自社の成果品を競争力に変える。
高い機密性を保ちながら自社の業務に沿った
使い勝手の良い情報活用の仕組みをintra-martで実現。

お客様先に納品される成果品には、調査データや詳細な設計図面など、多様な技術情報が集約されています。これまで日水コンでは成果品の控え（紙ベース）を全国の各支所で現物保管し、オリジナルファイルは担当技術者が個々に管理する方法をとっていました。
「成果品の控えの約3割はバーコードでデータベース管理されていますが、実際に内容を閲覧するためには、現物を保管先から取り寄せなければならず、非常に非効率的でした。
その上、検索方法も限られており、必要な情報をタイムリーに探しだすのが困難で、せっかく蓄積されている豊富な技術情報を十分に活かしきれていないのが実情でした」と荒井室長は言います。
さらに、増え続ける成果品に対し、倉庫や専用ラックなど保管スペースのコスト負担も頭の痛い問題であり、早急な対策が求められていました。

こうした状況を受け、2010年に品質管理部門が全社アンケートを実施。その結果をもとに、全国から代表者を集めて委員会を設け、成果品管理システムのあるべき姿について検討を重ねました。
「当社の成果品には、著作権や発注者のプライバシーにかかわる情報が含まれるため、コンプライアンスの観点から、公開・非公開についての厳密な管理が必要とされます。その一方、現場ではオリジナルファイルまで含めた自由度の高い検索・照会機能が求められており、この両方の要件を満たすシステムを構築することが我々の使命でした。また現場担当者の負荷を少なくするため、成果品の登録作業が容易であることも、はずせないポイントでした」（荒井室長）。
情報企画部では当初、市販の文書管理パッケージソフトの利用を考えました。しかし、成果品にはエクセルシートやCAD設計図面、画像データなどのオリジナルファイルが複数付随しているため、扱うデータ量が大きく、単純な文書管理というよりはワークフローを伴うような業務管理に近い処理が必要です。一般的な文書管理パッケージには、成果品とオリジナルファイル群を関連づけて管理できるような機能は搭載されておらず、また、利用権限の詳細な設定もできませんでした。
総務本部情報企画部　部長の簗瀬和明氏は、次のように振り返ります。
「パッケージに手を加える方法も考えましたが、カストマイズのボリュームが大きくなり過ぎて現実的ではありませんでした。もはやゼロからスクラッチ開発しかないかと考えていたところ、システム基盤であるintra-martという手法を使えば、パッケージの利点を活かしつつ、当社のニーズに合わせた準オリジナルな成果品管理システムの構築が可能であることがわかり、検討の結果、intra-martを採用することにしました」。
プロジェクトの基本情報を管理しているLotus Notesとのデータ連携が容易な点や、統合基盤としての将来的な拡張性も、intra-mart採用の決め手となりました。

成果品管理システムは、テスト運用を重ねた上で、2012年春から本格的な運用が開始されました。荒井室長は今回のシステム導入に大きな期待を寄せています。
「成果品やオリジナルファイルがデータベース化され、自由に検索できるようになることで、情報の参照等は間違いなく増え、開発生産性が大幅に向上すると考えています。それだけでなく、自社の実績を把握することは、営業面での競争力強化にもつながります。水環境関連事業という限られた市場でこれからの競争を勝ち抜いていくためには、分散するナレッジを全社で共有し、会社としての技術力・営業力を高めることが必須であり、今回の成果品管理システムが、その第一歩になると捉えています。」
今後は、関連するさまざまな資料や情報をリンクさせて、intra-martをユーザーにとってのポータル的な存在にしていきたいと考えており、すでに技術研究開発の成果や、専門図書類のデータベースの取り込みの検討を進めています。将来的には、対象となる情報の所在やシステムの違いを意識せず、intra-mart上で自由に横断的に社内外の技術情報が照会できるようになり、それが社員同士のコミュニケーションの活性化にもつながるよう、機能の拡充を図っていくとのことです。