ワークフローが働き方改革を実現する

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ワークフローと働き方改革

安倍晋三内閣による「一億総活躍社会」の実現に向けた取り組みにより「働き方改革」が注目されるようになりました。この働き方改革の背景にあるのは、労働力の減少です。少子高齢化に伴い、労働力の主力となる人口が想定以上のペースで減少していることがわかっています。

そのため政府では2016年9月より「働き方改革実現会議」を開き、雇用の処遇改善や賃金の引き上げ、時間外労働の上限規制などを検討してきました。しかしながら労働生産性の向上や、長時間労働の是正といった点をすぐに実現することは難しいといえるでしょう。

ただワークフローシステムを導入し、デジタル化や自動化などで業務の効率化をすすめることが働き方改革に貢献すると考えられ、大企業などではすでに取り入れられています。

また、ワークフローシステムによって柔軟な働き方を取り入れ、業務を可視化することで内部統制まで図れるようになるといったメリットがあります。

 

ワークフローシステム導入効果① 柔軟な働き方を実現

ワークフローシステムの導入で実現することのひとつに柔軟な働き方があります。

ワークフローシステムを導入すると社員が時間や場所に縛られることなく、効率よく仕事ができる環境が得られます。というのも、ワークフローシステムは特別なアクセス制限が無い限りはインターネット環境であればどこからでもアクセスできますので、申請や承認を得るために出社する必要がなくなります。

決裁・承認業務も自分の好きな場所から行うことができ、時間や場所にとらわれずに働けるようになるのです。サテライトオフィスや自宅で働く従業員が増え、小さい子供がいる人や家族の介護が必要な人なども働けるようになり、労働力の向上につながります。

また、日々の業務手続もテレワークで行えるようになると柔軟な働き方が可能になります。モバイルデバイスを使用して自分の好きな環境で仕事ができますので、営業などで会社にいることの少ない人の申請業務なども外出先で行えます。

外出先から社内システムにアクセスできるようになると、申請や処理のために会社に戻る必要がなく、時間の節約にもつながるでしょう。

また、会議や打ち合わせで席を外しがちな管理職もオフィスに戻る必要がなくさまざまな業務をこなせるようになります。社内全体がスピード感をもって仕事がこなせるようになり、生産性も向上します。

 

ワークフローシステム導入効果② 手続き自体も電子化することで業務効率を向上

ワークフローシステムを導入すると、業務手続が電子化されます。これまで紙帳票で行っていた作業を電子化し、業務処理のスピードアップや検索性の向上、保管スペースの削減といったメリットを生み出します。

紙帳票の作成に必要な印刷や送付にかかっていた作業時間が削減され、印刷や送付にかかるコストも削減するでしょう。その他にも大切な書類を無くしてしまうといったミスも防げます。

しかし、ワークフローシステムで実現できるのは、いわゆるペーパーレス化だけではありません。ワークフローシステムでは、手続きそのものを電子化することで業務効率化を可能にし、システム上で申請などの手続きがどこまで進んでいるのかを確認できます。

また、承認時や処理完了時には自動で通知が届きますので申請者に連絡する必要もないのです。もし、処理完了をきっかけとして新たな業務が動き出す場合でも、完了後に実務者に通知されることで自動的に次のステップに進めるようになります。

また、経理における収入印紙の支払い依頼など、これまで紙媒体で行っていた小さな業務がシステム化されることで、処理スピードも向上します。小さなスピードアップであっても、月単位や年単位で考えると非常に多くの時間が節約できるようになるでしょう。

 

ワークフローシステム導入効果③ 業務を可視化し、業務効率が飛躍的に改善

仕事の生産性を向上させるためには、日々の業務をいかに効率よくこなすかが重要な鍵を握ります。日々の業務において作業がどこまで進んでいるのか、誰がどの作業をおこなっているのかがわからないことには業務の効率化を図るのは難しいと言えるでしょう。

その点ワークフローシステムを取り入れると、業務の進捗具合を把握できるようになります。作業の担当者や、承認の進み具合なども瞬時に確認できるため内部統制も行えるようになるのです。

さらにワークフローシステムは、導入にあたりシステム化を希望する申請書の手続きやビジネスの手順などを明確にしていく作業を必要とします。その際にこれまで抱えていた問題点が洗い出せるといったメリットもあります。

問題点が浮かび上がることでボトルネックの把握にもつながり、これまで蓄積されていた問題も解決され、業務がスムーズに動き出すようになると言えるでしょう。

また、ワークフローシステムを導入すると申請ごとの起案日時や承認日時、滞留時間などが記録されるようになります。集まった記録の集計も可能で、これらのデータを分析することで業務上の問題を把握し、さらなる業務効率化に向けた改善策も生み出せるようになるのです。

 

ワークフローが働き方改革を実現する

働き方改革を実現するためにワークフローシステムは大きく貢献します。というのも、ワークフローシステムによって日々発生する手続きにかかるスピードが大きく変化するのです。

