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RPAツールとは?メリットや活用事例、無料ツールを一挙に紹介します

RPA

RPAツールとは、RPA、つまりRobotic Process Automation(ロボティック プロセス オートメーション)を実現するためのシステムのことです。

そもそも、RPAとは、ロボットの活用によって業務を自動化しようという取り組みのことです。ルールエンジンや人工知能(AI)、機械学習などを活用して、大量の業務や定期的に発生する業務、繰り返し発生する業務を自動化することができます。

本コラムでは、RPAツールのメリットや活用事例、無料ツールなどをご紹介いたします。

 

1. RPAツールでできること

RPAツールを活用することで、主に次の3つの業務を自動化することができます。

定型書類の自動作成

毎月、定例で発生する報告書類などの作成は、目立たない地味な作業ですが、手間と時間のかかる、負荷の高い業務です。

日報や月報、システムのログレポートといった定型の報告書など、書類の作成をRPAツールで自動化することが可能です。データベースなどを参照して、定型フォーマットに自動入力してくれます。
作成に当たり、担当者から入力が必要な項目が埋められていない場合などは、入力を促す通知を出すこともできます。

交通費精算のチェック

交通費精算業務においては、交通費精算に特化したツールや、ワークフローシステムの導入・活用によって、業務負荷を下げることができますが、この場合、申請された内容が適正かどうかなどをチェックするのは担当者の業務となり、部分的に負担が残されたままでした。

RPAを活用すれば、たとえば、申請された経路が最安値のものかどうか、定期券を発行する場合、申請区間と合っているかどうかなどをRPAがチェックし、適正でない場合は否認してエラーリストを作成するといった業務まで自動化が可能です。

勤怠データの集計・報告

勤怠管理業務においても、多くの企業では、勤怠管理システムなどをすでに利用しているかもしれません。それでも、担当者は月末に入力漏れを修正したり、そのために各従業員に確認を行ったり、残業や休日出勤、出張などのイレギュラーなケースは人手によるチェックが必要だったりと、締め日の作業は煩雑になりがちです。企業によっては、同一の担当者がそのまま振込作業まで行わなければならないケースもあるでしょう。勤怠管理システムが未導入の企業であれば、勤怠データを収集するところから作業が発生し、負担はさらに大きなものとなります。

これらの作業をRPAに登録しておけば、勤怠データの収集から勤務時間の集計、問題があった場合の記録までを自動化できます。

 

2. RPAツールのメリット

上記をご覧いただいても十分にRPAのメリットが伝わったかと思いますが、ここで改めてRPAのメリットを整理してみましょう。

人材不足の解消・人件費の削減

それまで人手で行っていた業務をRPAで代行できるようになれば、より少ない人数で同じ業務量をこなせるようになります。このため、企業などが抱えていた人材不足を解消できたり、新たに人材を補充せずにより多くの業務をこなせたりするようになり、人件費の削減につながります。

業務効率化

人手による作業には、イレギュラーな対応が求められる場合に、その場で柔軟な判断を下せるなどのメリットもありますが、繰り返しの単純作業などではミスをしてしまうこともあり、正確性という点ではRPAに勝てません。RPAの活用によって、ミスなくスピーディな業務遂行が可能になり、業務効率化を実現できます。

RPAはまた、人と違って24時間365日稼働させることも可能です。タスクを完了させるためにかかる時間を短縮することができますので、その点でも業務効率化につながります。

生産性向上

RPAの導入・活用によって、それまで従業員が時間をさいていた業務をRPAに任せられるようになり、従業員は人にしかできない創造的な業務やイレギュラーな対応などに注力できるようになります。

また、業務改善を実施する際にも、多くのRPAツールはプログラミングの知識やスキルを必要としないノーコード開発ツールであるため、現場の担当者が改善に合わせて素早く変更できます。この点でも生産性向上につながるでしょう。

【関連記事】
ローコード開発・ノーコード開発の違いは?導入の注意点も紹介

 

3. RPAツールの活用事例

では、RPAツールは具体的にどのように活用されているのでしょうか?
ここでは、自治体、住宅業界、不動産業界における活用事例をご紹介いたします。

自治体での書類入力業務をRPAで効率化

多くの自治体で抱える課題として、公共施設の老朽化や住民の高齢化が挙げられます。こうした中で、住民のライフスタイルは多様化し、よりきめ細かなニーズに合わせて行政サービスを提供することが求められています。

ある地方自治体では、こうした課題を解消するべく、人材を増強したい希望を持ちながら、少子高齢化により人材確保が難航していたといいます。また、市民からの申請への対応業務では、繁忙期の職員の残業が問題になっていました。

そこで、RPAとともにAI搭載型のOCRを導入。実証実験として、住民からの非定型なフォーマットによる申請をOCRで読み取り、RPAでデータ化したり、異なる複数のネットワークをまたいでの入力をRPAで自動化したりしたところ、約50%の業務削減に成功したといいます。

ハウスメーカーでWebサイトからの資料請求をRPAで効率化

注文住宅を施工するハウスメーカーでは、Webサイトからユーザーに一括で資料請求させるポータルサイトへ掲載しているケースも多いでしょう。こうしたポータルサイトへは、一度、出稿すれば大勢のユーザーに見てもらえる大きなメリットがあります。ただ、膨大な資料請求や問い合わせを受け、既存の人員では対応し切れないという事態に陥ることもあります。

