「intra-mart®」開発とSaaS連携で紙文書ゼロを実現
開発工数5カ月、開発投資1億円の縮減に成功

こうした課題を解決すべく、経営トップが意思決定迅速化に向けた取り組みに強い意志を示したことから、決裁電子化プロジェクトがスタート。2019年10月よりIT企画部がプロジェクトを立ち上げのための仕様検討を開始した。
プロジェクトでは、決裁申請システムを「HI-MAWARI（ヒマワリ）」と命名。HIは（高速）、MAWARIは（回覧、回ること）、すなわち決裁申請が高速で回覧されることをイメージし、ネーミングした。HI-MAWARIには、決裁申請を作成して、承認ルートで回覧させる「決裁申請ワークフローシステム」の部分と、会議体のアジェンダや案件の内容をモバイルデバイスから確認できるようにするサブモジュール「電子会議システム（HI-Meetings）」で構成されている。

しかし、プロジェクトへの取り組みが進む一方で、コロナ禍という新たな問題が影響してきた。2020年4月の緊急事態宣言ごろにはテレワーク移行を余儀なくされ、紙ベースで行っていた決裁業務に支障が出始めたのである。
「この期間、原則出社停止となったことから、それまでの紙運用での決裁業務が立ち行かなくなり、決裁申請書の電子化が待ったなしになりました」と寺崎部長は振り返る。
暫定的に、それまで使っていたワークフローシステムとクラウドストレージ「Box」を組み合わせた決裁システムを数日間で開発。書式を変えずにワークフローに添付できる仕組みをつくったものの、捺印書式を温存せざるを得なかったために業務に余計な手間がかかっていたという。そこで、稼働予定では約1年先の2021年4月となっていたHI-MAWARIの全社リリースを5カ月前倒しするよう方針を変更し、11月のシステムリリースへと大幅なスケジュールの見直しを行った。

HI-MAWARIは、intra-martのワークフロー技術にアドオンし、カスタマイズする形で開発している。このHI-MAWARIの開発期間を大幅に短縮するため、兼松では2つの施策を実施した。

1つ目の策である工期の分割では、決裁ワークフローシステムのみ2020年11月に前倒してリリースし、電子会議システムは2021年4月とする2フェーズ開発へと切り替えた。もう1つの策である開発機能の縮小では、例えば、個別フォームと呼ばれる案件種別毎のフォームを、原則、1つの全社一律フォーマットに集約した。

「従来、申請業務は案件の内容に応じて独自のフォーマットで運用している状態でした。もし、そのまま全種類をシステム上に構築すると、約1億円のコストがかかる試算でしたので、フォーマットの統一は工期、コストの縮小に寄与しました」（田中氏）
2つの方法と合わせてintra-martのローコード開発という特長を活かしたことで、期限内のリリースを実現。早い段階で業務のリモート対応を完了させた。

第2フェーズとした役員向けの電子会議システムでは、電子会議システムHI-Meetingsの機能を用いて、全役員に配布したiPadでニュースアプリのようなUIでペーパーレス会議を実現した。作成した画面はPCやスマホ、タブレットなどマルチデバイスで動作する。「IM-BIS（Business Integration Suite）」を活用し、もちろんワークフローとの連携もできる。経営会議のデジタル化にあたっては、スムーズな移行を目的に事前準備に注力。デジタルでの運用を確認する疑似経営会議を企画部と合同で実施し、加えて、IT企画部が役員全員を個別に訪問し、変更後の運用の案内をした。これによりアジェンダの作成から、資料の差し替えまで、全てを画面上で完結できるようになり、従来の出席者全員分のコピーを作成するなど、会議の準備を担当する事務局の負荷を大幅に改善している。

「プロジェクトは、コロナの影響でリモート会議を余儀なくされた状況下であったため、それを逆手にとり、対面会議の移動に充てるはずであった時間を活用しセッションを増枠しました。また、オンライン会議で認識齟齬が起きないよう要点をまとめたドキュメントを整備しました。また、Box、Microsoft Teams、Backlogなどのオンラインサービスも活用したことで、フルリモートの開発を滞りなく進めることができました」（田中氏）

Boxのファイル共有機能とintra-martのワークフロー機能の連携で、セキュアな環境でのファイル共有および業務プロセスの連携が可能となった。電子化後は申請済みの決裁申請書は自動的にBoxに保管されるため、オフィス内の保管スペースも削減した。決裁の電子化およびペーパーレス化で、テレワークでも働きやすい環境が整備され、「これまで発生していた年間14万枚の書類が削減できた」（田中氏）という。。

兼松では、今回の紙ベース決裁の電子システム化は、あくまでDXの取り組みにおける「種まき」に過ぎず、目標は「DXの果実の収穫」にあるという。
「そのためにも、蓄積したデータから得られた知見を、どのように業務に活かしていくかに掛かっています。例えば、決裁ルート、審議日数、件数分析、案件内容の自然言語分析などを活用して業務に反映させ、さらに経路品質の向上をはじめ、自社の変革と経営の高度化に貢献していきたいと考えています」と寺崎部長は抱負を語る。