意識が情報システム部にはあった」

○システム概要図

審査業務アプリケーションのintra-martへの移行は2023年夏に完了。無事に脱Notesを果たした。矢野氏は「ワークフローのペーパーレス化で年間4000枚の申請書を削減できた。また、申請から承認までのリードタイムも大幅に短縮された。決裁者は出先でも承認できるようになり、従来、承認完了まで1週間程度はかかっていたのが、1日か2日で済むようになった」と説明する。

また、過去の運用ルールを大幅に見直し、人事・組織情報のマスタを整備した上でワークフローを構築したため、申請と承認以外の作業は全て自動化できたという。申請者が個別にルートを設定する必要もなくなり、エンドユーザーから監査・審査室への問い合わせなどや、人為的なミスによる差し戻しなどが激減している。

今後は、残りのNotesアプリケーションを順次intra-martに移していく。「ワークフロー機能があるものを優先的に移行し、ワークフローのデジタル化、申請書のペーパーレス化をさらに加速させたい」（檜山氏）意向だ。

監査・審査室としても、審査業務だけでなく、担当業務のアプリケーションを全面的にintra-martへ移行したい考えだ。「これまで、与信関連の情報は業務別に別々のNotesアプリケーションで管理されていて、横断的に集計したり、分析したりすることはできなかった。今回、それができるようになったのも大きな成果だと考えている。同じようなことを内部監査でもできるようにしたい」と西尾氏は展望を話す。

また、業務部門の要望をすくい上げ、必要な業務アプリケーションはintra-martで積極的に内製開発していく。檜山氏は「社内の体制も整備されつつある。現場のニーズにスピーディーに応え、情報システム部もビジネスの成長に貢献したい」と意気込む。