ワークフローシステムの基盤をNotesから「intra-mart®」へ移行
内製化を推進し、スクラッチだけでなく、ローコード開発ツールによるアプリ開発も選択肢に

まずはIT本部でシステムごとに刷新の優先度を整理するためのロードマップを作成。「クラウドファースト」で技術分野や用途別にIT製品・サービスをIT本部が複数選定し、その中から必要なものを選択して組み合わせ、新たな業務基盤をつくり上げるというのが基本的なスキームだ。

社内の業務基盤として長年活用してきたNotesの刷新は、こうした取り組みの先駆けになった。「現場主導でさまざまなアプリケーションをつくることができるのはNotesのメリットだが、統一のルールや基準がないまま部門ごとの活用が進んでしまった。IT本部としては仕様書もないNotesが実際にどのように使われているのか把握できないことに危機感を持っていた」（勝氏）

もともとNotesはオリックスグループ全体で導入した経緯があり、製品のサポート体制や機能アップデートのロードマップが不透明な状況が続いていた中（直近ではNotesの提供ベンダーが2024年6月1日にサポートを終了すると発表）、グループを挙げてNotesの刷新に取り組む方針を2018年に打ち出した。こうした背景から、オリックス生命保険はNotesが担っていた機能を、ビジネス環境の変化に長期的に追随可能な製品に移行することを決断。社内の情報共有機能の移行先には「Microsoft SharePoint」、そしてワークフロー機能の移行先にはintra-martを採用した。

■Notesからintra-martへの移行

Notesのワークフロー機能の移行先候補としては、まず6製品をピックアップし、最終的にオンプレミスで運用するintra-martと、SaaS型のワークフローサービスの2製品を詳細に比較検討した。intra-martを採用する決め手となったのは、専用環境ならではのセキュリティ、国内での豊富な導入実績、そしてコストだった。

今でこそクラウドファーストに舵を切っているが、Notesの刷新プロジェクトが本格化した2019年のタイミングでは、同社のIT戦略上、クラウドを積極的に使う気運は高まっていなかった。勝氏は「オンプレミスで信頼性とセキュリティを自社がコントロールできることを重視した」と説明する。また、当時既に6,800社以上（取材時現在は9,500社以上）の導入実績があったintra-martの国内外での実績と、充実したワークフロー機能には非常に安心感があったという。

コストはintra-martを選択する決定的な要素だった。「SaaSはユーザー数に応じた従量課金が基本だが、intra-martはAPサーバーのCPU課金。ワークフローシステムは社内全部門で使うため、当社のユーザー数は2,600人程度（常駐する派遣・協力会社の約400人を含む）と比較的多く、コストがユーザー数に比例しないintra-martには非常に大きなメリットがあった」（勝氏）

intra-martの導入プロジェクトは最初からスムーズに進んだわけではなかった。長年使い込んだNotesでは、前述のとおりワークフローシステムが部署ごとにサイロ化、肥大化していた。これをintra-mart上に集約し、約160の機能を再構築する方針を固めた。移行対象の機能数が多く対象業務も広範で、機能ごとに複雑さや特性も異なるため、移行対象の全機能を以下の4つに分類してプロジェクトを進めることにした。

（1）総務、人事、経理、経営企画などのコーポレート部門向け機能
（2）コンプライアンス、リスク統括、お客さまサービス品質管理部門向け機能
（3）契約サービス、新契約担当部門、オペレーションセンター向け機能
（4）営業推進、代理店支援担当部門、営業支社向け機能

2019年4月に（1）～（3）の要件定義を開始。複雑な申請画面やワークフローが多かったことから開発手段はintra-mart上でのスクラッチ開発を採用し、当初は基本的に外部ベンダーに開発を委託していた。比較的シンプルな機能が多かった（1）の成果物が先行して出来上がったが、ユーザーテストを行った段階でネガティブなフィードバックが多発したという。

勝氏は「（自社の）IT部門の社員がintra-martの特性を理解しないまま要件定義を進めてしまったのが、つまずいた最大の要因。要件が曖昧だった部分はユーザーから『想定と違う』という厳しい指摘があったし、何をテンプレート化したり部品化したりするかといった設計の指針やBPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）の観点がないまま、現行踏襲で個別機能を作り込むかたちになってしまい、コストも膨らんだ」と説明する。

さらに、「ユーザーのフィードバックを受けた修正もなかなかスムーズに進まなかった」と勝氏は話す。「開発を委託した外部ベンターとの事前合意が不十分だったのは反省点。例えばボトルネックになっているアプリケーションの不具合の調査をお願いしても、当社が期待しているスピード感とギャップがあるというケースが少なくなかった。時間やコストの制約もあったことから外部ベンダーへの過度な依存を見直し、自分たちで不具合箇所を調べ、intra-martでのスクラッチ開発をやってみることにした。その結果、プログラムコードレベルで製品の特性を理解でき、開発も保守も内製化できるのではないか、という手応えをつかむことができた」

先行していたプロジェクト（1）で得たノウハウを基に、（2）と（3）は内製を前提に要件定義からやり直し、社内開発を完遂。最後発でスタートした（4）は、開発規模も大きかったことから最後まで開発は外部委託を継続。品質面での問題が出たものの、先行プロジェクトでの経験とノウハウの蓄積を生かして品質改善を進めた。intra-martは2020年4月に本番稼働を開始し、段階的にNotesからの移行を進め、2022年3月に全プロジェクトが完了した。