空港とエアラインをつなぐ新ポータルサイトを構築
請求処理にかかわる業務プロセスのシステム化により業務効率が大幅に向上

新システム構築に向けては、2016年11月に専任部署の「経営システム改革室」が発足。改革室では、業務の効率化とコストの圧縮という命題に対応するため、ERPパッケージを導入する方針を決定した。
ただし、航空系請求管理機能については個別開発を選択。新機能として「電子申請」と「請求書電子化」を盛り込み、エアラインおよびテナントと空港とをつなぐ新たなB2B基盤となるポータルの構築を通じて、柔軟で効率的なシステム化を目指した。

経営システム改革室マネジャーの鈴木 貴雄 氏は、「富士通との間でも齟齬がないよう、造りたいシステムをしっかりとイメージしました。電子化のガバナンスなどを考慮して業務自体の見直しも行い、仕様書に落とし込んでいきました」という。

経営システム改革室の児島 亜実 氏は、「以前は紙文化が根強く、紙ベースで請求処理を行っており、やり取りも郵送でした。ですので、ミスがあると大変でした。窓口も担当者に属人化しがちで、その人でないとうまく処理できない案件もありました。ユーザー部門にいた経験から、紙と印鑑がベースの現場の負担を知っていましたし、一方で、現場が使いやすく、メリットを感じられるものでなければ、再び紙に戻ることになりかねないので、システム化に向けては、繰り返し現場を回ってヒアリングし各関係部門との打ち合わせを重ねました」と振り返る。

改革室のメンバーは、自社に加えて全ての就航エアラインを回り、説明と確認を進めていった。エアラインによって業務の手法が異なるので、どうすれば各社の要望に応えられるかが最も難しい課題であった。

「当社とエアラインの双方にとって、業務効率化が実現できるシステムを目指しました。その一方で、ポータルが無機質にならないよう画面デザインにもこだわりました」と鈴木室長。

新たなB2B基盤「セントレアパートナーポータル」は2018年10月に正式にカットオーバーした。

「富士通さんの協力で、スケジュール通りに完成を迎えました。スタートから安定稼働を実現しています。新しいシステムは、改善されて当然と思われがちなのでなかなか評価頂けないのではと考えていましたが、業務が楽になったとお褒めの声をいただいたところもあります」と鈴木室長。

請求処理が紙から電子化された効果は大きい。新ポータルのユーザーは、エアラインのほか、テナントを含めて約200社。

「以前からごく少数のメンバーで処理していたため、ピーク時の業務負荷はかなりのものでした。今はそれが大幅に軽減されています。加えて、入力ミスや判断ミスが排除できることも大きなメリットです」と児島氏。

以前は、紙の帳票からExcelに入力し直して、人の目でダブルチェックを行っていたが、それでもミスをゼロにするのは困難であった。申請内容にミスが見つかり、わざわざ再度書類を届けてもらうケースもあったという。エアラインへの請求で、レアなケースでの申請の正確性をしっかり担保できる点もメリットになっている。例えば、天候の影響でダイバート（当初の目的地ではない空港に着陸）した場合など、イレギュラーなケースへの対応でも、プルダウンメニューから該当項目を選択するだけで済むよう工夫され、誤申請や承認業務の属人化の防止に貢献している。

鈴木マネジャーは、「intra-martによる新ポータルの稼働で、組織変更などに伴う設定の変更などは自分たちでもできるようになりました。いずれは画面開発なども手掛けられるようにしたいと考えています」と語る。

今後について鈴木マネジャーは、ワークフローの活用をテーマにあげる。「稟議システムにも応用することで、ERP側で自動的に処理できるようにする仕組みを構築していきたいと考えています」。また、今はエアラインからの問い合わせを電話やメールで受けることも多いが、これをポータルで一本化できるようにしていきたいという。

「初めてintra-martの画面を見た時は、味気ない画面だと感じましたが、自由につくり込みができるという高い柔軟性を備えていました。また、空港というインフラを担う立場として、非常にセキュアな基盤上に業務システムを構築できたことを高く評価しています。当社のシステムと業務に精通した富士通さんの協力によって、われわれにも、ユーザーの方々にもとても使いやすいポータルが実現できました。これからもサポートをお願いしたいですね」と鈴木室長は抱負を語る。