徹底解説！システム共通基盤型ワークフロー導入の最大メリット

業務を自動化したり生産性を向上させたいと考えるなら、ワークフローシステムを導入するという方法があります。ワークフローは業務の一連の流れを図式化し、それに沿った処理を自動化することができるシステムです。自動化することによってミスを減らし作業を迅速化したり、コストを削減することも期待できます。

ワークフローのなかでもシステム共通基盤型ワークフローと呼ばれるものは、他のシステムや既存のシステムと連携して利用することが可能なシステムです。乱立しているシステムを一元化したり、国内外の拠点で共通したシステムを利用するのに向いています。

今回はワークフローについて、導入するメリット、システム共通基盤型ワークフローの特徴や活用する方法などを解説します。

【関連記事】
ワークフローシステムでできること5つ！導入メリットをわかりやすく解説
ワークフローが実現する「働き方改革」×「ビジネス効率化」
ワークフローとは？ワークフローシステムのメリットや選び方などを解説！

1. ワークフローとは？

ワークフローとは業務の一連の流れ、または流れを図式化したもののことです。ワークフローを作成することによって、一つの業務に複数の人が関わる際、作業の流れやどの段階で誰が関わっているのかを明確にすることができます。

例えば管理部門による消耗品の発注業務の場合、購買申請をした部署やそのほかの部署の関係者の間で事務手続きが発生します。消耗品の発注は繰り返し行われる作業であるため、一連の流れが決められていることが多いです。

消耗品の発注業務のようにあらかじめ決められている業務の流れをワークフロー化することで、作業の進捗や問題点を把握しやすくなり、業務の効率化に繋げることができます。

ワークフローを図式化して、コンピュータに組み入れたものをワークフローシステムといいます。業務の流れを可視化することによる問題点の改善や、ペーパーレスなどを目的としたシステムです。

ワークフローシステム製品はさまざまなメーカーから販売されており、ワークフローの導入は企業にとって多くのメリットをもたらします。

【関連記事】
ワークフローが実現する「働き方改革」×「ビジネス効率化」

 

2. ワークフローの導入メリット

ワークフローシステムを使うことで申請や承認、決裁業務を自動化することで申請書がどこで止まっているのか、承認が下りるまでどのくらいの期間が必要なのかなどが把握しやすくなります。

業務に関わる人物やその流れをシステム上で可視化できるようになり、常に進捗状況を確認することができるため、業務の停滞を防ぐことができます。流れを可視化することで作業ミスを防止したり、業務スピードをアップさせる可能性も高まります。

ワークフローシステムのもう一つのメリットはペーパーレス化です。申請書を電子化することによって紙代やプリント代、ファックスの通信費や郵送費などのコストを削減することができます。

また申請書などを紙でやり取りする場合保管スペースが必要になりますが、電子化すれば保管スペースを作る必要がなく、保管費用も削減することが可能です。

紙で書類をやり取りしていると、大事な書類がどこへ行ったかわからなくなってしまうこともあります。電子化することで机や棚に埋もれてしまった書類を探すといった手間も省くことができます。

またワークフローシステムは内部統制の強化にも繋がります。業務の一連の流れを正しく把握することによって作業ルールの問題点を発見しやすくなり、コンプライアンスの強化に繋げることが可能です。

【関連記事】
ワークフローシステムでできること5つ！導入メリットをわかりやすく解説

 

3. システム共通基盤型ワークフローとは？

システム共通基盤ワークフローは他のシステムとの連携ができるほか、全社利用から個別業務のフローまで幅広く活用することができるシステムです。

勤怠管理システムや業務システム、基幹システムなどアプリケーションごとにワークフローを導入していると、データベースが乱立したり使い勝手もバラバラで複雑になることがあります。さまざまなシステムを使い運用していると、インフラやIT投資に負荷がかかってしまうほか、統制も難しくなります。

