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デジタライゼーションとは?DXの推進にも役立つ?

デジタライゼーション(Digitalization)とは、業務プロセスをデジタル化して業務効率化や生産性向上を実現したり、製品・サービスをデジタル化して付加価値をつけて顧客満足度を向上したりといった取り組みを指します。

近年、経済産業省によりデジタルトランスフォーメーション(DX)が推進される中で、似た用語として「デジタイゼーション」「デジタライゼーション」を耳にする機会が増えてきました。

本コラムでは、デジタライゼーションのメリットや推進方法、具体例などをご紹介いたします。

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1. デジタライゼーションとは

デジタライゼーション(Digitalization)とは、デジタルを取り入れることで、業務プロセスを変革して生産性向上を実現したり、製品・サービスをデジタル化することによって付加価値をつけて顧客満足度を向上したりといった取り組みを指します。

デジタイゼーションとの違い

デジタイゼーション(Digitization)とは、単なるデジタル化のことを指します。業務の一部をデジタル化して業務効率化を実現する程度までを指し、デジタライゼーションのように業務プロセスが変わる水準までは含めません。具体的には、特定業務にデジタルツールを導入するといったことがデジタイゼーションにあたります。

デジタルトランスフォーメーションとの違い

デジタルトランスフォーメーション(Digital Transformation)とは、最新のデジタルテクノロジーを活用することで、戦略や業務、商材、顧客体験などを変革させることです。

DX とデジタライゼーションの関係は、「DXを実現する手段がデジタライゼーション」となります。ただ、意味合いとしてはDXと近いものがあり、両者は区別せずに使われていることも多いです。

 

2. デジタライゼーションの具体例

デジタライゼーションの具体例として、ここでは、「広告媒体を、紙からWebへ切り替える」「営業手段を、訪問からオンライン商談へ切り替える」「顧客情報の管理を、紙からツールへ切り替える」を挙げてご紹介いたします。

広告媒体を、紙からWebへ切り替える

以前は広告の出稿先といえば、新聞の紙面広告や折込チラシ、雑誌などの紙媒体か、テレビやラジオといったマスメディアでした。これらの方法では、ターゲット層を絞り込んで露出先する「ターゲティング」や、実際にどのくらいの人が見てくれたのか、効果測定を行うことができませんでした。
それでも消費者のニーズが多様化する以前は、メディアやCMがプロモーションに大きな力を発揮してきましたが、近年のようにライフスタイルや趣味嗜好がバラエティに富むようになると、ターゲット層に絞って効率的に広告を出稿する必要が出てきました。
また、Web広告では、インプレッション(表示)回数やコンバージョン数などのデータを取得できます。これにより、より効果的なプロモーションへと的確な改善が行えるようになります。

広告の出稿を紙からデジタルへ変えることで、単なる効率化を実現できるだけでなく、プロモーションの改善までが可能になります。

営業手段を、訪問からオンライン商談へ切り替える

コロナ禍も後押しし、従来の訪問による営業をWeb会議ツールなどを活用したオンライン商談へ切り替えた企業が増えました。

これも広告出稿と同様、単に手法をアナログからデジタルへ変える以上の変化をもたらします。というのも、訪問がなくなることによって移動時間を省き、その分リサーチや資料作成といった商談準備に当てられるようになり、商談の質を上げることができるからです。

さらに、商談をオンライン化することでインサイドセールス部門の立ち上げがしやすくなり、まだ訪問する段階ではない見込客との信頼関係を築いたり、商談頻度を上げたりすることもできるようになります。

また、オンライン商談では、Web会議ツールなどに付いている録画機能によって商談を記録に残すことができます。受注率の良い営業マンの商談データを新人研修などの教材に活用することで、営業部門全体の生産性向上にもつなげることができます。

このように、デジタル化によって単なる交通費や移動時間の削減のみならず、商談数や受注数の増加がかないます。

顧客情報の管理を、紙からツールへ切り替える

顧客情報を紙の書類のみで行っている企業は、もうほとんどないかもしれませんが、単にExcelファイル上にリスト化しただけでは活用範囲はなかなか広がりません。

顧客情報の管理に特化したSFA(Sales Force Automation /営業支援システム)やCRM(Customer Relationship Management/顧客関係管理)といったツールを導入・活用することで、部門をまたいで同一の顧客情報を最新に更新しながら共有・活用でき、全社で一貫した対応が取れるようになります。
また、顧客と自社のやり取りの履歴が残せ、参照できる点もメリットです。条件でフィルタリングして、一斉にメールなどでアプローチすることも可能になります。

顧客情報の管理を、紙からツールへ切り替えることで、顧客とのコミュニケーションのあり方を根底から変えることができます。

 

