脱ハンコとは？メリット・デメリット、推進するステップを解説

脱ハンコとは、紙の書類への押印文化を廃止し、デジタルな手段に置き換える取り組みのことです。業務の効率化や生産性の向上など、脱ハンコにはさまざまなメリットがあります。

とはいえ、脱ハンコにはデメリットや注意点もあるため、「メリット・デメリットを知ってから脱ハンコを進めたい」といった方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、脱ハンコとはどんな取り組みなのか、メリットやデメリットについて解説します。脱ハンコを推進するための具体的なステップも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

脱ハンコとは

脱ハンコとは、紙の書類に物理的な印鑑を押す慣習を廃止し、電子署名や電子契約システムなどのデジタル手段に置き換える取り組みのことです。これにより、紙のやり取りや郵送の手間がなくなり、業務効率やスピードが向上します。

日本では古くから契約書や申請書などに押印を求める文化が根付いてきました。しかし近年、デジタル化や働き方改革の推進により、従来の押印文化を見直す「脱ハンコ」の動きが広がっています。コロナ禍を契機にリモートワークが普及したことで、印鑑を押すためだけに出社しなければならない非効率さが課題視され、一気に脱ハンコの必要性が認識されました。

政府も行政手続きにおける押印の廃止を進めており、民間企業にも同様の流れが浸透しています。脱ハンコは単なるペーパーレス化の一環ではなく、企業のDXを加速させる重要なステップといえるでしょう。

脱ハンコのメリット・デメリット

脱ハンコには多くのメリットがありますが、一方でいくつかの課題や注意点も存在します。ここでは脱ハンコを進めるうえでのメリットとデメリットをそれぞれ確認しておきましょう。

脱ハンコのメリット

脱ハンコの主なメリットとしては、以下の3点が挙げられます。

業務効率化・生産性の向上

紙の書類に押印する場合、作成・印刷・押印・郵送・保管といった手間がかかります。とくに承認プロセスが複数人に及ぶ場合、担当者の出社や物理的な書類の移動が必要であり、業務スピードを阻害していました。

脱ハンコにより電子署名やワークフローシステムを導入すれば、オンライン上で即座に承認が完了し、業務時間を大幅に短縮できます。これにより生産性が向上し、従業員はより付加価値の高い業務に時間を使えるようになるでしょう。

コストの削減

紙の使用量や印刷代、郵送費、物理的な書庫スペースなど、ハンコ文化を支えるためには多くのコストが発生しています。脱ハンコによって書類を電子化することで、これらのコストを削減可能です。また、文書管理の自動化や検索性の向上により、探すための時間的コストも減少し、企業全体での経済効果は非常に大きいといえるでしょう。

コンプライアンス強化

紙の書類では、改ざんや紛失といったリスクを完全に防ぐことは困難でした。電子署名や電子契約システムを導入すれば、誰がいつ承認したかの履歴が自動で記録され、透明性と信頼性が高まります。さらにアクセス権限やログ管理を適切に運用することで、不正やトラブルを未然に防ぐことができ、企業のコンプライアンス体制を強化可能です。

脱ハンコのデメリット

脱ハンコの主なデメリットは以下の2点です。

デジタル化できない書類がある

すべての書類がデジタル化可能というわけではありません。法的に紙での提出が求められる書類や、取引先が押印文化を重視しているケースでは、完全な脱ハンコが難しい場合があります。このため、自社だけでなく業界や取引先との関係性を考慮しながら導入を進める必要があります。

業務フローの変更が必要になる

脱ハンコを進めるためには、既存の業務フローを見直し、電子署名やシステムに対応した形に再設計する必要があります。これには一定のコストや時間がかかり、従業員への教育や社内文化の変革も伴う点には注意が必要です。とくに紙文化に慣れた従業員からは抵抗感が生じやすく、スムーズに定着させるためには段階的な導入や周知活動が求められます。

脱ハンコを推進するステップ

脱ハンコを実現するには、段階的にステップを踏んで取り組む必要があります。代表的な脱ハンコの進め方は、以下のとおりです。

1.電子化する範囲を決める
2.社内ワークフローを見直す
3.ツール・システムを選定する
4.社内外へ周知する

各ステップについて、実施事項を確認しておきましょう。

電子化する範囲を決める

まずはどの書類を電子化するのかを明確にします。契約書や社内申請書など、利用頻度が高く効果が大きいものから着手するとスムーズです。法的な要件や取引先の意向も考慮しながら、電子化と紙運用を併用するハイブリッド型から始めるのが現実的でしょう。

