intra-martでワークフローおよび、
顧客に価値を生む販売管理プラットフォームを構築

今回は、BPRプロジェクトとして工数も多く、一度に販売管理システムのすべてを開発・リリースするのは難しいことから、フェーズに分けて順次リリースを進めている。まず、PoCを兼ねて小さな二つの機能をintra-martでスクリプト開発し、19年1月に稼働させた。同年8月には、人事パッケージから人事情報をIM共通マスタに取り込み、一元的に管理する仕組みを構築。これにより、異動に際して手入力せず、履歴を備えた社員情報、組織情報、役職情報を自動的に反映し、統合管理できる仕組みが完成した。
さらに、21年1月に出庫を伴う商品（不動産店舗で使用する店頭業務ツールなど）の受注機能、在庫管理、棚卸機能をリリースした。今は、基幹サービスの一つである物件情報についても対応を進めている最中だ。

「販売管理に在庫管理の機能がなかったことで、情報をタイムリーに反映できなかったという課題も、これからは受注と同時に在庫の引き当てが行われるので、リアルタイムに在庫情報を提供できるようになりました」と平戸氏はメリットを語る。ECショップ「アットホームショップ」からの注文は、以前は人がデータを打ち直していたが、データ連携でその必要が無くなり、手間の削減と共に打ち間違えもない。

また、社内便で紙の書類を関係部署や各営業所に送っていたものも、ワークフローの導入によってリードタイムが丸2日短縮するなど、情報共有のスピードが格段に向上している。
ワークフローの導入で紙を廃止した業務が増えたことで、テレワークでも十分に業務を回していけるようになり、出社率の削減にもつながっているという。

「業務が異なっていても、必要とするデータは同じというケースは少なくありません。以前は各部署がそれぞれデータを保有していたため重複することがあり、最新データがどれか分からないこともありました。それが一元化したことで、必要なデータに容易にアクセスできるようになりました」と北川原室長は振り返る。

業務プロセス自体の改善も進む。ワークフローによる新しい業務フローと販売管理ルールの構築に関して、部署間で共通認識を持つことにより、非効率な運用を生まない環境が実現できるようになってきたという。共通基盤化で、現場にはマクロによるやり方ほどの自由度はなくなったが、あえてシステム側に業務を寄せることで標準化を進めていった。

平戸氏は、「社内の合意形成には苦労しましたが、結果として、属人化からの脱却など、運営体制の効率化も進み、お客様に価値を生む活動にリソースを集中できるようになります。また、個別に構築していた社内システムの一部が統合したことで、今後は、システムコストの削減にも寄与できると考えています」と語る。

同社では、今後も他のシステムについても順次リリースしていく予定で、現在は基幹サービスの一つである物件情報（ファクトシート）についても、本システムでの対応を進めている最中だ。物件情報に関する事業は創業以来、同社の柱となる事業であり、加盟店の方々に向けていち早く最新情報を提供できる仕組みを整備していく。

販売管理システムとは別のプロジェクトとして、intra-mart の基盤上で直観的な操作でWebアプリケーションを簡単に作成することができるIM-FormaDesignerを活用した業務ワークフロー機能の開発も進めている。これはRPAの仕組みも取り入れてメールの情報を取り込み、自動処理できるようにするもので、ペーパーレス化を狙いとしている。
「まだ、社内に紙ベースの業務は多く残っていますが、紙からデジタル化への転換を進めることで、全社におけるビジネスの加速にも寄与できます」と北川原室長は展望する。