3. デジタライゼーションのメリット

上記からもデジタライゼーションのメリットが伝わるかと思いますが、ここで改めてメリットを抽出して確認しておきましょう。

業務効率化につながる

デジタル化により、人が手をかけて行っていた業務をRPAなどのデジタルツールに任せられるようになるため、空いた分の時間で、人にしかできないもっと重要な業務を行えるようになります。
また、人が行う作業ではミスが起きがちですが、デジタルツールで代替すれば、ケアレスミスなどが起こる心配もありません。

さらに、紙の書類など電子ファイル上でデータとして管理することで、保管にかかる手間も省ける上、検索できるようになるなど効率化を向上できます。また、紙ベースでは時間のかかる稟議なども進捗状況の可視化やリマインド通知などにより、スムーズになります。
ほかにも、デジタル化によってさまざまな面で業務効率化がかないます。

コスト削減につながる

繰り返しにはなりますが、デジタルの活用によって、それまで人手で行っていた業務をデジタルツールなどに任せられるようになります。そのため、その分の人件費や残業代を削減できます。また、ペーパーレス化が実現できれば、用紙代・インク代・複合機のリース代なども節約できます。ほかにも、クラウドの活用によりハードウェアの購入・リプレース費を抑えられるなど、さまざまな面でコスト削減が進みます。

多様な働き方を実現できる

デジタライゼーションによる付加価値の恩恵は、顧客だけにもたらされるものではありません。近年では、従業員満足度を向上する施策も注目を集めており、従業員体験(EX/ Employee Experience)を向上するためのデジタル導入も有意義なものとなるでしょう。

働き方改革や、新型コロナ対策でリモートワークが浸透してきましたが、Web会議ツールやチャットツール、勤怠管理ツールなどを組み合わせれば、自宅のほか、リゾート地のホテルなどで業務に就くことも可能になり、ワーケーションを実現可能です。
そのほかにも、デジタルツールをうまく組み合わせることで、時短での就業や時間単位での有給休暇取得など、従来の働き方の固定観念にとらわれない柔軟な就業スタイルへの対応が可能になります。

デジタルトランスフォーメーションにつながる

デジタライゼーションとは」でもお伝えしましたが、「デジタルトランスフォーメーション(DX)」という目的を果たすための手段が「デジタライゼーション」であるため、デジタライゼーションを推進することで、DXを達成できます。

DXを目指すのであれば、部門や部署単位でやみくもにデジタライゼーションを進めるのではなく、全社的な戦略のもとトップダウンでデジタライゼーションの計画を立て、推進すべきです。

 

4. デジタライゼーションを推進する方法

最後に、まだデジタライゼーションに取り組まれていない企業様が、これから着手する場合にどのように進めれば良いのか、具体的なフローをご紹介します。

現状の分析・把握

まずは、自社の現状を分析するところから始めましょう。自社の業務プロセスや商材など、自社ビジネスを取り巻く現状のうち、明らかな課題はもちろん、十分な成果が認められていない部分、デジタル化が進んでいない部分などにフォーカスし、現状を分析・把握を行います。

課題の発見

現状を分析する中で見えてきた課題をピックアップしていきましょう。

無駄な業務や統合できる作業、従業員や顧客から不満の挙がっている事柄のほか、自社が理想とするあるべき姿からかけ離れている部分などに着目し、課題の大きさに関わらず、まずはすべての課題を洗い出し、把握します。

目的・目標設定

課題をすべてピックアップできたら、それらをどこまで改善、変革すべきか、目標を設定しましょう。

その際、課題を解決するためにデジタルをどのように活用できるかという観点が不可欠で、ソリューションとして活用できるデジタル技術やツールについてのリサーチも行います。
併せて、取り組み、効果測定を行う過程でブレることのないよう、改善、変革の目的も明文化しておくと良いでしょう。

計画の策定

ここまでに把握できた大小さまざまな課題と、その解決策となるデジタル技術やツールに優先順位をつけながら、施策の計画を立てていきましょう。

デジタルの技術やツールを導入するには予算の確保が必要ですし、場合によっては専門スキルを持つ人材を採用するなどの必要もあるでしょう。特にDX実現のためにデジタライゼーションを推進する場合、現場主導で進めるのではなく、経営層が経営計画に盛り込み、中長期的に取り組む必要があります。

実行・効果測定

立案した計画を元に実行に移します。

計画の実施期間を過ぎたら、あらかじめ立てていた目標や目的と照らし合わせ、効果測定を行います。定量的な結果だけでなく、現場や顧客などにヒアリングを行い、定性的なデータも集める必要があります。
集めたデータから、改善案を練り、より効果的なデジタル活用へつなげましょう。

 

5. まとめ

デジタライゼーションは、DXを実現するための手段であり、単なるデジタル化(デジタイゼーション)とは異なります。デジタルの導入・活用によって、既存の課題を解決し、業務プロセスやプロダクトを変革させられれば、顧客満足度、従業員満足度の向上やコスト削減につながり、競争力を高められます。

単に、業務の一部分をデジタル化するだけでも相応の効果が得られますが、ぜひDXを見据えて全社的な視野で計画的にデジタル採用を進めてみてください。

 

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