業務アプリとは？種類や導入するメリットを解説

業務アプリとは、企業のさまざまな業務プロセスをサポートするためのアプリケーションのことです。業務アプリの導入には、業務の効率化や属人化の解消など、多くのメリットがあります。

一方、業務アプリにはいろいろな種類があり、導入方法も異なるため、「業務アプリの種類や導入方法を知りたい」「業務アプリの導入メリットを確認したい」といった方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、業務アプリとは何か、種類や導入メリットなどについて解説します。既存アプリを使うケースや自社開発のアプリを使うケースなど、導入方法も紹介するので、ぜひ最後までチェックしてください。

業務アプリとは

業務アプリとは、企業が日常的に行う業務プロセスをサポートするためのアプリケーションソフトウェアのことです。販売管理・勤怠管理・在庫管理・顧客対応・経理処理など、あらゆる分野の業務に対応するアプリが存在します。

従来は紙やExcelで管理されていた情報を、業務アプリを活用することでデジタル化・自動化・一元管理できるようになります。また、スマートフォンやタブレットで使えるアプリも多く、時間や場所にとらわれずに業務可能にする点も大きな特徴です。

さらに最近では、クラウドベースのSaaS型業務アプリが普及しており、導入や運用のハードルが下がっています。専門知識がなくても簡単に使えるUI設計のアプリも増え、幅広い業種・業務に対応可能です。

業務アプリの種類

業務アプリには、目的や機能によってさまざまな種類があります。以下に挙げるのは代表的な業務アプリです。

販売管理アプリ

販売管理アプリは、商品やサービスの受注から納品・請求・売上管理に至るまでの一連の業務をサポートするツールです。見積書の作成・在庫の引き当て・納品書や請求書の発行・入金確認までを一元的に管理できます。

顧客管理アプリ

顧客管理アプリ（CRM：Customer Relationship Management）は、顧客情報の蓄積・分析・活用を目的としたツールです。名前・連絡先・購入履歴・問い合わせ履歴などを一元管理することで、営業・マーケティング・カスタマーサポート部門が情報を共有し、顧客対応の質とスピードを向上させます。

勤怠・人事管理アプリ

勤怠・人事管理アプリは、従業員の出退勤・残業時間・休暇申請・給与計算・評価制度などを統合的に管理するためのツールです。ICカードやスマホアプリでの打刻、ワークフローによる休暇申請、労働時間の自動集計など、労務管理の効率化とコンプライアンス強化に貢献します。

プロジェクト管理アプリ

プロジェクト管理アプリは、複数のメンバーや部門が関わる業務をタスク単位で可視化し、進捗状況をリアルタイムで共有・管理するためのツールです。ガントチャートやタスクボード、期日通知機能などにより、遅延や抜け漏れを防ぎながら、チーム全体の生産性を向上させます。

会計・経理アプリ

会計・経理アプリは、仕訳・帳簿作成・決算処理・レポート作成など、経理業務を正確かつ効率的に処理するためのツールです。銀行口座やクレジットカードと連携して取引データを自動取得・分類する機能や、税法に対応した帳票出力機能などを備えており、税理士や会計士とのデータ共有に対応しているものもあります。

在庫管理アプリ

在庫管理アプリは、商品の入出庫状況・在庫数・倉庫ごとの配置状況をリアルタイムで把握・管理できるツールです。バーコードやQRコードを用いたスキャン入力や、一定数以下になった商品の自動発注など、在庫の最適化を支援する機能が豊富に搭載されています。過剰在庫や欠品を防ぐことで、在庫コストの削減と業務効率化に貢献します。

ワークフローアプリ

ワークフローアプリは、社内の申請・承認手続きを電子化・自動化するためのツールです。経費精算・休暇申請・稟議・契約書のレビュー依頼などの業務フローを標準化・効率化できます。申請内容がシステム上で記録されることで、承認の遅延や書類の紛失が防止されるのも利点です。

業務アプリを導入するメリット

業務アプリを導入するメリットとしては、主に以下の3つが挙げられます。

業務を効率化できる

業務アプリの最大のメリットは、日常業務の大幅な効率化です。アナログな手作業やExcelの手入力作業をアプリに置き換えることで、作業時間の短縮やヒューマンエラーの防止が可能になります。

たとえば、営業部門で見積書の作成や、商談進捗の共有を業務アプリ上で一元化すれば、紙のやり取りや口頭報告に頼らずスムーズな連携が実現できます。また、業務の流れが標準化されるため、新入社員の早期戦力化や引き継ぎのスムーズにする効果も期待できるでしょう。

