BPMを活用した業務プロセスアップデートが、企業の利益を上げる

世の中には様々な種類の仕事があり、たくさんの企業が存在します。それぞれの企業が行う事業や提供するサービスはその企業によって異なりますが、いずれの企業も何らかの業務プロセスを当然、実行しています。しかし、そのような業務プロセスの中には利益を生み出さない無駄な作業が含まれる場合があります。そのような不要な作業は人件費や手間の面で企業が余計にコストを払っていると見ることもできます。

業務プロセスの効率化を図ることは、現代の企業運営においては重要な要素です。どのようにすれば、業務プロセスの合理化や最適化が果たされ、自社の利益をさらに高めることができるのでしょうか。この記事では、BPMという管理手法を紹介します。

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1. BPMと業務プロセスの関係

BPMとはBusiness Process Managementのことであり、企業の業務プロセスを管理する方法の一つです。具体的には、例えば生産や販売といった、それぞれの業務プロセスにおける問題点を見つけ、それらを改善し業務全体の最適化を図ることを指します。BPMは、現場主導で行われる業務改善のための活動だと言えます。

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2. 業務プロセスを最適化するBPMの特徴

BPMにはいくつか特徴があります。まずは、それぞれの業務におけるプロセスを重視することです。これはシステムの開発担当者のみにしかわからないようなデータや画面を中心にして問題点を考えるのではなく、エンドユーザーに寄り添うような形でプロセスを考えるということです。従ってBPMは、データや画面上に現れる理論的な問題よりかは、エンドユーザーが現実において直面する問題をそのプロセスに従って解決するという形になります。

モデル化による俯瞰行うこともBPMの特徴です。ここで言うモデル化とは、普通は目に見えないそれぞれの業務における流れを図式化し、視覚的に理解できるようにすることを言います。

これを行うことによって、全体を俯瞰した上で業務上の改善点を把握することができます。

最後に、PDCAを徹底して行うこともBPMの特徴だと言えます。BPMでは問題点を見つけ出し、改善するまでの一連の流れに、PDCAサイクルを利用します。PDCAはPlan（計画）、Do（実行）、Check（検証・評価）、Act（改善）という四つの行動を意味します。このPDCAサイクルを何周もすることによって、業務プロセスが最適化することがBPMの最終的な目的とな ります。

3. BPMが行う業務プロセスへの具体的なアクションとは

BPMにおける具体的なアクションとは、先ほども少し触れたPDCAサイクルに基づくアクションとなります。ここではPDCAをそれぞれ、分析・設計、実行、監視（モニタリング）、改善（再構築）とします。

最初の「分析」では、業務プロセス上の問題を探し出し、またそれはどんな問題であるかなどを検討します。BPMはこの分析から始まるので、まずどのような問題があるかを見極めることが重要になってきます。

次に「設計」です。ここでは、先の分析によって明らかになった問題点や課題を踏まえた上で、どのようにプロセスを設定し直すかということを考えます。うまく設計を行うことができれば、各プロセスの効率化や合理化が期待できます。

「実行」及び「監視」では、設計したプロセス運用してみて、それが想定どおりに機能するかを確認します。再設定した後のプロセスでは、具体的にどのくらいの改善効果があるのかも検証します。

最後の「改善」では、ここに至るまでに明らかなったプロセス上の問題点を実際に改善します。どのような問題がどこにあるのかを見極めた上で、処置を施します。

プロセス上の問題点は、一度のPDCAサイクルで完全に改善できるとは限りません。また改善した後のプロセスにも、後に新たな問題点が浮かび上がる可能性もあります。そのため、BPMではPDCAサイクルを何周もします。

4. BPM導入で本質的な課題を浮き彫りにする

BPMを導入する一番大きなメリットは、業務プロセスにおける本質的な課題を把握し、改善できるようになることです。業務プロセス上の課題や問題というのは、業務プロセス全体が把握できていないことに起因することが多いです。例えば、部署間の連絡が非効率な方法でなされている、システムが必ずしも統一されていない、自動化できるような仕事を手作業でやっているなど問題があるとします。これらはプロセス全体から見れば非効率であったり不要であったりするものだと言えます。一方でこのような問題は、業務全体を俯瞰しなければ把握することが難しい問題だという現実もあります。BPMでは、いわゆるプロセスの見える化を行うので、このような課題を浮き彫りにすることができます。

そうして浮き彫りにされたプロセス上の課題は、既に述べているようにPDCAサイクルによって改善することができます。BPMにおいては、それぞれのプロセスを基準にPDCAを巡回するので、途中でそのプロセスを変更したり、新たにプロセスを追加することが比較的容易だと言えます。このように、BPMは見えづらい問題を把握した上で、その改善を柔軟に行える方法であるとも言えるでしょう。

5. まだあるBPM導入のメリット

BPMを利用するメリットは、上記以外にもあります。業務改善ツールの開発コストを抑えられることもBPMのメリットです。ここに至るまで、BPMの概念やその具体的アクションを解説してきましたが、BPMの実行を的確にサポートするようなツールも存在します。そのようなツールを利用する方が、業務プロセス同士を連携するプログラムを開発する場合よりもコストを低く抑えられることがあります。ただし、一口にBPMツールといってもその機能や料金はは製品ごとに違います。そのため、自社に適したBPMツールを選ばないと、かえってコストが高くなる可能性もあるので、それらを利用する場合は事前に情報を収集することが大切です。

部署や部門ごとの合意形成を図りやすい事もBPMののメリットだと言えるでしょう。BPMの目的は各業務プロセスに潜む問題を洗い出し改善していくことです。該当のプロセスやその周囲で働くスタッフに寄り添う形でプロセスを最適化することが図れます。上層部が一方的にシステムの変更を押し付けるような形ではなく、現場主導で問題や課題の改善を図る形であるため、そこで実際に業務に従事する人たちの理解も比較的容易に得られるでしょう。

6. 現場から競争力を創出するBPM活用事例

BPMを導入すれば、リソースを投入する場所の選択と集中ができ、グローバル化された現代の市場においてもより競争力を発揮できるようになるでしょう。例えば、特に大手メーカーのように製品の開発から販売までを手掛ける企業においては、部署間のやり取りが重要になってきます。そのような企業には、生産を行う部署や顧客とやり取りする部署など色々な部署が存在しますが、これらの部署が行っている業務は他の部署と連携する必要があるからです。それぞれの部署や部門における個々のプロセス、ひいては会社全体の業務プロセスを最適化することができれば、無駄な労力を省くことができ、それをより必要な分野に投入することができるようになります。

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7. まとめ

このようにBPMを導入すれば、不要なコストや作業を省くことができ、企業全体の業務の最適化が期待できます。BPMは、業務プロセスごとに適用されるので、比較的容易に導入することができます。導入コストも他のツールを導入するのに比べると、低く済む場合もあります。まだBPMを導入したことがないという企業は、自社のニーズを踏まえた上で導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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