“デジタル化”による働き方改革の加速
20年以上使ってきたグループウェアの刷新と、経費精算の業務プロセスをAccel-Martで短期開発!

株式会社ビューティーエクスペリエンス様

創業40年以上となる老舗ヘアケアメーカーのビューティーエクスペリエンスでは、プロフェッショナル事業、リテール事業、海外事業の3つの事業を推進している。主要ブランドは、サロン向けの「Loretta(ロレッタ)」やリテール向けの新製品「amenimo(アメニモ)」など。現在、2018年10月からスタートした新しい中期経営計画では、“デジタル化”による働き方改革をさらに加速。
その一環として、1990年代より利用していたグループウェア「IBM Notes」を、intra-martのクラウドサービス「Accel-Mart ※1」で刷新した。同時にマネーフォワードの経費精算システム「マネー フォワードクラウド経費」と連携することで、経費申請の工数を半減し、経理部門の支払業務を大幅に効率化している。 (ASPIC IoT・AI・クラウドアワード 2018ユーザー部門『ベストイノベーション賞』受賞)

目次

1.課題
Notesからクラウド対応の業務システムへの刷新で働き方改革を推進

2.導入
インフラ管理からの解放を目的にPaaSであるAccel-Martを採用

3.効果
半年で約70本の業務プロセスを開発
場所を問わず利用可能になり生産性も向上

4.未来
BPMやRPA、IM-LogicDesignerで一連の業務プロセスを自動化

課題

Notesからクラウド対応の業務システムへの刷新で働き方改革を推進

ビューティーエクスペリエンスでは、Notesのメールやワークフローなどの機能を利用して、経費精算や支払業務などの仕組みを構築していた。しかしNotesは、導入から20年以上が経過しており、システムの老朽化や、レスポンスにおいて課題があった。またワークフローの申請においては、Notesのクライアントが必要なため、社外からの利用が困難だった。承認の一部はブラウザに対応していたが、いつでも、どこでも、マルチデバイスで仕事ができる仕組みの実現が求められていたことから、クラウド対応の業務システムへの刷新が必要だった。

業務システム部 部長の石川亮氏は、「現在の美容業界では市場競争が激しくなっています。原材料の高騰もある中でいかに今後の成長戦略を描いていくかが、中期経営計画において最も重要なポイントでした。具体的な方針としては、ブランド価値を向上していくこと、社員1人ひとりが自律的に考えてお客様により高い付加価値を提供することなどが必要であり、デジタルを活用した働き方改革による業務の効率化を推進し、社員一人あたりの生産性を高めることが不可欠でした」と話している。

株式会社 ビューティーエクスペリエンス 業務システム部 部長 石川 亮 氏
株式会社 ビューティーエクスペリエンス
業務システム部 部長
石川 亮 氏

導入

インフラ管理からの解放を目的にPaaSであるAccel-Martを採用

業務システムの刷新にあたり、2016年末に「業務改善プロジェクト」を立ち上げ、各部門にヒアリングを実施して、約1年かけて新しい経費申請や支払管理の方法、業務プロセスのあり方などを検討した。同時に製品選定を行い、Accel-Martの採用を決定。さらに2017年7月より、約半年かけて基本設計とシステム構築を行い、2018年1月末に、Notesで構築していた業務システムをAccel-Martで刷新した。

Accel-Martの採用を決めた理由を、業務システム部 アシスタントマネージャーの荒木浩平氏は、次のように語る。「Notesはオンプレミス環境で稼働していたので、ハードウェア、OS、ミドルウェアなど、インフラ全体の管理が必要でした。PaaSであるAccel-Martは、インフラ管理から解放されるので、運用負荷の大幅な軽減が期待できます。Accel-MartではWEB上で業務ロジックを作成できるIM-LogicDesignerが標準で使えるので、他の業務システムとの連携も柔軟に対応できる拡張性の高さがある点も魅力的でした。コスト面や機能面なども総合的に評価して、Accel-Martの採用を決めました」

続いて5月には、Notesの経費精算を、マネーフォワードクラウド経費に移行した。マネーフォワードクラウド経費は、使いやすいインターフェースを評価して採用を決定。さらに、9月には、マネーフォワードクラウド経費とAccel-Martの機能をIM-LogicDesignerの活用によってAPIで連携することで、支払業務の仕組みを構築している。「1年半かけて、グループウェアの刷新、Accel-Martの導入、マネーフォワードクラウド経費の導入、支払業務の構築という4段階で業務システム全体をクラウドに移行しました」(荒木氏)