社内ワークフローを見直す

次に、既存の承認フローや業務プロセスを整理し、電子化に適した形へ再設計します。紙の回覧を前提としたフローをそのまま電子化すると効率化効果が薄いため、ワークフローシステムを活用して最適化することが求められます。

ツール・システムを選定する

電子印鑑や電子署名、ワークフローシステム、電子契約サービスなど、脱ハンコを支えるツールは多岐にわたります。自社の業務内容や導入目的に応じて、必要な機能を備えたものを選定することが重要です。セキュリティや法的有効性の確認も欠かせません。

社内外へ周知する

新しい仕組みを導入する際には、従業員や取引先に対して十分な周知を行い、利用方法やメリットを理解してもらうことが不可欠です。社内研修やマニュアルの整備、取引先への説明を通じて、不安や抵抗を減らしながらスムーズに定着させることができます。

脱ハンコの方法とおすすめのツール・システム

脱ハンコを具体的に実現するためには、電子化を支える仕組みやシステムの導入が欠かせません。代表的な方法・ツールとして、以下の4つについて解説します。

・電子印鑑
・電子署名
・ワークフローシステム
・電子契約システム

それぞれ特徴をチェックしておきましょう。

電子印鑑

電子印鑑は、従来の紙の印鑑の代替としてデジタル環境で利用できる仕組みです。WordやExcel、PDFといった各種ファイルに直接押印できる機能を備えたものもあり、社内の承認業務や簡易的な合意形成の場面で広く活用されています。

一方で、法的な有効性は限定的であり、取引先との正式な契約には電子署名の方が適しています。そのため、「社内用は電子印鑑」「契約関連は電子署名」といった使い分けを検討するとよいでしょう。

電子署名

電子署名は、本人確認や文書の改ざん防止を技術的に保証できる仕組みで、契約文書において法的効力を持つ点が最大の特徴です。公開鍵暗号方式を用いて署名者本人であることを証明し、さらに署名後に文書が改ざんされていないことも確認できるため、紙の印鑑よりもむしろ高い信頼性を確保できます。

とくに商取引における契約書、業務委託契約、秘密保持契約（NDA）などでは、電子署名の導入が急速に広がっています。クラウド型の電子署名サービスを利用すれば、署名依頼から完了までをすべてオンラインで行うことができ、契約締結にかかる時間を数日から数時間へ短縮することが可能です。

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、申請や承認のプロセスをデジタル上で効率的に管理できる仕組みです。稟議書や経費精算、休暇申請といった日常的に発生する社内手続きを自動化することで、承認スピードを大幅に向上させる効果があります。

さらに、多くのワークフローシステムは承認ルートの自動設定や条件分岐、リマインド通知といった機能を備えており、組織のルールに沿った柔軟な運用が可能です。クラウド型を選べばテレワーク環境からでも利用でき、モバイルアプリを通じて移動中に承認作業を行うこともできます。

電子契約システム

電子契約システムは、契約締結を完全に電子化できるツールです。電子契約システムを導入すれば、契約依頼から署名、保存までをすべてオンラインで完結でき、取引先と物理的に離れた環境でもスピーディーに契約を締結できます。

さらに、電子契約システムは契約文書の一元管理や検索機能を備えていることが多く、過去の契約履歴を即座に参照できる点も大きな強みです。法的効力が担保されているサービスを選べば、従来の書面契約と同等以上の安全性を確保でき、監査対応やコンプライアンス強化にもつながります。

まとめ

脱ハンコは、従来の押印文化を見直し、電子印鑑・電子署名・ワークフロー・電子契約といった仕組みを導入することで、業務効率化やコスト削減、コンプライアンス強化を実現する取り組みです。

紙や印鑑に依存した業務を見直すことで、テレワークやグローバルなビジネス環境にも対応できる柔軟な体制を整えられます。一方で、デジタル化できない書類やフロー変更の課題もあるため、自社に合った範囲やツールを慎重に選ぶことが重要です。

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脱ハンコに取り組む際は、ぜひintra-martの導入をご検討ください。

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