「intra-mart®」をさまざまな業務システムのプラットフォームに据え、柔軟な連携を実現
自治体向けオールインワンパッケージから脱却し、個々の業務に適した製品調達が可能に

intra-martを内部情報システムの共通基盤として使えば業務ごとに個別にシステム調達ができるのではないかというアイデアを目黒区に提案したのは、同製品のセールスパートナーである株式会社フォーカスシステムズ（以下、フォーカスシステムズ）だ。「共通基盤システムというカテゴリの製品を調達した経験がなく、そもそも自治体向けのパッケージシステムにはそうした概念がないと言ってもいいくらいなので、非常に新鮮だった。目黒区側でも調査を進めてみると、intra-martのようなシステムを共通基盤として採用すれば、業務システムをマルチベンダーで調達する方式が十分に実現できるという結論になった」と伊藤氏は話す。

従来システムでは、ベンダーから内部情報システム全体についてのプロポーザル提案を受けて調達していた。しかし、共通基盤システムであるintra-martを介してさまざまな業務システムをスムーズに連携できる見通しが立ったことで、各業務システムや基盤といった機能ごとに分割して、個別にプロポーザル方式の調達を進めることが可能になった。

プロポーザルの仕様書をつくるにあたって目黒区が強く意識したのは、定量的な目標を定め、評価基準を明確にすることだった。共通基盤については「内部情報システムの円滑な稼働に寄与するとともに、自動処理等の機能を活用することにより現在手作業で対応している定型業務を100％自動化する」というKPIを設定した。

伊藤氏は「個別の機能で最適なシステムを選定できる見通しが立ったわけなので、これまでのように失敗しないことを意識した製品選定ではなく、自分たちが実現したいことを明確に示し、その実現に資する情報システムを能動的に選定する仕組みにしようと考えた。調達方式の非常にポジティブな改革だった」と振り返る。

フォーカスシステムズのプロポーザルでは、intra-martを共通基盤として、内部情報システムを構成する各業務システムのポータルの役割を担わせ、データ連携ツールの「ASTERIA Warp」と組み合わせて使うことで各業務システムとスムーズに連携させるというアイデアを提示。最終的に、この提案が価格評価を含めた総合評価で最も高い評価を獲得し、採用された。

intra-martの導入にあたっては、目黒区にとっては初めて扱うカテゴリの製品ということもあり、フォーカスシステムズと丁寧にすり合わせをしながら、インターフェースの構築や他の業務システムとの連携機能の構築、本稼働に向けたスケジュールやプロセスの設計や管理を進めた。

「金額や機能面が優れたプロポーザル提案を採用するのは当然だが、今回は新たな調達方式にチャレンジしたこともあり、目黒区として不安を感じている部分に寄り添って一緒に考え、汗をかいてくれるパートナーを選ぶことも大事な要素だった。そうした観点でも、フォーカスシステムズの貢献は大きいと感じている」（村田氏）

■本システムの全体像