実展示とWeb展示の同時公開を実現。
博物館展示に関わる業務プロセスを改善し、業務効率を飛躍的に向上。

金沙博物館は２つの課題が発生していた。
一つ目は、展示物に関する記録を残し、企画展示の業務プロセスが統一されていなかったことだ。
「企画展等を実施する際には、企画、スケジュール管理、セキュリティ、場所とレイアウト、展示品の保管、備品整理など、多くの業務が発生します。その際の業務プロセスは、ノウハウが個人に蓄積されていたため毎回一からやるべきことの洗い出しや企画の検討を実施する必要があり、手間がかかっていました。また、各展示内容の記録や文書の管理も個人管理となっており、後からどんな展示を実施したのかを誰にでもわかるように記録として残すことが重要な課題のひとつでした。」と金沙遺跡博物館の宣伝マーケティング部の職員は語る。
二つ目は、顧客サービスの向上だ。「より多くのお客様に四川省の豊富な文化を観覧いただける工夫をする必要があり、Webからも簡単に展示品を観覧できる仕組みを作る必要がありました。しかしながら、展示物の撮影、加工、発注などを業者に依頼すると１～２週間程度時間がかかり、スピーディなWeb展示は実現できていませんでした。」と職員は語る。

「これまで業者に発注をしてから1～２週間程度リードタイムがかかっていたWebページの公開がシステムの導入で、企画展の展示開始と同時にWeb公開が可能になりました。職員自身で撮影を行い、数日でバーチャル展示を実現できるため、顧客サービスの向上・業務効率・コスト削減を同時に実現しています。」と職員は語る。
また、業務プロセス改善の観点についても、「システム導入前では、展示にかかわる数万点の資料が各業務担当の個人PCに保管されており、バラバラに保管されていたため、情報共有ができず、また、資料が紛失してしまうといったケースがありました。システム導入後には、資料の一元管理、情報共有が容易にでき、資料の紛失も無くなりました。展示に関する資料準備と保管作業の効率が大幅に改善され、管理コストや手間の削減も実現しています。」と職員は語る。

「今後もお客様へのサービス向上と、スマートな管理システムに注力したいです。例えば、スマートフォンなどと融合した博物館用のナビゲーションシステムや、観光客向けガイドなど、多様化する顧客ニーズと博物館の管理面を両立できるシステムを構築したいと考えています。さらに、展示企画に関するスケジュール管理や情報共有をさらに促進し、ワークフローにも取り組みたいと考えています。他にも、WeChatなどのSNS通知なども取り入れ、さらなる業務効率の向上を実現していきたい。」と職員は語る。
また、今回のシステムアドバイザーは「展示物は、湿度・温度・照明などセンサーと組み合わせた展示物管理も重要な側面であり、IoTの活用についても今後のテーマである。」と今後のシステム拡張に関する期待を語った。