効果

半年で約70本の業務プロセスを開発
場所を問わず利用可能になり生産性も向上

Accel-Mart を同社のシステム共通基盤と位置付けて導入した同社は、これまで Notesクライアントが必要だった業務プロセスをブラウザベースに次々と移行させた。これにより、業務プロセスを外出先や在宅勤務などでも活用できるシステムを実現した。さらに、インフラ管理から解放されたことで、情報システム部の運用負荷を大幅に軽減し、運用以外の業務に人員を割くことができるようになった。

経費精算システムは当初は専用のパッケージを導入して構築する予定でいたが、コスト的に実現が困難であることが判明した。そのため同社は、Accel-Martをシステム共通基盤として経費精算システムを独自に開発することにした。開発プロセスについて石川氏は「マネーフォワードクラウド経費のAPIが公開されていたので、Accel-Mart上で柔軟かつシームレスにデータを連携することができました」と振り返る。

半年という短い期間で、約70本の業務プロセスを開発できたこともAccel-Martを導入した効果だった。「詳細な仕様書を作る時間がなく、最低限の画面レイアウトと項目一覧しか作っていなかった状況にもかかわらず、画面作成ツールのIM-FormaDesignerで開発することで、期間内に効率よく開発できました」(荒木氏)

株式会社 ビューティーエクスペリエンス 業務システム部 アシスタント マネージャー 荒木 浩平 氏
株式会社 ビューティーエクスペリエンス
業務システム部 アシスタント マネージャー
荒木 浩平 氏

IM-FormaDesignerによるビジュアル開発と、アドオン開発を柔軟に使い分けられるメリットもあった。荒木氏は「源泉徴収機能を独自に開発し、IM-LogicDesignerで経費精算システムに連携しています」と一例をあげる。 またAccel-Martの期日指定機能も業務効率化に大きく貢献しているという。「以前は人事異動による設定変更作業を前日にしかできなっかたのですが、Accel-Martを運用してからは、数日前から作業して指定日に自動変更できるよう設定しておけばいいので楽になりました」(荒木氏)

システム概要図

未来

BPMやRPA、IM-LogicDesignerで一連の業務プロセスを自動化

今後の取り組みについて、荒木氏は次のように語る。「Accel-Martを導入してまだ1年余りなので、整備すべき仕組みが残っています。たとえば経費精算の後処理に発生する手作業の部分にBPMやRPAを組み込み、業務ロジック作成ツールのIM-LogicDesignerでAPI連携することで、経費精算から支払処理、ERP連携までの一連の業務プロセスを自動化したいと考えています。またログを活用してボトルネックを把握し、改善につなげていくことも検討しています」

石川氏は「2017年度より在宅勤務制度を始めており、すでに5名の社員が利用しています。これが実現できた一因として、Accel-Martを採用した業務システムの刷新があります。働き方改革の推進には、いつでも、どこでも、どんなデバイスでも働ける環境とデータが必要です。そのためにも、できる限りデータ連携を自動化し、必要な人に、必要なときにデータを提供できる仕組みが必要です。そのためのシステム共通基盤として、今後もAccel-Martには期待しています」と将来像を語った。

※1:Accel-Martとは、6,000社の導入実績を誇る「intra-mart Accel Platform」のBPM/ワークフローをはじめとする様々な機能およびアプリケーションをクラウドで提供するプライベートクラウドサービスです。これまでシステム構築にかかっていた時間/コストを大幅カットしintra-martをすぐにご利用いただけます。クラウド基盤は、NTTコミュニケーションズ社のEnterprise Cloud 2.0または、Amazon Web Servicesを選択できます。

基本情報

株式会社ビューティーエクスペリエンス

所在地
東京都世田谷区用賀4-10-1 世田谷ビジネススクエアタワー 16階
設立
1974年12月
事業内容
化粧品および医薬部外品の製造および販売、化粧品および医薬部外品の輸出と輸入などに付帯するすべての業務を事業として展開

導入パートナー 株式会社 NTT データ スミス

弊社はIM-BISやIM-FormaDesigner、IM-LogicDesignerなどintra-martの機能を初期バージョンからいち早く活用し、システム開発に取り組んできました。

その中で培われたノウハウ、技術力、課題解決力を活かし、本プロジェクト成功の一助となれたのではないかと考えております。

今後はIM-BPMも利用しながらビューティーエクスペリエンス様と共に更なる業務改革を進めてゆく所存です。

導入パートナー 株式会社 NTT データ スミス

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導入事例

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