インボイス制度＆電帳法対応を契機に経理業務の効率化に奮励
「DPS for finance」の導入により、月間3,000枚の伝票処理のペーパーレス化を実現

会計システムが経理部門以外のエンドユーザーにとって使いやすいUIを備えているとは言えなかったことも、スムーズな業務を阻害する要因になっていた。経理部長の奈良巌氏は次のように説明する。「会計システムとしてERPのファイナンスモジュールのみを単独で導入しているため、調達や販売管理のシステムからは仕訳データのみの連携となり、請求情報等は別途確認する必要があったし、会計システム上で直接起票する際には、エラーチェックなどの入力補助機能も十分でないため、ミスが多発していた。また、経理部門側でチェックが必要な項目を一画面で確認することができず、1伝票につき何度も画面を移動する必要があり、漏れやミスなく承認を進めるために手間と時間がかかっていた」
さらに、2023年10月のインボイス制度開始や改正電帳法による2024年1月からの電子取引データの保存義務化が、業務プロセスの変革をさらに促すかたちになった。

 請求書のフォーマットは部門ごとに異なっており、インボイス制度開始後も現行のプロセスを継続した場合、「請求書が回付されるたびにインボイス制度の要件を満たしているかどうかを確認する作業が新たに発生することが想定された」と奈良氏は説明する。また、改正電帳法への対応については「既存のシステムだけでは検索性や真実性を担保しながら電子取引データを自動保存する機能を実現できず、別途システムを導入しない場合には、手作業で電子取引データを保存するような対応をせざるを得ない状況だった」（相蘇氏）という。

こうした課題を網羅的に解決するために新たなシステムの導入を決断し、そのコアソリューションとして採用したのがDPS for financeだった。

複数のワークフローシステムを比較検討した結果、一つの基盤上で事前承認から伝票起票、申請、承認まで完了でき、石油資源開発の複雑な承認パターンに合わせたワークフローを柔軟に設計可能な製品はDPS for financeのみであるという結論になったという。相蘇氏は「会計上の仕訳承認までカバーし、データを会計システムにスムーズに流せるという点でDPS for financeは他製品に対するアドバンテージがあったし、なおかつ当社に合わせて柔軟なカスタマイズも可能だった点を高く評価した」と話す。

また、同社はDPS for financeと同じタイミングで電子請求書システムとしてインフォマートの「BtoBプラットフォーム請求書」、文書管理システムとしてNTTデータビジネスブレインズの「ClimberCloud」を採用している。奈良氏は「インボイス制度への対応では請求書授受の電子化が最も効率的な手段であり、また、改正電帳法（電子取引データ保存の義務化）に現実的な業務負荷で対応するには文書管理システムが不可欠だった」と説明する。

DPS for financeをハブとしてこれらのツールと既存の基幹システムなどを連携させることで、経理業務の効率化とインボイス制度対応、改正電帳法対応を同時に実現するという方針も掲げていたため、「スケジュールがタイトであることを考えると、BtoBプラットフォーム請求書やClimberCloudと連携実績があった点もDPS for financeを選ぶ大きな要因になった」（奈良氏）としている。

プロジェクトは2023年1月にキックオフし、インボイス制度が開始となる同年10月までに新システムを本稼働させるというスケジュールで進んだ。NTTデータ イントラマートが導入フェーズも支援。「要件定義から基本設計、開発まで何度もミーティングを行い、相互に確認を行いながら当社側に極力寄り添うかたちで要望を実装してくれた。複数のベンダーのツールを一度に導入するプロジェクトだったが、NTTデータ イントラマートがリードしてうまく全体を調整してくれたおかげで、大きく遅延することなくプロジェクトを進めることができた」（相蘇氏）