AIと何が違うの？今更聞けないRPA徹底解説

長時間労働の是正や人材不足などを背景に、企業では業務効率化による生産性の向上を求める動きが強まっており、従来の人間による作業に代わるものとしてロボティクスの導入を検討しているという企業が増えてきています。なかでも注目を集めているのが「RPA」と呼ばれるツール（または手法）です。しかし、RPAの導入によって業務の効率化や省力化が可能になると話題になってはいるものの、RPAの内容についてはあまりよくわからないという人も少なくありません。また、ロボティスを利用しているために「AI」と混同されることもあります。この記事では、RPAの特徴や導入する際に押さえておきたいポイント、AIとの違いなどについて詳しく解説していきます。

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1. RPAとは？

「RPA」とは「Robotic Process Automation（ロボティクスプロセスオートメーション）」の略で、ロボットによる業務自動化を指します。これまでは人間が行っていたバックオフィスの業務を代行することが多く、「デジタルレイバー（Digital Labor）」あるいは「仮想知的労働者」と呼ばれています。従来のシステムのオートメーション化とは全く発想が異なるもので、人間が実際に行う業務の処理手順を高い精度で再現できることがRPAの特徴です。そのため、業務処理の範囲は特定のソフトウェアだけに留まらず、ブラウザやクラウドなどのさまざま種類のアプリケーションを横断して処理することが可能になっています。

一定のルールやフローが確立していれば、ほとんどの業務に対応することができます。また、ロボットであるために人間の作業よりもはるかに正確であるということも特徴のひとつです。なんらかのトラブルが発生しても、ルールを書き換えるなどの柔軟な対応が可能です。適応力も高く、さまざまな業務に合わせてカスタマイズしていくことができます。

2. RPAとAI

RPAと似たものに「AI」があります。AIとは「Artificial Intelligence」の略で、「人工知能」と訳されています。両者はロボティクスを利用して業務を行っていくという点ではたしかに共通していますが、目的や働き方はかなり異なります。RPAはあらかじめ処理手順などを定義したうえで自動処理をおこなっていくものです。つまり、人間がデスクトップ上で行う作業を定められたルールに基づいて再現するということです。ルールについては人間が設定するため、RPAはそれに従って動くことになります。

一方、AIは内部データを参照してシステムがその都度判断していくというものです。つまり、自己学習機能を備えた自律的な存在なのです。蓄積されたデータを分析することで、さらに次の判断に活用していくことができます。システム自身が判断し、さらに判断ルールを更新していくというのがAIの大きな特徴です。

もちろん、RPAとAIは対立するものではありません。業務の自動化という観点からは、むしろ同一線上にあるものともいえます。企業における業務のほとんどを自動化する「インテリジェント自動化プラットフォーム」の構想では、RPAとAIは協働すべき存在なのです。

3. RPAのメリットや導入効果

RPAを導入して定型作業などを自動化することで、日本企業の課題となっている人手不足を乗り切ることが期待されています。人手不足の解消には、海外を含めた業務のアウトソーシングが有効な手段と考えられていました。しかし、アジア諸国でも急速な経済発展で人件費が高騰し、既にこの手法は期待できなくなっています。そこでRPAが脚光を浴びることになりました。RPAは単純作業だけでなく、かなり高度な事務作業も自動化できるため、容易に人手不足を解消できるというメリットがあるのです。

また、RPAはホワイトカラーのワークライフバランスを整え、働き方改革を推進できるというメリットもあります。事務作業の一部をRPAの導入によって自動化すれば、従業員の残業などを大幅に削減できるからです。子育てや介護で長時間働けないという人も自分のペースで仕事ができるようになり、企業は多様な人材を確保できるようにもなります。

もちろん、コスト削減という導入効果も期待できます。特にExcelなどへの入力やコピー&ペーストのような単純作業は、真っ先に自動化することができます。人件費を大幅に圧縮できるうえに、短い作業時間で正確な業務が遂行されます。

4. RPA導入のポイント① 適用範囲

RPAは現在のところ定型業務の自動化が適用範囲となっています。キーボードやマウスなどの作業をシミュレートすることから始まったという開発の経緯もあって、人のパソコン作業を自動化することが得意分野です。そのため、「電子データからシステムへの登録作業」に適用することができます。ビジネスでやり取りされるExcelやPDFなどの注文書を、社内システムに登録するような作業です。次に、「システムをまたいだデータ登録作業」が挙げられます。外部の関連会社のシステムから送られた情報を社内のシステムに転記・登録するような状況です。社内システムと社外システムの画面フォーマットが異なっている場合でも、RPAは人間同様に認識して処理をすることが可能です。もちろん、社内でシステムが異なるような場合でもRPAの活躍が期待できます。そして「Webサイトからの情報収集作業」にもRPAが適用できます。インターネット上に公開されている特定商品などの情報を、複数サイトから収集するようなこともできるのです。マーケットの分析などを短期間かつ低コストで実現することが可能になります。従来のように大掛かりな専用システムの開発も不要になり、ビジネス展開のスピードもアップします。

5. RPA導入のポイント② 導入目的や目標の明確化

RPAを導入したからといって、すぐに成果が上がるわけではありません。導入する目的や目標をあらかじめ明確化しておくことが必要です。そうでないと、RPA導入に不可欠な「オペレーション戦略」を組み立てることができないからです。RPA導入によってどのような価値を生みたいのか、明確なビジョンを描いておくことが何よりも大切です。

6. RPA導入のポイント③ 自動化する業務の選択

企業がRPAを導入して最大の効果を得るためには、業務オペレーション全体を俯瞰したうえで自動化する業務の選択を行う必要があります。なぜなら、一部分だけに特化して業務の効率を向上させたとしても、ほかの部分の作業が遅ければ全体の作業スピードは変わらないからです。もちろん、特定の部門だけのコストダウンを目指すというケースもありますが、長期的な視点からみれば賢い方法とはいえません。企業全体における各部門の役割を整理することが大切です。将来的に業務全体をインテリジェント自動化プラットフォームに置き換えるのか、当面は一部の定型作業の自動化に留めるのかをあらかじめ決定しておく必要があります。

RPAの特性に注目して業務を選択するのであれば、「単純な入出力」「定期的な処理」という定型化しやすい作業が自動化に向いています。発注作業や顧客データ管理などの、いわゆる「バックオフィス」部門が最初に自動化しやすい業務といえます。RPAにAIのような「判断」を行うことは不向きなため、営業や部門の意思決定には向いていません。しかし、それらの補助的な作業については非常に優秀なアシスタントとなる可能性があります。そのためにも、業務プロセスを「作業」と「判断」に分解し整理しておくことが大切です。

7. RPAの導入により企業がどのように変わるのか

RPAの導入によって業務の効率が上がれば、「人手不足の解消」と「ワークライフバランスの実現」という二つの問題が同時に解決することになります。コストダウンも自ずと達成されるため、企業の魅力を劇的に向上させることが可能です。優秀な人材の確保や、マーケットにおける企業の評価の向上などにつながり、企業経営の好循環を期待することができます。

8. まとめ

このように、RPAには企業価値を向上させるさまざまな魅力があります。AIとは違った特徴があり、適切な使い方をすることで大きな効果を発揮します。バックオフィスの定型事務作業の自動化などは既に多くの企業で採用されている技術です。業務の効率化や人手不足の解消を考えているのであれば、RPAの導入を検討してみることをおすすめします。