1889年に創業、多種多様な商品・サービスを提供する商社の兼松株式会社（以下、兼松）。
同社は以前、毎年1万件にも及ぶ申請が、紙面と捺印によって回覧され決裁されていた。また、経営層の会議体においてもPDF化した紙の申請書をPCで見ながら討議するなど、紙ベースの業務が効率の妨げとなっていた。この状況を変えるべく、紙による決裁申請書の電子化を決断。システム名を「HI-MAWARI（ヒマワリ）」と名付け、プラットフォームに「intra-mart®」を採用、同製品の標準開発機能を活用して決裁申請のペーパーレス化に取り組んだ。プロジェクトの最中にコロナ禍への対応から、当初の予定より5カ月もの前倒しを求められたが、実装目標の組み換えとプロジェクトマネジメントにより見事に対応。社内決裁手続きの起案から経営層の会議体までを完全デジタル化し、紙文書ゼロを実現している。

課題

紙ベースの決裁が、煩雑な業務と意思決定の遅れにも影響

兼松では、事業部が非常に多岐にわたっており、伝統的な貿易、投資、開発、多種多様な案件を抱えている。これらの案件のリスクを正確に把握するため、経理、財務、審査、法務、運輸、ITといった専門スタッフ部門が存在している。

「当社には創業以来130年の歴史の中で蓄積されたビジネスノウハウがありますが、その歴史から社内規程も複雑さを抱えており、案件によって、それら各部門を経由した複雑な決裁ルートになっています。中でも、重要な案件は経営会議で決裁しますが、そうした案件は添付資料も多くなります。また、関連部門がそれぞれコピーをとり、さらには経営会議の直前に資料の差し替えが発生するケースもよくあるなど、煩雑な業務になっていました」とIT企画部部長の寺崎誠司氏は説明する。

電子化以前、兼松は投資案件や物品調達などに関する「決裁申請書」を原則紙の書類とし、年間で1万件近く作成していた。それに関係して毎年約14万枚の書類が生まれていた。しかも、決裁申請書を次々に関係者に回す「スタンプラリー」によって、決裁に多くの時間が掛かっていたのである。

こうした課題を解決すべく、経営トップが意思決定迅速化に向けた取り組みに強い意志を示したことから、決裁電子化プロジェクトがスタート。2019年10月よりIT企画部がプロジェクトを立ち上げのための仕様検討を開始した。
プロジェクトでは、決裁申請システムを「HI-MAWARI（ヒマワリ）」と命名。HIは（高速）、MAWARIは（回覧、回ること）、すなわち決裁申請が高速で回覧されることをイメージし、ネーミングした。HI-MAWARIには、決裁申請を作成して、承認ルートで回覧させる「決裁申請ワークフローシステム」の部分と、会議体のアジェンダや案件の内容をモバイルデバイスから確認できるようにするサブモジュール「電子会議システム（HI-Meetings）」で構成されている。

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基本情報

兼松株式会社

所在地: 東京都港区芝浦1-2-1 シーバンスN館
設立: 1889年8月15日
事業内容: 国内外のネットワークと各事業分野で培ってきた専門性と、商取引･情報収集・市場開拓・事業開発･組成・リスクマネジメント・物流などの商社機能を有機的に結合して、多種多様な商品･サービスを提供する商社
URL: https://www.kanematsu.co.jp/