実展示とWeb展示の同時公開を実現。
博物館展示に関わる業務プロセスを改善し、業務効率を飛躍的に向上。

金沙遺跡博物館様

四川省成都市は、「魏・呉・蜀」の蜀の都として知られ、歴史的遺産が豊富であり、西部大開発の拠点都市として経済も活性化している。
金沙遺跡博物館は、3000年前の人類活動遺跡に建築された博物館で、発掘品の殷周時代の太陽神鳥金箔や仮面の展示だけでなく、発掘現場をそのまま展示するという独特な手法が特徴だ。
同市を代表する博物館において、intra-martを活用し『博物館総合管理システム』の導入に成功。これにより、展示に関する業務プロセスの改善を実現し、顧客満足度向上と館内業務の効率化に貢献した。

目次

1.課題
より多くのお客様に展示品を紹介するためには、企画業務プロセスの統一と展示の記録、Webの活用が必要だった。

2.導入
「博物館総合管理システム」のテンプレート・パッケージをベースに、短期間・低コストで必要な業務を構築

3.効果
顧客サービスの向上に基づいた業務プロセスの改善で、業務効率向上・コスト削減を同時に実現

4.未来
スマートデバイスやWeChat等のSNS連携で、さらなる顧客サービスと業務効率の向上を目指す。

課題

より多くのお客様に展示品を紹介するためには、企画業務プロセスの統一と展示の記録、Webの活用が必要だった。

金沙博物館は2つの課題が発生していた。
一つ目は、展示物に関する記録を残し、企画展示の業務プロセスが統一されていなかったことだ。
「企画展等を実施する際には、企画、スケジュール管理、セキュリティ、場所とレイアウト、展示品の保管、備品整理など、多くの業務が発生します。その際の業務プロセスは、ノウハウが個人に蓄積されていたため毎回一からやるべきことの洗い出しや企画の検討を実施する必要があり、手間がかかっていました。また、各展示内容の記録や文書の管理も個人管理となっており、後からどんな展示を実施したのかを誰にでもわかるように記録として残すことが重要な課題のひとつでした。」と金沙遺跡博物館の宣伝マーケティング部の職員は語る。
二つ目は、顧客サービスの向上だ。「より多くのお客様に四川省の豊富な文化を観覧いただける工夫をする必要があり、Webからも簡単に展示品を観覧できる仕組みを作る必要がありました。しかしながら、展示物の撮影、加工、発注などを業者に依頼すると1~2週間程度時間がかかり、スピーディなWeb展示は実現できていませんでした。」と職員は語る。

導入

「博物館総合管理システム」のテンプレート・パッケージをベースに、短期間・低コストで必要な業務を構築

計画管理、資料管理、Web展示管理等の課題をシステムで解決するために、様々なITベンダーと接触した結果、成都楷碼がintra-martの基盤上に展開している「博物館総合管理システム」のパッケージをベースにした開発を採用。成都楷碼の総経理である劉氏をはじめとした、成都楷碼の課題整理とプロトタイプ導入において信頼を置き、本格的な導入に至った。
「この博物館総合管理システムは、展示計画の管理や資料管理、Web展示の情報管理に必要となる機能がすでに揃っており、短期間・低コストで業務に必要な機能をシステムの上に構築できました。」と職員は語る。

効果

顧客サービスの向上に基づいた業務プロセスの改善で、業務効率向上・コスト削減を同時に実現

「これまで業者に発注をしてから1~2週間程度リードタイムがかかっていたWebページの公開がシステムの導入で、企画展の展示開始と同時にWeb公開が可能になりました。職員自身で撮影を行い、数日でバーチャル展示を実現できるため、顧客サービスの向上・業務効率・コスト削減を同時に実現しています。」と職員は語る。
また、業務プロセス改善の観点についても、「システム導入前では、展示にかかわる数万点の資料が各業務担当の個人PCに保管されており、バラバラに保管されていたため、情報共有ができず、また、資料が紛失してしまうといったケースがありました。システム導入後には、資料の一元管理、情報共有が容易にでき、資料の紛失も無くなりました。展示に関する資料準備と保管作業の効率が大幅に改善され、管理コストや手間の削減も実現しています。」と職員は語る。

未来

スマートデバイスやWeChat等のSNS連携で、さらなる顧客サービスと業務効率の向上を目指す。

「今後もお客様へのサービス向上と、スマートな管理システムに注力したいです。例えば、スマートフォンなどと融合した博物館用のナビゲーションシステムや、観光客向けガイドなど、多様化する顧客ニーズと博物館の管理面を両立できるシステムを構築したいと考えています。さらに、展示企画に関するスケジュール管理や情報共有をさらに促進し、ワークフローにも取り組みたいと考えています。他にも、WeChatなどのSNS通知なども取り入れ、さらなる業務効率の向上を実現していきたい。」と職員は語る。
また、今回のシステムアドバイザーは「展示物は、湿度・温度・照明などセンサーと組み合わせた展示物管理も重要な側面であり、IoTの活用についても今後のテーマである。」と今後のシステム拡張に関する期待を語った。

基本情報

導入パートナー 成都楷碼信息技術有限公司(成都楷碼)

事前にお客様からいただいた重要な情報を分析し、intra-martをベースに「博物館総合管理システム」パッケージを開発しました。博物館のシステムは要求から実現までの期間が短いため、対象業務を実現できるパッケージと、短期間でカスタマイズができる柔軟な基盤が重要であり、intra-martが適していました。特に政府系のシステムとして重要だったのは、システムの安定性と安全性の2点です。安定性の面では、一からすべての機能を開発する必要が無く、開発品質を保ちながら短期間での開発を実現することができました。特に開発生産性に関しては、スクラッチ開発の10倍近くの生産性があると考えています。安全性の面では、権限管理の機能やセキュリティ面が確保でき、政府のセキュリティチェックも問題がありませんでした。
今後は今回の事例をもとに、中国での4000以上ある博物館・美術館の中でシェアを獲得できるよう努力していきます。

成都楷碼信息技術有限公司(成都楷碼)
総経理
劉 新政(リュウ シンジョン)氏

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