BPMツール「IM-BIS」とルールエンジンを活用して複雑な業務の自動化に成功「システム化ができない業務」という常識が変わり、業務改革とコスト削減策に新たなアプローチが生まれた

ネットワークサービスを提供するには、通信設備を備えつけてネットワークを作る建設工事が必要だ。最近は、トラフィック増に対応するため、ネットワーク高度化のための工事が頻繁に行われる。 　建設工事の準備作業とは、工事設計情報やネットワーク設定情報などをもとに、通信機器に入力する設定ファイル（Config）や工事手順書などを作成する作業である。
工事手順や通信機器の設定は、装置の種類・メーカー・機種・バージョン、利用目的や組み合わせによって異なる。担当者は、膨大な設備系データベースから、工事基本情報、アドレス情報、装置実装情報、ネットワーク構成情報など、必要な情報を抽出する。さらに、たくさん用意されている「ひな形」から当該案件に最も適合するものを選び、図面情報、工事基本情報などをコピー＆ペーストしながら、設定ファイル（Config）や工事手順書などを作り上げる。
設定ファイル（Config）は1 万行に及ぶこともある。その1 カ所が間違っていても、通信機器は正しく機能しない。そこで、担当者が約9 時間かけて作成した後、複数人が同様の手順を踏んで隅々までチェックする。ここで延べ約12 時間加わる。つまり1 件の工事準備に、合計約21 時間かかるのだ。しかも、通信機器の汎用化が進み、バージョンアップが頻繁に行われて、設定ファイル（Config）の設定はますます長大化・複雑化の様相を深めている。

NTT コミュニケーションズはこれまで、手作業を自動化するためのツールとして、TASCOOLType Ⅰを社内開発していた。操作したとおりの手順を記憶して、そのとおりに作業を実行するツールである。しかしこのツールは、複雑な条件分岐などを伴う業務のシステム化には適さなかった。

【TASCOOL専用サイト】
http://www.tascool.com/

そこで、知識と経験に基づいて判断しながら進める工事準備作業は、IM-BIS とルールエンジンを中心に用いてシステム化することにした。intra-mart が、同社におけるTASCOOL Type Ⅱという位置づけである。また、開発したシステムを適用するモデル現場として、仙台OCNセンタに白羽の矢を立てた。設定ファイル（Config）や工事手順書などを作成するビジネスルールは、実は、分厚い紙のマニュアルに記載されている。まず、イントラマート社のSE が、紙のマニュアルをビジネスルール化して、適切なひな形を自動選択するルールエンジンと、工事情報を順番にコピー＆ペーストして番号の順送りなどを実行する置換エンジン、そして、これらをベースに動くワークフローの基本形を開発した。次に、IM-BIS とルールエンジンを仙台OCNセンタへ持ち込み、同センタの現場担当者が、画面設計・フロー設計に取り組んだ。

「最初、準備作業をワークフロー化しようと言うと、現場は非常に不安がりました。しかし、紙のマニュアルを順次ルール化して、ワークフローが目の前で少しずつ動き出すと、現場担当者のほうがどんどんのってきたのです。IM-BIS はノンプログラミングツールなので、2 ～ 3日使えば、操作を覚えてしまいます。いつの間にか、現場の作業者が、自分で新たなフローを設計するようになっていました」と出口氏は語る。

「机上のシステム開発で終わることなく、現場でチューニングできる」。複雑な業務のワークフロー化と確実な利用を実現するうえで、これも重要なポイントである。

工事準備作業のワークフローは、2013 年10月、仙台OCNセンタで運用が始まった。「アジャイル開発の手法を用いたため、開発期間は実質3 カ月」と出口氏は胸を張る。
IM-BIS とルールエンジンを用いることで、ひな形選択や、必要な情報をコピー＆ペーストする反復作業は、ほとんどが自動化された。複数人が行うチェック作業もシンプルになった。しかも、自動化した業務では、コピーミスや見落としが発生しない。1 万行に及ぶ設定ファイル（Config）が、ミスなく自動生成される。1 件につき延べ21 時間かかっていた準備作業は、7 時間で完了するようになった。

「このワークフローを社外へ外注してスクラッチ開発したら、軽く見積もっても1 億円かかったでしょう。だから、『システム化できない』と言われていたのです。ところがintra-martを使ってみたら、作業の端から端まできちんとワークフロー化できました。社内では、いままであきらめていた業務を、『これもシステム化できないか』とみんなが聞いてくるようになり、目の色が変わってきています。複雑な業務がシステム化できた、革命ができた。これが今回プロジェクトの最大の効果です」と出口氏は言う。

ロジック化したビジネスルールは、ライブラリとして再利用していくことができる。類似業務に対しては、すでにあるルールエンジンを活用して、より安く、より速く、業務のシステム化を展開していけるのだ。
工事準備のワークフローは今後、対応機種や利用拠点を拡大していく。また、IM-BIS とルールエンジンを用いたワークフロー化・自動化は、NTT コミュニケーションズ社内で、すでに複数プロジェクトが動き出している。
「設定ファイル（Config）や工事手順書などを作るのに手間がかかっている部署は、NTTグループ全体では、ほかにもたくさんあります。また、intra-mart の多言語対応を活用して、利用を海外にも広げて行きたい。今回のプロジェクトは、数千万円から数億円のコスト削減につながっていくと思いますが、利用を広げれば広げるほど、コスト削減効果は大きくなるのです」と出口氏は意気込む。

建設工事の準備作業にとどまらず、「情報の流れの交通整理を人間がやっている」といった人間系の業務は、どの企業にも多数存在する。こうした「システム化に馴染まない業務」に風穴を開ける道が開けたのだ。
「システム化される領域と、人の作業の領域との境界線がこれからは変わります。IM-BISとルールエンジンの組み合わせは、それほどに大きな可能性を持っているのです」と出口氏は強調した。