内部統制の強化を支えるシステムの基盤にintra-mart®を採用
バージョンアップを経て社内外のシステム連携で業務効率化を実現

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中国上海市に本社を構える佳能光学設備(上海)有限公司(以下、キヤノン光学設備)は、半導体や液晶画面を製造する産業機器の販売を手掛けている。2002年の設立以来、年々事業規模を拡大し、現在は従業員数が約500名、出先拠点は営業所を中心に中国国内に19ヵ所を構えるまでに成長している。同社の「intra-mart®」の導入は2012年に遡る。当時、従業員規模が100名を超え、紙の帳票と印鑑を用いた承認の“スタンプラリー“が日常的に行われていた旅費・経費精算業務の効率化を目的に採用した。このペーパーレス化に始まったキヤノン光学設備によるintra-martの利用は、2020年5月のバージョンアップを経て、キヤノングループの厳格な内部統制に基づくガバナンス強化を実現すべく、現在はサプライヤーや顧客の管理業務から購買業務にまで、その活用の幅を拡げている。

目次

1.課題
事業の成長と企業規模の拡大に伴い、
内部統制強化と組織変更に柔軟に対応できるシステムへの刷新が必要に

2.導入
ローコード開発の機能が充実したintra-martをバージョンアップし
厳格な内部統制のルールを担保できるシステムを再構築

3.効果
人事システムと連携し最新の組織に適した承認フローに対応
バージョンアップでレスポンスのスピードも格段に向上

4.未来
社内外のシステムやサービスと連携を計画
マニュアル作業を削減し、一段と内部統制強化を推進

課題

事業の成長と企業規模の拡大に伴い、内部統制強化と組織変更に柔軟に対応できるシステムへの刷新が必要に

申請者がエクセルで作成した帳票を紙でプリントアウトし、承認者が押印して次の承認者に回付する業務プロセス。日本同様に印鑑文化が根強く残る中国では、社内の様々な業務の申請・承認において、今もこうした押印のスタンプラリーが決して珍しくない。

2012年、拠点の拡大と人員の増加に伴い、キヤノン光学設備は旅費・経費精算業務における同様の業務プロセスで大きな課題を抱えていた。当時、経理担当として財務・会計システムを日常的に利用していた呉管理部副部長は「各拠点の支払処理は全て上海のヘッドクォーターに集中していたため、紙に記載した金額の目視による最終確認や手動でのデータの転記処理に膨大な時間を要していました」と振り返る。また、紙の帳票は履歴を残しづらく、回付途中で紛失する可能性もあるため、内部統制の観点から早急なシステム導入によるペーパーレス化が目下の課題だったという。

佳能光学設備(上海)有限公司 管理部 副部長 呉俊昕 氏
佳能光学設備(上海)有限公司
管理部 副部長
呉俊昕 氏

intra-martをシステム基盤として旅費・経費精算システムを構築以後、紙の帳票を廃して完全にペーパーレス化し、業務プロセスのデジタル化によって証跡を残すことで前述の課題は解決した。さらに財務・会計システムとも連携し、金額の照合や転記処理に費やす時間の大幅削減も実現し、業務効率化と内部統制強化の双方で成果を収めた。

ところが、嬉しい悲鳴ながら事業はその後も急成長を続け、拠点数と従業員数はさらに増加し、それに伴い組織変更が多く一段と複雑になってきた。いきおい、他のシステムで管理する人事や組織のデータを連携するとともに、より柔軟に承認フローを変更でき、必要に応じて画面作成を内製化でスピーディに実行できるシステムに刷新することとなった。

導入

ローコード開発の機能が充実したintra-martをバージョンアップし
厳格な内部統制のルールを担保できるシステムを再構築

企業規模の拡大に伴うシステム刷新に向け、キヤノン光学設備が採った選択がintra-martのバージョンアップ(旧バージョン「intra-mart WebPlatform」から現行バージョン「intra-mart Accel Platform 」への移行)だ。旅費・経費精算システムとして長らく利用していたため、500名にまで増加した従業員が使い慣れていたこともさることながら、「簡易的な紙の帳票であれば、Web画面フォームを容易に作成できるツール「IM-FormaDesigner」を備え、画面デザインを自分たちで内製化できる」(呉管理部副部長)という利点も決め手の一つとなった。

