タクシー・ハイヤー業界大手の帝都自動車交通株式会社（以下、帝都自動車交通）は、改正電子帳簿保存法への対応を機に、バックオフィスのアナログな業務フローを内製でデジタル化し、生産性の向上や書類保管スペースの大幅な削減につなげた。NTTデータイントラマートが提供するエンタープライズ・ローコードプラットフォーム「intra-mart®」を一連の取り組みのデジタル基盤として採用。基幹システムとの連携によるバックオフィス業務のさらなる生産性向上も見据えている

課題

紙の書類を回付するアナログなワークフローが残存
改正電帳法対応が大きな契機となりデジタル化に舵

タクシー・ハイヤー事業を取り巻く環境は大きく変化しつつあり、他の産業と同様にカーボンニュートラルへの貢献が重要視されるようになっている。東京23区と武蔵野市、三鷹市を営業エリアとしてグループ合計1,540台の車両を擁する京成グループの帝都自動車交通も、意欲的な取り組みを進めている。

所有する土地・建物で森林保全や太陽光発電設備の活用に取り組んでいるほか、ハイブリッド車両も積極的に導入している。さらに近年は、国立研究開発法人新エネルギー・産業技術総合開発機構（NEDO）の「グリーンイノベーション基金事業/スマートモビリティー社会の構築」に採択された「タクシー産業GXプロジェクト」（事業主体はGO株式会社）にも参加。電気自動車車両を導入、運行して走行データなどを提供し、タクシー業界のサステナビリティ向上に向けた知見の蓄積にも貢献している。
また、自動車メーカーのホンダグループと協業し、自動運転タクシーの普及に向けた取り組みも進め、ドライバー不足などの課題に対する有力なソリューションとして、次世代のモビリティサービスの検討・開発をリードしている。
こうした新しい事業展開に迅速に対応できる環境を整備するために、社内では業務基盤のデジタル化を急ピッチで進めている。

とりわけ大きな課題となっていたのは、経費精算の申請・承認業務がアナログなフローで運用されていた点だった。経営統括部執行役員部長の石村了氏は「Excelで作成した経費精算申請書のテンプレートに内容、金額を入力し、紙に印刷した上で領収書などの関連証憑も紙のものを貼り付け、所属長や経理担当者に回付、押印するという手順だった」と説明する。拠点間をまたいで紙の書類を郵送した上でフローを進める必要があるため、時間も費用もかさんでいた。また、承認が完了した後は経理課が申請書と関連証憑類を紙で保管し、申請部署側でもそのコピーを紙で保管していた。経費申請の件数は膨大で、保管スペースの確保や監査時の書類準備が一苦労だったという。

こうした状況を改善する大きな契機となったのが、電子帳簿保存法改正による電子取引データ保存の完全義務化（2024年1月～）への対応だ。情報システム課課長補佐の山崎朋晃氏は「もともと電子データとして取得した領収書を原本として保管していたケースなどもあったが、電子データのまま保存しなければならなくなるためシステム化が必須だった。真実性と可視性の確保といった要件に個別に対応するのも煩雑だし、経費精算のワークフローを効率化して事務処理の負荷を減らすという観点からも、改正電帳法に網羅的に対応できるシステムの導入を検討することにした」と振り返る。

さらに、経費精算のワークフローをデジタル化するにあたって、他業務で使っていた既存のワークフローシステムも統合する方針を固めた。情報システム課課長代理の横内理恵氏は「立案書（稟議書）申請や物品購入申請、情報システム課など各部門への業務依頼申請などは、既存のグループウェアが備えていたワークフロー機能を使っていた。申請する側にとっても承認する側にとっても、紙とデジタルのフローが混在する中で、複数のシステムを使い分けるのは業務の効率性を下げるしミスを誘発しかねないという課題があった」と話す。従来のワークフローの使い勝手に満足していなかったこともあり、一元的なワークフロー基盤を整備すべく、intra-martの採用に至った。