紙と人手による人事部の業務のデジタル化に「intra-mart®」を採用し、ペーパーレス化
情報システム部と連携し、業務部門が自らローコードで内製開発に積極的に関与

1984年に創業したアイセイ薬局は、当初から「地域医療への貢献」を掲げた事業展開を行ってきた。調剤薬局を基幹事業としつつ、医療モール開発や医院開業･医療経営支援、調剤薬局の経営連携・事業承継など、まさに理念に即した幅広いサービスを手掛けている。ITを活用した顧客（患者さま）体験の向上にも積極的に取り組んでいる。

企業規模は順調に拡大しており、従業員数も継続的に増加している。一方で、社内にはアナログな業務プロセスが多く残っており、生産性向上に取り組む必要があるという課題意識が醸成されていた。現在、同社の従業員数はグループ連結で約4,000人だが、数年内には5,000人に達する見込みだという。人事部の田中亮太氏は次のように説明する。

「人事関連の届出は、基本的に全て紙で本社に郵送してもらい手続きする運用。年間数百人規模で従業員数が増えている状況で、従来のやり方では人事部側でも処理しきれなくなりつつある。従業員数が増加しても、現在の人事部人員で業務を遂行できるよう、デジタル化して業務を効率化することが必須だという判断になった」

そこでまずは人事関連の全ての申請・届出をワークフローシステムに乗せ、一元管理する方針を固め、intra-martの採用を決めた。

既にワークフローシステムに乗せているのは人事部所管の一部の申請ではあるが、それでも年間で数千件程度の申請がペーパーレス化された。さらに、申請業務をデジタル化したことで、書類の不備に伴う差し戻しや、データの転記ミスなどがなくなり、コストや業務負荷の削減効果は大きいと評価する。

田中氏は「当社の申請・承認ルートは、届出種類などによって異なるため非常に煩雑。従業員は、人事部に問い合わせでの確認が必要なケースや、書類を申請先と違う場所に送付してしまうなどの不備が発生していたが、そうした部分が改善されたことは申請者側と人事部の双方にとって大きな効果」と話す。定量的な効果の測定はこれからだが、人事部スタッフが申請業務の処理に割く時間は、体感的に「半分以下になっている」と手応えを語る。

また、申請画面の開発など、intra-martでのローコード・ノーコード開発のスキルを業務部門である人事部が身につけたことで、業務のデジタル化をさらに進めていく際のスピード感も高まると見ている。

これらのメリットは、人事部だけでなく他部門の業務にも波及している。自家用車を社用で使うための届出など、各店舗から総務部に上がってくる申請とその承認はシステム化されていなかったため、情報システム部主導でintra-martでワークフローを構築したほか、ITのガバナンスに関わるワークフローなども内製で開発した。

さらに、人事部と同様に従業員の増加とともに業務負荷が拡大していた採用・研修部もintra-martを活用し、研修の受付業務をデジタル化した。専門的な知識を要する人材が多い同社では、ビジネススキル研修・薬事研修の2つの軸でキャリア形成を支援している。新型コロナ禍後はオンラインとオンサイトのハイブリッドで開催しているが、研修会場や受講方法、日程の選択については全従業員からメールや電話で集約し、一旦選択した会場や日程を変更したいという要望も、同様に電話やメールで受け付けていたという。採用・研修部次長の西川信也氏は次のように説明する。

「研修前に問い合わせや連絡が集中することもあり、業務負荷が大きかった。そこで情報システム部に相談したところ、intra-martを使えるのではないかと提案された。伝達ルートが一本化されたことで、受講者、採用・研修部スタッフともに負荷やストレスが軽減された。既に満員の会場の予約を受け付けてしまったり、希望とは違う会場や日程でアサインしてしまったりといったミスもなくなった」