「intra-mart導入当初から比べると組織が大幅に拡大・変更したため、そもそもゼロから整理してシステムを作り直す必要がありました。厳格な内部統制のルールを担保できるシステムの再構築に踏み切るにあたり、ローコード開発の機能が充実しているintra-martを継続して利用することに決めました」と呉管理部副部長は説明する。

一方、自社で全て構築することはリソースの都合で難しいため、従来からシステムの保守を委託する日鉄軟件(上海)有限公司にバージョンアップから構築まで全面的なサポートを依頼した。2019年7月から始まったプロジェクトは、COVID-19の影響もあり当初の計画から数か月遅れたものの、2020年5月に正式稼働を開始している。

効果

人事システムと連携し最新の組織に適した承認フローに対応
バージョンアップでレスポンスのスピードも格段に向上

導入のきっかけとなった旅費・経費精算業務に留まらず、キヤノン光学設備では現在様々な業務にintra-martを基盤としたシステムを活用している。その一つが購買業務におけるサプライヤー管理だ。以前は電話やメールで購買部門に発注依頼していたが、バージョンアップ後のシステムでは事前申請から発注、そして支払申請まで一連の業務プロセスが全てデジタル化され、申請者自らが取引有効期限や使用部門などサプライヤーに関する情報を細かく入力することで、内部統制の強化を図っている。

また、人事システムとも連携し、組織変更に伴う最新の人事・組織データをintra-martに取り込むことで、適切かつ柔軟に承認フローの変更が可能となった。呉管理部副部長は、「システム刷新によって会社の規定に則した承認フローが容易に反映でき、案件の内容に応じては適宜合議者の追加といった動的な変更ができるなど、当初の目的の一つであった内部統制の強化が実現できました」と高く評価する。

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管理部 安全・情報管理課
李原美 氏

一方、社内の利用者にとっても利便性の向上が図れた。当期の予算数値を取り込むことで、各部門に振り分けられた経費がintra-mart上で把握でき、自身が所属する部門の予実管理に役立てている。経費の申請時に最新の予実が分かることで、経費を抑制する意識につながるという。

イメージ図

呉管理部副部長の下でintra-martをはじめ各種システムを担当する李原美氏は、「バージョンアップによってレスポンスのスピードを格段に向上できたことも業務効率の改善に貢献しています。定期的なメンテナンスの際に6万件近い完了案件を参照する場合でも、1、2秒で表示できます」と現場目線で評価する。

未来

社内外のシステムやサービスと連携を計画
マニュアル作業を削減し、一段と内部統制強化を推進

バージョンアップを経て、内部統制の向上を支えるシステムの基盤としてintra-martを活用するキヤノン光学設備は、他のシステムとのさらなる連携を計画している。「契約管理など社内で運用するいくつかの業務管理システムに加え、中国で航空券やホテルの予約に利用する大手サイト『Ctrip』(シートリップ)といった外部サービスとintra-martを連携し、業務負荷を軽減し、全社の業務効率を高めていく」と呉管理部副部長は青写真を描く。

なかでも、直近で取り組もうと考えているのが外部の銀行システムとの連携だ。現在、承認が完了した経費の支払プロセスには、intra-mart上のシステムからドキュメントをダウンロードし、財務・会計システムと銀行のシステムにそれぞれ入力するマニュアル作業が残る。この2つのシステムをintra-martでシームレスに連携することで、人による手作業を省くことでミスを削減し、全てのデータの整合性を保つことができる。無論、手作業が介在しないことで内部統制は一段と強化することができるわけだ。

「今後もセキュリティポリシーに沿って安全性を担保しながら、様々なシステムとの連携を通じて業務効率の向上と内部統制の強化の双方を継続して図っていきます」(呉管理部副部長)。

基本情報

佳能光学設備(上海)有限公司

所在地
上海市南昌路45号 城匯大厦18階
創業
2002年
事業内容
半導体機器、液晶機器、コンポーネントの販売
URL

導入パートナー 日鉄軟件(上海)有限公司

近年、中国のインターネット産業は急速に発展しており、従来の紙を中心とした各種業務の書類も徐々に電子化されています。「intra-mart Accel Platform」は、既存業務への適合性や実現性、拡張性が優れており、キヤノン光学設備様の要望に柔軟に対応できると実感しました。中国において日系企業が発展する段階の実際のニーズを捉え、中国の新しい技術を利用しながら、今後もお客様の業務管理の効率改善や会社のルールに則した規範化に役立つシステムを提供して参ります。

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第一ソリューション
インプリメンション部 マネージャ
陸晨華 氏

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