あるハウスメーカーでは、上記のようなポータルサイトへの掲載後、資料請求希望のリストをダウンロードし、資料を発送するまでの業務を人の手からRPAへ移行することで、人員を増やさずに対応することに成功しました。

経理部門での申請内容のチェックや転記に活用

経理部門で行う、従業員や取引先への経費精算は、経費精算システムを活用していたとしても、領収書と申請内容を突き合わせてのチェックなどがあり、手間のかかる業務です。また、経費精算システムと基幹システムで連携できないケースでは、データの入力作業も発生し、手間がかかる上に入力ミスなどの懸念もあります。

RPAを活用することで、上記のようなチェック業務やデータの受け渡しも含めて、作業を自動化することができますので、ミスを発生させることなく、省力化が可能です。
BPM※と連携すれば、最終の処理までもカバーできます。

※BPM…Business Process Management(ビジネスプロセス管理)

【関連記事】
BPMツールとは?業務改善に効果を発揮するBPMツールを比較

 

4. RPAの無料ツール

最後に、無料で利用できるRPAツールを5点、ご紹介いたします。

UiPath Automation Cloud

RPAのリーディングカンパニーであるUiPath社は、RPAツール「UiPath Platform」を提供しており、その無料版がコミュニティ向けの「UiPath Automation Cloud」です。
UiPath社は、ルーマニア発のRPAに特化したソフトウェア企業で、現在は米国ニューヨークに本社を構えています。

開発、実行、管理統制の3つの機能を、それぞれ「UiPath Studio」「UiPath Orchestrator」「UiPath Robot」の各ツールが担っています。

オンプレミス版、クラウド版が用意されており、無料版のほかに有料版もあります。有料版にも60日間の無料トライアルが付いています。

Microsoft Power Automate Desktop

Microsoft Power Automate Desktopは、Microsoftが2021年3月に提供を開始したRPAツールで、Windows10、Windows 11のユーザーは無料で利用できます。MicrosoftはRPA分野では後発組で、2019年に旧製品である「Microsoft Flow」に機能追加を行い、「Microsoft Power Automate」へ名称を変更しました。無料版のほか、有料版も3種類、用意されています。

Microsoft Power Automate Desktopは、プログラミングを一切行わずに自動化の設定が行えるノーコード開発ツールでもあり、400種類以上のアクションが用意されており、自動化したい組み合わせを選択するだけでフローの設定が行えます。

もともと使いやすいツールですが、使い方の習得に当たり、Microsoft公式の数多くのeラーニングを利用することができます(POWER AUTOMATE 用 MICROSOFT LEARN)。

Windows10、Windows 11のユーザー以外でも、公式サイトに90日間の無料トライアルが用意されていますが、2021年12月現在では日本語未対応のため、英語を読み解く必要があります。

Automation Anywhere Community Edition

Automation Anywhere Community Editionは、米Automation Anywhere社が提供する無料のRPAツールです。Webベースで提供されているため、どこにいても利用できる点が特長です。WebベースのRPAツールは、同社が開発・提供したのが世界で初めてだといわれています。

有料版も提供されており、無料で使えるAutomation Anywhere Community Editionは利用できる端末数が5台まで、処理/アップロードできる機能が制限されたもので、ユーザー数が250未満の小規模事業者や、学生向け。

有料版も1ヵ月間の無料トライアルが用意されており、フルサポートが付いています。日本法人があるため、日本語対応でのサポートを受けられる点がメリットです。
自動化・業務効率化に関するオンラインセミナーも随時、開催されています。

マクロマン

マクロマンは、コクー株式会社が提供する国産の無料で使えるRPAツールで、何名まででも無期限で無料で利用できます。ダウンロード、インストール方式で利用するソフトウェアのため、インターネット環境がない場所でも利用できます。

「データ入力」「データ集積と分析」「データ照合」「メール受信・送信」「情報検索」の5つの業務タイプが想定されています。

使い方の習得にはオンラインマニュアルが用意されているほか、ユーザーコミュニティで疑問を解消することができます。eラーニングの用意は特にありません。

ツールの利用は無料ですが、サポートを利用したい場合は有料で提供されています。サポートには、遠隔による「専任サポート」、日単位での現地派遣される「スポット派遣」、常駐でサポートしてもらえる「フルサポート」の3プランが用意されています。

Robotic Crowd Agent

Robotic Crowd Agentは、株式会社チュートリアルがWebベースで提供する、国産の無料で利用できるRPAツールで、2019年6月にリリースされました。Webベースなので、どこにいても利用でき、テレワークとの親和性も高いです。

使い方は、RECボタンをクリックした後、自動化したい操作を行って登録し、終わったらSTOPボタンをクリックするだけと簡単です。
GmailやGoogle Driveのほか、Dropbox、Slackなどとの連携が可能です。

有料版も提供されていますが、RPAの稼働中にブラウザをアクティブにしておかなければならない点を除けば有料版と同じ条件で利用できます。
無料版も、カスタマイズやサポートは有料です。

 

5. まとめ

RPAツールを活用すれば、定型業務、定期的に発生する業務、大量な業務をロボットに任せられ、手が空いた分は、人にしかできないもっと重要な業務に当てることができるようになります。

上でご紹介した無料ツールを含め、数年前までは選択肢の少なかったRPAツールも、さまざまなタイプが出揃っています。

未導入の企業様は、ロボットが代行できる業務で残業になっている部門がないかどうか、社内を一度、見渡してみてはいかがでしょうか。

 

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