「intra-mart®」のクラウドサービス
「Accel-Mart Plus」上にSFA製品「DPS for Sales」を導入。
コロナ禍における新たな働き方を実現

株式会社ニシヤマ様

 工業用のゴム・プラスチック製品と産業用機械器具類の販売、塗装・防水などの諸工事を主業務とする株式会社ニシヤマ(以下、ニシヤマ)。同社では、10年以上前から自社でサーバーを立て、intra-martの旧バージョンであるBase Module5.1にSFAパッケージをインストールして運用してきたが、保守が困難になった。また、コロナ禍で営業業務における報告・連絡・相談などのコミュニケーション不足といった課題を解消すべく、新営業システムの導入を検討した。立場の異なる個々の要望にマッチするクラウドサービスとして、intra-mart®の「DPS for Sales プライベートクラウド」を採用した。スマートフォン(スマホ)入力への対応で、タイムライン投稿やLIKEボタンで営業活動が可視化し、コミュニケーション不足が解消。名刺情報の一元管理も実現、顧客情報の共有が進み、基幹系システムとの連携で取引先情報を常に最新な状態に保持できるようになった。また、クラウド化で保守・運用の負荷も大幅に軽減している。

目次

1.課題
サーバーの老朽化への対応と
情報共有不足の状況の解消を目指す

2.導入
名刺管理機能の標準搭載、使い勝手を評価
クラウドシフトを目指す

3.効果
コミュニケーション不足が解消
情報共有が進み、運用負荷も大幅低減

4.未来
導入はゴールではなく、スタート
ナレッジツールとして進化させる

課題

サーバーの老朽化への対応と
情報共有不足の状況の解消を目指す

1916年に創業、100年以上の歴史を持つニシヤマは、工業用のゴム・プラスチック製品と産業用機械、器具類の販売、塗装・防水などの諸工事のほか、ITやAIを活用した、各種ソリューションを提供している「技術開発型」専門商社である。
同社では、各事業を円滑に進めていく上で、日々の営業業務の報告・連絡・相談が必要不可欠になっている。当初はメールによる情報共有からスタート。2007年よりintra-martのSFAパッケージを導入し、Webシステムによる情報共有を開始。顧客、案件、日報の管理等をスタートさせた。さらに、カスタム機能としてクレーム管理を稼働させている。
だが、intra-martのSFAパッケージは、自社サーバーを立てて導入から13年が経過したことから、システムの老朽化が大きな課題になってきた。

「ハードウェア、ミドルウェアの保守の延長を重ねて最近まで利用してきましたが、ついにハードウェアの部品調達が困難となり、保守切れの状況になりました。しかも、自社のカスタム機能を多く盛り込んでいたことから、システムへの切替・刷新が困難な状態でした」と管理本部 情報システムグループの井家孝氏は語る。
業務面でも課題が顕在化していたという。コロナ禍で在宅勤務へと移行したが、メールや電話だけでは報告・連絡・相談が滞るようになり、コミュニケーション不足が業務に影響を与えるようになっていた。7年前に全社員にiPhoneを配布したが、未対応のため十分な活用ができず、Webブラウザ経由での使用では、文字表示などに問題があった。
「電話とメールだけでは、iPhoneも宝の持ち腐れですから、営業がどこでもフル活用できるようにしたいと考えていました」と管理本部 情報システムグループの阿部徹氏。
さらに、旧システムでは特定顧客の秘匿情報などの情報漏えいを懸念して公開制限を設けていたため、事業部を跨いだ情報は管理職や経営層しか閲覧できないという課題もあった。
「パフォーマンスが遅く、操作にストレスがたまる状態でした。設計も古く、実用的ではない構造になっていたり、使用されない機能も残っていたりしたことから、次期システムではシンプルなものを目指しました」と営業本部 常務取締役 営業本部長 営業企画部長 太田龍宏氏。

株式会社ニシヤマ 営業本部 常務取締役 営業本部長 営業企画部長 太田龍宏 氏
営業本部 常務取締役
営業本部長
営業企画部長
太田龍宏 氏

管理本部 情報システムグループ マネージャー 阿部 徹 氏
管理本部
情報システムグループ マネージャー
阿部 徹 氏

導入

名刺管理機能の標準搭載、使い勝手を評価
クラウドシフトを目指す

新営業支援システム導入に当たり、最大のポイントとしたのは、役員、管理職、営業担当者と、立場が違う視点で集められたさまざまな要望に対して、いかに応えていくかであった。
例えば、顧客管理、案件管理、活動報告の紐づけは変えない。活動報告をOutlookメールで関係者へ通知したい。仕入先管理、名刺管理の機能を追加したい。登録内容は、好みの集計帳票で出力したいなど、多くの要望が寄せられたという。
「旧システムより使い勝手が良くなるのは当たり前とユーザーは考えますし、これら全ての要望に応えるパッケージなどあるのだろうか?というのが、当時の正直な思いでした。その上で3-4社から提案を募り、intra-martに限らず、フラットな目で比較しました」と、阿部氏は当時を振り返る。

使い勝手を変えずに大幅な機能向上を果たし、各ユーザーが本当に使いたいと思える営業支援ツールを実現するため、製品選定にはさまざまな立場の人を巻き込むことにしたという。
「製品選定の説明会、デモは、営業支援システムを管理する情報システムグループだけでなく、営業本部、社内有識者ワーキンググループ、妥協しそうもない役員にも参加してもらいました。そこで唯一、私たちの要望に応えられそうなシステムが『intra-mart DPS For Sales(DPS)』であると理解してもらいました」と営業企画部企画グループ マネージャー 佐藤一也氏。

