帳票を伴う業務のデザイン企画から設計、改訂の運用なども含め、プロセスを見える化。
お客様と企画段階から情報連携することで満足度が向上し、約3割の業務効率化も実現。

トッパン・フォームズ株式会社様

トッパン・フォームズ株式会社は、企業の業務の流れをつかさどる「帳票」の運用管理に関わる課題をデザイン・コスト・運用・保守の4つの軸で捉え、各々に対して最適な改善方法を提供している。その中で、帳票を利用するビジネスの上流工程である「企画立案」や「原稿作成」、「帳票レイアウト作成」、更に「社内の内部承認」など、従来アウトソーサー側に依頼や発注を行う前に必要だった、お客様内部での工程を支援する「シェアコンシェル」をintra-martをベースに構築した。

お客様自身で企画段階の原稿・帳票レイアウト作成を行える支援機能の提供や、お客様の各部署だけでなく会社間を横断するワークフローを活用することで進捗の見える化を行う。また種類が多いだけでなく改訂頻度も高い帳票類を一元管理することで、業務効率化はもとより、お客様との信頼関係を深めることに繋がるシステムになっている。

目次

1.課題
複数の部門が関係する様々な帳票設計の効率化と管理・承認業務の見える化

2.導入
お客様とトッパンフォームズを横断した業務プロセスをワークフロー機能で実現

3.効果
お客様と円滑にコミュニケーションが図れることで顧客満足度が向上

4.未来
お客様とともに新しいサービスを創造

課題

複数の部門が関係する様々な帳票設計の効率化と管理・承認業務の見える化

お客様からトッパンフォームズへ帳票に関する業務の依頼を行う際の入り口は、担当営業への電話やメールなどであり、情報を依頼書としてドキュメント化することがスタートになっていた。帳票はお客様内部の複数部署間を経由することが常であり、関連部門が多岐にわたり、依頼に至る前段階で既に調整や情報共有の負荷が発生していた。設計段階では、お客様内部の複数部署とトッパンフォームズの両社を横断する作業や承認工程が発生し、完成までのリードタイムの短縮が課題となっていた。依頼を受けてから依頼内容を基に帳票レイアウトの改修を行っているため、帳票設計ツールで描きなおした校正紙を何度もやりとりして帳票を作り上げるという、両社共に負荷が高い業務であった。

また、近年、お客様からトッパンフォームズ内部での作業進捗状況を見えるようにして欲しいという要望が増加していることと、多種多様な帳票の改訂バージョンを含めて両社で一元管理する必要性があることから、「シェアコンシェル」に帳票設計機能を付加しWeb化に踏み切った。

トッパン・フォームズ株式会社
営業統括本部
ITソリューション本部長
檜垣 利夫  氏

また、当初はスクラッチ開発を視野に入れて検討していたが、管理・承認業務は「intra-martワークフロー」をベースに、ドキュメント及びリソースの管理は「intra-mart Accel Documents」をベースとしたカスタマイズの採用を選択した。

導入

お客様とトッパンフォームズを横断した業務プロセスをワークフロー機能で実現

「シェアコンシェル」は、2014年度より開発に着手し、2015年8月にワークフロー機能、2015年12月に帳票設計機能をリリースした。さらに2016年3月に様々な業種のお客様に対応するための機能改善を行った。この「シェアコンシェル」を利用することで、お客様が電話やメールでトッパンフォームズに依頼を行う代わりに、システムの記録や進捗が見える状態で、業務の依頼を登録することができる。ワークフロー機能では、新規の起案だけでなく、登録された依頼情報を自動的に転記して起案が行える仕組みとなっており、一連のフローをスムーズに進めることが可能となっている。

ワークフローはお客様とトッパンフォームズを横断したプロセスを設定することができ、業務全体の進捗状況を確認する見える化の効果だけでなく、お客様内部の社内承認プロセスも効率化することが期待できる。

さらに、「シェアコンシェル」で提供する帳票設計機能はトッパンフォームズ独自の帳票設計ツールと連携しており、設計したデザインデータを変換して利用することで、転記ミス防止や設計期間の短縮を実現している。設計した各帳票の煩雑な版管理も課題であったが、「intra-mart Accel Documents」を活用し、多数の帳票の改訂情報共有をお客様と行えるようになった。独自の帳票設計ツールとコンテンツ管理体系が異なっていたため、連携機能の構築には苦労したが、現在、大手金融機関様をスタートとして「シェアコンシェル」を採用いただいており、お客様からも好評だ。

効果

お客様と円滑にコミュニケーションが図れることで顧客満足度が向上

「シェアコンシェル」は、お客様に対するトッパンフォームズの窓口となり、効率的な情報共有を実現できることで、より強い信頼関係を築くことに繋がっている。お客様はトッパンフォームズに依頼した業務がどこまで進捗しているか確認できるだけでなく、帳票の企画段階から製造までのリードタイムが短縮できたことで、より満足度が向上している。

またトッパンフォームズのノウハウを組み込んだ帳票設計機能を提供し、設計作業を共有することで、よりお客様への密接な支援が可能となった。金融機関様では数千種類に及ぶ帳票が利用されており、一般消費者様向けの帳票の新規の企画や改訂が、継続的に常に行われている。法制度に合わせて多種の帳票で内容の改訂が一斉に必要になる場合もあり、「intra-mart Accel Documents」を活用することで、版管理を含めた帳票の一元管理をお客様とトッパンフォームズの両社で行える環境を構築できた。トッパンフォームズは、お客様が更にコア業務に集中できるよう、帳票に関連する業務の効率化やアウトソーシングサービスの充実を積極的に行っていく。

未来

お客様とともに新しいサービスを創造

現在の「シェアコンシェル」は、お客様とトッパンフォームズ間のコミュニケーションが必要な業務の支援を中心に構築されているが、今後はトッパンフォームズ社内で利用している他の業務システムと連携し、帳票設計完了後の社内業務をより効率化させ、お客様からの依頼に対してさらに迅速に対応できるように開発を進める方針だ。

トッパンフォームズは、常にお客様が求めるものをキャッチアップしニーズに合わせた新サービスを提供するために、これまでの印刷紙媒体中心のサービスから紙媒体と電子媒体を融合したサービス開発に注力していきたい考えだ。タブレットやモバイル端末を活用し、お客様の課題を解決できる帳票をその場で設計できるような仕組みや電子帳票提供への連携、クラウドサービス化、さらには東南アジアでの利用も検討しており、弊社には積極的な新機能の開発や、タイ語などの対応言語の充実を期待して頂いている。

トッパンフォームズのお客様のための取り組みは、今後も続いていく。

基本情報

トッパン・フォームズ株式会社

本社
〒105-8311 東京都港区東新橋1-7-3
設立
1955年5月
事業内容
ビジネスフォームやデータ・プリント・サービスなどの分野で培ってきた技術やノウハウをベースに、お客様の情報伝達を最適化する情報管理ソリューションカンパニー。
印刷物と電子ドキュメントの融合や、RFID・ICなどの情報メディア、プリンテッド・エレクトロニクス技術を応用した製品開発など、「情報」を核としたさまざまな事業を展開。
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