中国上海市に本社を構える佳能光学設備（上海）有限公司（以下、キヤノン光学設備）は、半導体や液晶画面を製造する産業機器の販売を手掛けている。2002年の設立以来、年々事業規模を拡大し、現在は従業員数が約500名、出先拠点は営業所を中心に中国国内に19ヵ所を構えるまでに成長している。同社の「intra-mart®」の導入は2012年に遡る。当時、従業員規模が100名を超え、紙の帳票と印鑑を用いた承認の“スタンプラリー“が日常的に行われていた旅費・経費精算業務の効率化を目的に採用した。このペーパーレス化に始まったキヤノン光学設備によるintra-martの利用は、2020年5月のバージョンアップを経て、キヤノングループの厳格な内部統制に基づくガバナンス強化を実現すべく、現在はサプライヤーや顧客の管理業務から購買業務にまで、その活用の幅を拡げている。

課題

事業の成長と企業規模の拡大に伴い、内部統制強化と組織変更に柔軟に対応できるシステムへの刷新が必要に

申請者がエクセルで作成した帳票を紙でプリントアウトし、承認者が押印して次の承認者に回付する業務プロセス。日本同様に印鑑文化が根強く残る中国では、社内の様々な業務の申請・承認において、今もこうした押印のスタンプラリーが決して珍しくない。

2012年、拠点の拡大と人員の増加に伴い、キヤノン光学設備は旅費・経費精算業務における同様の業務プロセスで大きな課題を抱えていた。当時、経理担当として財務・会計システムを日常的に利用していた呉管理部副部長は「各拠点の支払処理は全て上海のヘッドクォーターに集中していたため、紙に記載した金額の目視による最終確認や手動でのデータの転記処理に膨大な時間を要していました」と振り返る。また、紙の帳票は履歴を残しづらく、回付途中で紛失する可能性もあるため、内部統制の観点から早急なシステム導入によるペーパーレス化が目下の課題だったという。

佳能光学設備（上海）有限公司管理部　副部長呉俊昕　氏 — 佳能光学設備（上海）有限公司
管理部　副部長
呉俊昕　氏

intra-martをシステム基盤として旅費・経費精算システムを構築以後、紙の帳票を廃して完全にペーパーレス化し、業務プロセスのデジタル化によって証跡を残すことで前述の課題は解決した。さらに財務・会計システムとも連携し、金額の照合や転記処理に費やす時間の大幅削減も実現し、業務効率化と内部統制強化の双方で成果を収めた。

ところが、嬉しい悲鳴ながら事業はその後も急成長を続け、拠点数と従業員数はさらに増加し、それに伴い組織変更が多く一段と複雑になってきた。いきおい、他のシステムで管理する人事や組織のデータを連携するとともに、より柔軟に承認フローを変更でき、必要に応じて画面作成を内製化でスピーディに実行できるシステムに刷新することとなった。

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基本情報

佳能光学設備（上海）有限公司

所在地: 上海市南昌路45号城匯大厦18階
創業: 2002年
事業内容: 半導体機器、液晶機器、コンポーネントの販売
URL: http://www.canon-ie.com.cn/

導入パートナー　日鉄軟件（上海）有限公司

近年、中国のインターネット産業は急速に発展しており、従来の紙を中心とした各種業務の書類も徐々に電子化されています。「intra-mart Accel Platform」は、既存業務への適合性や実現性、拡張性が優れており、キヤノン光学設備様の要望に柔軟に対応できると実感しました。中国において日系企業が発展する段階の実際のニーズを捉え、中国の新しい技術を利用しながら、今後もお客様の業務管理の効率改善や会社のルールに則した規範化に役立つシステムを提供して参ります。