基幹システム更新に合わせて「intra-mart®」を導入
文書管理の統合とワークフロー化で生産性向上に貢献

「以前は、各事業部で文書管理や顧客管理を行っていました。そのため、情報の重複などもあり、マニュアルやカタログの保管場所もバラバラで、必要な文書を容易に探すことができなかったり、修理など、顧客からの問い合わせにも部署間で情報が共有されず対応に時間が掛かったりするという課題がありました。特に、ISO文書は以前、IBM Notes/Dominoで管理していたのですが、将来性を考えるとその状態を放置しておくことに不安がありましたので、文書管理の一元化を目指しました」と情報システム部部長の西川英治氏は振り返る。

こうして基幹システムの入れ替えおよび、基幹システムと連携するシステム共通基盤での情報一元化を実現する一大プロジェクトがスタート。ISO文書のほか、社内規程、設備関連文書、各ガイドライン・マニュアル・手引き、契約書など一般文書を含めた文書管理を統合。さらには部署をまたいだ修理情報、顧客情報を一元化できるシステム環境を実現するとともに、修理受付から完了までのプロセスや稟議のワークフロー化も実現することで、業務効率の改善を目指したのである。

基幹システムと連携して顧客・サービス・文書に関する情報を統合。また、効率的なワークフローを実現する統合基盤として採用したのが、NECネクサソリューションズ株式会社（以下、NEXS）がERPパッケージ「GRANDIT」とともに提案したシステム共通基盤「intra-mart」である。

伊藤超短波では、一次ステップで、ERPパッケージ「GRANDIT」を導入。そのGRANDITを補完するため、intra-martで修理情報、顧客情報の一元管理を実現することを目指した。

二次ステップでは、ISO文書管理を目的にNotesを刷新して、intra-martの文書管理システムintra-mart Accel Archiver（iAA）を導入。マニュアルや契約書などの一般文書の管理・統合を図るとともに、intra-martのワークフローによる効率的なワークフローの実現を目指したのである。

「intra-martについては、開発の容易さ、高い拡張性およびシステム連携などの柔軟性にメリットを感じていました。実際、研修も短時間でわかりやすく、なじみやすかったですね」と情報システム部の本田昌彦氏は語る。

同社では、5事業部に分かれていたそれぞれの業務フローの見直しも実施している。「システム側に寄せるものと、システムをカスタマイズして業務に寄せるものを検討していきました。中でも大変だったのは、新システムへの顧客情報の移行で、事業部ごとにフォームが異なり、重複の存在、名寄せなどの作業も必要でした」と情報システム部代理の高橋甚人氏は作業の苦労を振り返る。

また、ISO文書については分科会も設けて、社内のコンセンサスを得るようにしたという。分科会では、業務を軸として社内に分散した情報の把握、事業部ごとの特有の業務のやり方について、ギャップを埋めていく作業を担った。ここにはNEXSも一部の分科会に同席して検討を一緒に進めた。社内検討の結果、167パターンあったISO文書ワークフローパターンは5パターンにまで集約できた。

17年8月にスタートしたプロジェクトは、19年1月に一次ステップが稼働を開始。20年7月より二次ステップがスタートし、21年1月に二次ステップが稼働。iAA導入による文書管理の統合とワークフロー化が完了した。