労働生産性の向上や長時間労働の是正を可能にし、柔軟な働き方も実現できます。それに加えて業務フローを可視化することでボトルネックも解消され、労働生産性が向上するため働き方改革実現に大きくつながります。

 

働き方改革以外のワークフローシステム導入メリット

ワークフローシステムの導入は、働き方改革の実現を可能にする以外にも、業務に次のようなメリットをもたらします。

承認や業務の滞りを解消しやすくなる

ワークフローシステムによって、承認や業務の進捗状況が可視化されることで、どこで停滞しているかを誰もが把握できるようになります。
これが、承認や業務の滞りを促すことにつながり、スムーズな解消が期待できます。

申請・承認ルートや業務フローのルールを徹底できる

申請・承認や業務をアナログ作業で行っている場合、本来の順番とは違ったり、あるプロセスを飛ばしたりと、担当者が勝手に変更を加えたとしても、誰にも気づかれない可能性があります。その結果、不都合が起きても、原因を突き止めることが難しくなります。

ワークフローシステムに合わせて業務を行わなければならなくなることで、「前のプロセスが実施されなければ次のプロセスに着手できない」など、順序やルールを徹底できます。

文書の検索性の向上

申請・承認や業務で利用した文書を紙で管理している場合、欲しい書類を効率よく探すことは困難です。
ワークフローシステムがあれば、過去に使用した書類を、キーワード検索や作成時期などから素早く探し出すことができます。

ログ管理で内部統制を強化できる

ワークフローシステムには、承認履歴や決済情報などのログが残るため、文書の改ざんなどがしにくくなります。
このため、ワークフローシステムの導入・活用により、内部統制の強化が可能です。

働き方改革のためのワークフローシステム導入のベストなタイミング

ワークフローシステムを導入する際には、まずどのような目的を持って導入を検討しているのかを考えてみましょう。

もし、柔軟な働き方を実現するためにテレワークを実施したいと考えている場合や、長時間労働の是正、さらに業務手続を効率化させたいと考えているのであれば、ワークフローシステムを導入するチャンスであると考えられます。

また生産性向上のために業務改善を図る必要があると感じる場合にもワークフローシステムの導入のタイミングであるといえるでしょう。ワークフローシステムはこれらの問題が顕在化した時に導入するのがベストなタイミングであると言えるのです。

そのため、ワークフローシステムを導入する前には業務効率化に向けた問題点を洗い出してみることから始めましょう。

ただ、ワークフローシステムの運用開始にはしっかりとした準備も必要です。ワークフローシステムを導入する際にはユーザーと管理者への教育が必要であり、ユーザーがシステムに慣れる必要もあります。

ワークフローシステムを導入した直後にはパフォーマンスがおちることも珍しくないのです。ただ、ユーザーがシステムに慣れ、システムを使いこなせるようになった時に最大のパフォーマンスが発揮できるようになりますので、しっかりとした教育期間を設けましょう。

そのため、繁忙期ではなく余裕のある時期にワークフローシステムを導入するのをおすすめします。

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ワークフローで働き方改革を実現する際の注意点

ワークフローシステムを導入・活用することで、働き方改革を実現しようという時に、注意して欲しいのが、以下の2点です。

データ連携ができるワークフローシステムを選ぶ

社内で業務に利用している複数のシステム同士でデータを連携できなければ、同じデータを何度も入力しなければならなかったり、管理に二倍の手間がかったりと、業務効率化の範囲は限定されてしまいます。

これを避けるためには、既存のシステムと連携可能なワークフローシステムを選ぶことが重要です。ワークフローシステム上で実施する業務と関わりのある業務で使用している業務システムをはじめ、ERPや基幹システムなどと連携できるかどうかを、比較・選定の際にチェックしておきましょう。

既存業務そのものの見直しも行う

ワークフローシステムは、既存の業務をデジタル化・可視化し、より効率化するためのツールであって、導入するだけで業務効率化が叶ったり、働き方改革を実現できたりする魔法の道具ではありません。

そこで、ワークフローシステムを導入する際は、まず既存業務そのものにムリ・ムラ・ムダがないかどうかをチェックし、見つかれば改善ししておくことが大切です。
現場の担当者にヒアリングを行って具体的な課題を洗い出し、改善策を検討しましょう。

まとめ

ワークフローシステムは企業のニーズに応え、政府が推進する働き方改革を応援する画期的なシステムです。ワークフローシステムの導入により、作業が電子化されることでさまざまなメリットが生まれます。

ペーパーレスになるだけでなく、業務効率化も図れるようになることから働き方改革に大きく貢献すると言えるでしょう。

ワークフローシステムを導入したことでスピード感を持って業務を行っている企業もいくつもみられます。ワークフローシステムを導入し、業務の効率化を目指しましょう。

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