営業企画部 企画グループ マネージャー 佐藤一也 氏
営業企画部
企画グループ マネージャー
佐藤一也 氏

機能面の一番の決め手は名刺管理機能であった。「他社製品は名刺管理機能がなく、オプション扱いでした。DPSは標準装備のため、大きなコストメリットがありました。もう一つの要件として、オンプレミスを脱却してクラウドシフトを打ち出していたことから、intra-martのクラウドサービス「Accel-Mart Plus」が要件にマッチしました」と井家氏は強調する。
当初から、クラウドサービスに絞り込んでいたのも、各種デバイスへの対応が早く、常に最新のものを利用できること、運用面でも、バージョンアップ、パッチ適応など、サーバーの運用管理に煩わされないメリットを意識したためである。

管理本部 情報システムグループ 主事 井家 孝 氏
管理本部
情報システムグループ 主事
井家 孝 氏

効果

コミュニケーション不足が解消
情報共有が進み、運用負荷も大幅低減

同社では、2020年10月よりDPSのテストを実施、12月に正式採用を決定した。導入決定後も、社内有識者ワーキンググループから意見を聞き、社内説明会を実施して、本番稼働へと至った。稼働後も、手厚いサポートを目指し、各部署から、質問や要望をヒアリング。機能やテクニックに関わる内容を含めたFAQを作成して、社内周知している。

「こうした施策の結果、DPSの機能や使い方の理解も深まり、コロナ禍で在宅勤務が続く中でも、関係者との新しいコミュニケーションツール、情報共有ツールとして、活発に利用されるようになりました」と佐藤氏。
特に顕著な効果は、GUIが一新し、スマホアプリ利用で操作性・利便性が大幅に向上したことだ。従来同様のPCによるWebアクセスだけでなく、スマホから専用アプリでアクセスできるようになった。
営業活動を記録する「活動」では、外出先で営業帰りにスマホでの音声入力も可能となり、管理職は部下の活動報告をプッシュ通知で確認できる。活動に案件やプロジェクトの情報を紐づければ案件全体の動きをタイムラインで把握することができる。スマホアプリにより、どこからでもタイムリーにコメント登録ができ、タイムライン投稿やLIKEボタンで営業活動が可視化。在宅勤務におけるコミュニケーション不足も解消した。

佐藤氏は「10月現在の活動実績の登録数は約1万2千件と、稼働後約6か月で大いに活用されています。内容もかなり詳細かつ濃くなりました。しかも、1万2千件はコメントを含まない数で、1つの案件に20-30ものコメントが付くことも珍しくありません」という。
以前は、誰が登録した案件なのかを検索できず、登録して終わりというケースがほとんどだった。これも、さまざまな条件検索が可能となり、全社で広く参照されている。

週報も、以前のExcelで作成していた際は、内容のキーワード検索ができなかったが、検索可能になったことで、個人レベルにとどまっていた知見を広く全社で共有したり、知見を再利用したりできるようになった。さらに、海外拠点の情報もタイムラグなく、リアルな情報が入ってくるようになったという。
名刺管理では、今まで入力できなかった仕入先の情報や名刺交換した人のプロフィールなど、さまざまな情報の登録、検索が可能になり、利便性が向上した。名刺は、OCR機能で誰でも早く簡単に取り込みができ、メールアドレスをキーにしているため、相手の役職が変わっても一元管理が可能になった。すでに約6千件を登録している。
「DPS導入と同時期にメルマガを計画していましたが、名刺管理の導入で効率よく配信宛先のリスト化ができました。使い勝手の良さを実感しています」と佐藤氏は強調する。

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また、顧客、仕入先などの取引先の情報は基幹系システムから毎日夜間バッチで連携することで、常にフレッシュな状態を保っている。運用面でも、システムのクラウド移行により、定期的なハードウェア、ミドルウェアのバージョンアップ対応が不要となり、作業負荷が大幅に削減、安定稼働にも貢献している。

未来

導入はゴールではなく、スタート
ナレッジツールとして進化させる

「今回、利用者・管理職・役員のそれぞれに活用されるシステムを目指し、『欲しい情報が、あらゆる端末で、誰もが、使いやすい』を目指す中で、DPSに出会いました。当時のDPSは開発中のため、イントラマート社には一方的に要望をお話しして、理想に近いツールとして形にしてもらいました。利用者側、管理者側、どちらに偏る訳でなく、あらゆる方向に対しての全体最適が生まれたと思います」と太田氏は高く評価する。

 今後は、前述したメルマガなども活用し、これまでの対面営業とは異なる顧客層にアプローチするなど、新規開拓に役立てていくことを検討している。

 「導入はゴールではなく、スタート」とした上で、せっかく導入した新たな機能、「仕入先管理機能」や「名刺管理機能」をフル活用し、日々情報が追加されることで、ナレッジツールとしての進化をサポートしていく。そのためにも、「引き続きイントラマート社の支援と協力を期待しています」(太田氏)と語る

基本情報

株式会社ニシヤマ

所在地
東京都大田区大森北4-11-11
設立
1916年(大正5年)5月
事業内容
工業用のゴム・プラスチック製品と産業用機械器具類の販売、塗装・防水などの諸工事、通信販売業、産業コンサルティングサービス、情報サ-ビス
URL
https://www.nishiyama.co.jp/

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