同じデータをシステムごとに入力したり、二重入力が発生してしまうといったケースも少なくないです。また同じ機能なのにプラットフォームが違うため共通化できず、業務がより複雑になってしまい一つの作業に時間がかかるケースもあります。

システム共通基盤ワークフローは他システムと容易に繋がることが可能なため、システムやプラットフォームごとに乱立していたワークフローを統制することができます。社内システムのプラットフォームを集約させることにより、IT投資の効率化やさまざまな業務をシームレスに進めることも可能です。複雑になってしまっていたシステムを統制することで、作業の効率化や経費削減の可能性も高まります。

 

4. カスタマイズを簡単に実現

システム共通基盤ワークフローでは、ルート画面やルールなどのコンテンツを独立して管理することができます。一般的なワークフローは稟議や合議、回覧や差し戻しなど、承認者が変わっていくフローにおいてはカスタマイズが必要とされます。

人だけではなく、組織や役職で権限を割り当てるフローにもカスタマイズが必要です。システム共通基盤ワークフローなら、カスタマイズが必要とされるフローも簡単に実現することができます。必要に応じて動的に承認者を追加したり、複数の合議者を追加・削除するなど手間のかかるカスタマイズも手軽に行うことが可能です。

またブラウザ上の簡単な操作のみで、ワークフローの申請帳票やweb画面フォームを作成できます。webブラウザさえあれば画面を作成でき、各拠点で共有や編集などができるほか、複数言語のラベルを作成することもできる機能です。

拠点ごとにワークフローを作成したり、作成したワークフローを言語ごとに認証するなどの手間を省けます。簡易画面開発のほか、システム共通基盤ワークフローはモバイルやグローバルにも対応しています。ワークフローの閲覧や承認などをモバイルで利用するため、新たに開発する必要がないのも特長です。

 

5. 他システムとも容易に連携

さまざまな社内システムを統制させることは難しく、時間もコストもかかるといわれています。システム共通基盤ワークフローは他システムとも容易に連携することができるため、あまりコストをかけずに社内システムを統制することが期待できます。

システム共通基盤ワークフローは単体でも使うことができるほか、既存システムの画面から内容を引き継いで連携させることも可能です。ERPなどへのデータ入力の前にワークフローで統制したデータを投入することができるのも、連携を便利にしてくれるポイントの一つです。

 

6. 全社利用から個別業務のフローまで広い活用幅

ワークフローシステムは単体で使うことを想定して作られている製品が多いです。システム共通基盤ワークフローは他システムとの連携も簡単にすることができるため、すでにさまざまなシステムを導入している企業や支社・支店を多く持つ企業でも全社で利用することができます。

グローバルにも対応しているシステム共通基盤ワークフローは、海外に支社がある企業や海外との取引を行っている企業にも向いたシステムです。各拠点間で共通のシステムを利用することによって、多国間での処理の効率化や迅速化を目指すことができます。

全社利用できることはもちろん、システム共通基盤ワークフローは個別業務にも活用することが可能です。バラバラだった経費の管理システムを一元化して経費削減を目指したり、多くの人や組織が絡んで申請から承認までを行う複雑な業務を可視化するのに利用できます。

最低限の項目を入力するだけでワークフローが自動的に処理を行うため入力ミスが減るほか、チェック作業の迅速化も目指せます。各拠点で共通したシステムを使用したい場合や個別業務のフローを一元化したい場合など、システム共通基盤ワークフローは幅広いシーンでの活躍が期待されるシステムです。

 

まとめ

ワークフローは業務の流れを図式化し、それに沿って処理を自動化することで効率化や迅速化、コスト削減を目的としたシステムです。

ワークフローシステムのなかでも、システム共通基盤ワークフローは他のシステムと連携することができ、会社全体で利用したり個別の業務の効率化にも利用することができます。会社に合った使い方をすることで、さらなるメリットを生み出すことが期待されます。

エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマートが提供するワークフローシステムについてはこちらをご覧ください