ワークフローシステムでできること5つ！
導入メリットをわかりやすく解説

1. ワークフローシステムとは？

ワークフローシステムとは、業務の一連の流れであるワークフローを図式化し、コンピュータに組み入れたもののことで、業務の流れを可視化することによる問題点の改善や、ペーパーレス化などを目的としています。特に、複数名の役職者の承認が必要となり、最終的な許可が下りるまでに手間と時間がかかる稟議においてスピードアップが可能です。

2. ワークフローシステムでできること

ワークフローシステムの導入は企業にとって多くのメリットをもたらします。
以下で、ワークフローシステムで実現できることを5つご紹介いたします。

申請・承認プロセスをデジタル化できる

ワークフローシステムを導入することで、ビジネスに不可欠な稟議の申請・承認プロセスをデジタル化することができます。デジタル化することで、従来の書類による稟議書の回付に比べてスピードアップし、また社外からも閲覧・承認が可能になり、効率化できます。
企業における申請・承認プロセスは、そのまま企業の意思決定のプロセスだといえます。申請・承認プロセスをスピードアップすることは、意思決定のスピードアップにつながります。
また、申請・承認プロセスをデジタル化することで、ペーパーレス化にもつながり、付随するコストの削減や柔軟な働き方を実現できるようになります。

電子契約・電子サインまで連携できる

ワークフローシステムとともに電子契約システムを導入し、これらを連携することで契約の閲覧・承認から電子契約・電子サインまでワンストップでつなげられるようになります。

これにより、契約締結までのリードタイムを短縮できたり、契約更新の漏れを防止したりすることができるようになります。

業務プロセスを可視化できる

ワークフローシステムを導入することで、ワークフローシステム上に業務や情報の流れが可視化されます。
このため、導入前には気づけなかった、業務の中のムダや流れの悪い箇所などを発見でき、そこを改善することで業務効率化につながります。
また、現在進行している稟議などもリアルタイムで確認できるようになるため、どこで停滞しているかを把握でき、進捗状況を共有しやすくなります。

業務プロセスを継続的に改善できる

前項でお伝えしたように、ワークフローシステムの導入によって業務を俯瞰できるようになり、非効率な部分を見つけて改善することで、業務効率化を実現できます。そして、改善された業務フローもまたワークフローシステム上で確認し、新たなムダを見つける…という具合に、ワークフローシステムを使い続ける限り、継続的に改善サイクルを回すことができます。特に、自社の業務フローに合わせてカスタマイズできるワークフローシステムであれば、なお改善しやすいでしょう。

また、導入前は、進捗状況を確認するために、担当者に尋ねる必要がありましたが、ワークフローシステムを導入後は、システムにアクセスすれば確認できるため、進捗確認の手間が省けます。

さらに、外部システムと連携したり、ワークフローシステム上に蓄積された過去のデータを利用したりすることで、ワークフローシステムで新たにデータ入力を行う必要がなくなり、この点でも業務効率化の実現につながります。

内部統制を強化できる

ワークフローシステムの導入・活用は、内部統制の強化にもつながります。なぜなら、稟議などの申請フローを一元管理できるため業務規則を順守でき、またデジタルで決裁情報を記録することにより改ざんを防止できるためです。ユーザーの職格などに応じてアクセス権限の管理も行えます。

3.ワークフローシステムの選び方のポイント

このようなメリットを享受できるワークフローシステム。数あるワークフローシステムの中から自社に合ったものを選定するには、どんな点に注意したら良いのでしょうか？
ここでは、ワークフローシステムの選び方のポイントを2つご紹介いたします。

自社の業務フローに合ったシステムを選ぶ

ワークフローシステムは、自社の業務の可視化や効率化に活用できますが、そのためには、自社の業務フローにマッチしたシステムを選ぶ必要があります。ワークフローシステムに限らず、システムなど導入した後、システム側に合わせて業務の方を変更する企業も少なくありません。それが業務改善につながる方向であれば問題ありませんが、そうでない場合は本末転倒になってしまいます。

特に、海外製のワークフローシステムは、日本の商習慣に合っていないことが多いです。自社に合わせてカスタマイズが可能なものを選びましょう。

日本の商習慣に合ったワークフローシステムの例として、私たちが提供しているワークフローシステム「intra-mart」の場合、リリース後もお客様の要望を反映しながら機能改良を重ねているため、日本の商習慣に柔軟に対応が可能です。

外部連携の拡張性を確認

ワークフローシステム選定の際は、できるだけ多くの外部システムと連携できるものを選ぶことをおすすめします。その理由は、「業務プロセスを継続的に改善できる」でお伝えしたように、社内に蓄積されたデータを活用できたり、ワークフローシステムに入力するためだけに新たな打ち込み作業が発生しないからです。

また、DXの観点からも外部連携の拡張性が高いワークフローシステムがおすすめです。なぜなら、さまざまなシステムを連携して活用することで、社内の多くの業務を効率化でき、業務プロセス全体のデジタル化を叶えられる可能性があるためです。単純な承認プロセスだけでなく、ワークフローを入口にDXを推進できます。

4. まとめ

ワークフローシステムは単体の導入でも、上でご紹介したようなさまざまなメリットを享受できますが、外部システムと連携を取ることで、ワークフローにとどまらず全社的な業務改善にまで効果が及び、DX実現にもつながります。

ワークフローシステムの効果を上げるためには、導入前のシステム選定が重要です。日本の商習慣に合ったものの中から、自社の業務フローに合ったものや、カスタマイズが可能なシステムを選定すると良いでしょう。

「自社の業務フロー に合ったシステムを選ぶ」でもご紹介した私たちが提供する「intra-mart」は、「ワークフロー市場」で15年連続シェアNo.1の実績を誇っており、申請・承認処理以外の幅広い業務プロセス処理、既存システム連携にも対応可能です。グローバルを含めた全社規模の統一基盤としてご利用いただけるワークフローシステムです。