「書類で小さな会議室が1年で埋まる」膨大な紙の書類がゼロに
intra-martを採用し複雑なワークフローを内製でデジタル化　

タクシー・ハイヤー事業を取り巻く環境は大きく変化しつつあり、他の産業と同様にカーボンニュートラルへの貢献が重要視されるようになっている。東京23区と武蔵野市、三鷹市を営業エリアとしてグループ合計1,540台の車両を擁する京成グループの帝都自動車交通も、意欲的な取り組みを進めている。

所有する土地・建物で森林保全や太陽光発電設備の活用に取り組んでいるほか、ハイブリッド車両も積極的に導入している。さらに近年は、国立研究開発法人新エネルギー・産業技術総合開発機構（NEDO）の「グリーンイノベーション基金事業/スマートモビリティー社会の構築」に採択された「タクシー産業GXプロジェクト」（事業主体はGO株式会社）にも参加。電気自動車車両を導入、運行して走行データなどを提供し、タクシー業界のサステナビリティ向上に向けた知見の蓄積にも貢献している。
また、自動車メーカーのホンダグループと協業し、自動運転タクシーの普及に向けた取り組みも進め、ドライバー不足などの課題に対する有力なソリューションとして、次世代のモビリティサービスの検討・開発をリードしている。
こうした新しい事業展開に迅速に対応できる環境を整備するために、社内では業務基盤のデジタル化を急ピッチで進めている。

こうした状況を改善する大きな契機となったのが、電子帳簿保存法改正による電子取引データ保存の完全義務化（2024年1月～）への対応だ。情報システム課課長補佐の山崎朋晃氏は「もともと電子データとして取得した領収書を原本として保管していたケースなどもあったが、電子データのまま保存しなければならなくなるためシステム化が必須だった。真実性と可視性の確保といった要件に個別に対応するのも煩雑だし、経費精算のワークフローを効率化して事務処理の負荷を減らすという観点からも、改正電帳法に網羅的に対応できるシステムの導入を検討することにした」と振り返る。

さらに、経費精算のワークフローをデジタル化するにあたって、他業務で使っていた既存のワークフローシステムも統合する方針を固めた。情報システム課課長代理の横内理恵氏は「立案書（稟議書）申請や物品購入申請、情報システム課など各部門への業務依頼申請などは、既存のグループウェアが備えていたワークフロー機能を使っていた。申請する側にとっても承認する側にとっても、紙とデジタルのフローが混在する中で、複数のシステムを使い分けるのは業務の効率性を下げるしミスを誘発しかねないという課題があった」と話す。従来のワークフローの使い勝手に満足していなかったこともあり、一元的なワークフロー基盤を整備すべく、intra-martの採用に至った。

ワークフロー製品の選定にあたっては、intra-martともう1製品を比較検討したが、ほぼ迷うことなく結論は出たという。ポイントになったのは、ワークフローシステムとしての完成度の高さと、コストだった。

ワークフローの構築は内製で進める前提でintra-martの導入プロジェクトを進め、intra-martプラチナパートナーのNECネクサソリューションズ株式会社が環境構築やintra-martのスキル獲得を支援した。最初のステップとして、改正電帳法対応の経費精算関連のワークフローは要件定義から開発までを2023年9月から11月の3カ月間で終え、12月に運用を開始した。その後、段階的に他のワークフローもintra-martへの統合を進めている。

山崎氏は経費精算関連ワークフローの構築を振り返り、「申請画面の作成が容易だった一方で、intra-martはなんでもできるツールなので、研修を受けた後も構造を把握するまでに時間がかかった。ただ、仕様書もしっかりしていて必要な情報がしっかり整備されているので、内製を完遂できた」と話す。

また、同社の複雑なワークフローの実装でも、intra-martのメリットを感じたという。「課長が2人以上いたり、部長が課長を兼任していたり、イレギュラーな組織構造の部門が存在するため、単純にルート定義を行うと分岐が非常に複雑になってしまう。その解決策として、『IM-LogicDesigner』（intra-martが備えるローコード開発ツールで、ビジネスロジックを簡単に作成できる）とJavaScriptを組み合わせて申請者の所属部門から承認者を決定するプログラムを作成し、プラグインとして埋め込んだ。これにより、社内の承認ルールに従ってイレギュラーな組織構造にも対応できるワークフローを構築することができた」（山崎氏）

システム概要図　

現在、intra-martを基盤とするワークフローシステムは、本社、タクシー営業所4カ所、ハイヤー営業所6カ所、関連会社3カ所で計236人のユーザーが利用している。経費申請のほか、各部門への作業依頼申請、事務用品発注申請、駐車場・仮住居賃借申請も整備され、「立案書以外は全てintra-martに統合された」（横内氏）状態だ。

今後の計画としては、来年度には立案書システムもintra-martに統合する。「ワークフローが完全に一元化されることで、ユーザーにとっての使い勝手はさらによくなるはず」と山崎氏は期待を寄せる。

さらに、会計システムなど基幹システムとintra-martの連携を模索し、バックオフィス業務の自動化や効率化も模索していきたい考えだ。横内氏は「基幹システムにさまざまなデータを取り込むハブとしてintra-martを活用できる可能性を感じており、効果的な活用に向けて検証を重ねていきたい」と意気込む。