データの管理・分析がしやすくなる

業務アプリは、業務データをリアルタイムで収集・保存・整理することができ、これによって経営判断や業務改善のスピードが格段に上がります。業務アプリによるデータ管理・分析を活用する利点は以下のとおりです。

・データの二重入力を防げる
・集計・分析作業の自動化が可能
・部門間での情報共有がスムーズになる
・グラフやダッシュボードで視覚的に把握できる

データの見える化により、「どこにボトルネックがあるか」「どの業務が非効率か」といった改善ポイントが明確になり、PDCAサイクルの高速化にも貢献します。

属人化の解消につながる

業務が特定の人にしか分からない状態、いわゆる属人化された状態は、ミスや業務の停滞を引き起こします。業務アプリを導入することで、業務手順や情報がシステム上で共有・可視化されるため、属人化を防ぐ効果が期待できます。

業務アプリが属人化を防げる理由は以下のとおりです。

・業務の履歴や処理状況がログとして残る
・マニュアル化しにくいノウハウもテンプレート化可能
・誰がどの業務を行っているかをリアルタイムで把握できる

属人化の解消は、業務の安定運用だけでなく、離職リスクや人材育成の観点でも重要な課題です。特定の業務が一人の従業員に頼りきった状態になっている場合には、業務アプリの導入による属人化の解消を目指すのもよいでしょう。

業務アプリの導入方法

業務アプリの導入方法を解説します。業務アプリの導入方法は、主に以下の3つです。

販売されている業務アプリを活用する

もっとも一般的で手軽な方法が、買いきりやサブスクリプションなどの形態で販売されている業務アプリを導入し、活用する方法です。近年はSaaS型のサービスが多く、初期コストを抑えながらすぐに利用を開始できます。

販売されている業務アプリは、自社開発を行う場合と比較するとはるかに迅速に導入でき、すぐに業務改善を始められるのが大きなメリットです。自社以外にも多くの企業が利用しているため、利用者からのフィードバックを基に改善されたアプリを使えるのも特徴だといえます。

また、既成の業務アプリはベンダーなどからセキュリティや導入に関するサポートを受けやすいのも利点です。ソフトウェアにあまり詳しくない場合でも、比較的安心して活用できます。

注意点としては、自社業務との適合性や柔軟性に限界があることが挙げられます。事前に無料トライアルやデモで自社の業務と相性がよいか確認しておくと、スムーズに導入できるでしょう。

自社で業務アプリを開発する

業務の独自性が高く、既成の業務アプリでは対応しきれない場合は、自社内で業務アプリを開発するという選択肢もあります。特にIT部門が強い企業や、自社サービスと業務アプリを連携させたいケースでは有効です。

まず、既存の業務アプリを使う場合と違い、自社開発の業務アプリは業務に完全にフィットした設計ができるのが大きなポイントです。

ただし、業務アプリを自社開発する場合、開発リソースや技術的なスキルが求められる点には注意が必要です。プロジェクト管理や継続的な保守体制の整備など、既存の業務アプリを使うケースと比較すると手間がかかります。

ベンダーへ業務アプリ開発を外注する

自社での開発が難しい場合は、外部のシステム開発会社へ業務アプリの開発を委託する方法も有効です。要件定義から開発・運用までを専門家に任せることで、高品質なアプリをスピーディーに構築できます。

外部委託のメリットは、自社にアプリ開発のリソースがなくても、業務にフィットする独自の業務アプリを開発できる点です。また、開発した業務アプリの保守や運用も含めて外部委託できるケースも多く、手間をかけることなく便利な業務アプリを活用できます。

ただし、開発コストやベンダーとのコミュニケーション、ナレッジの蓄積といった観点では慎重な検討が必要です。また、開発を依頼する会社を選ぶ際は、契約前に開発実績や支援体制を十分に確認することをおすすめします。

業務アプリを開発するメリット・デメリット

業務アプリを開発するメリットとデメリットをそれぞれ解説します。

業務アプリを開発するメリット

業務アプリを開発する場合、既成の業務アプリを使うケースとは違って、自社の業務に完全にフィットする機能・仕様を実装できるのが一番のメリットです。特に、既存ツールではカバーできない複雑な業務や自社特有のルールがある場合、業務アプリの開発は非常に有効な選択肢だといえます。

業務アプリを開発する場合では、UIや操作性も、自社社員向けに最適化することが可能です。既存の社内システムとも連携できるようにカスタマイズしておけば、さらに柔軟に社内のシステム体制を構築できるでしょう。

また、業務フローの見直しや新規部署の立ち上げなどの変化があった場合には、同時にアプリ設計の変更もできます。拡張性や柔軟性の面でも、既成の業務アプリより業務アプリを開発した場合のほうが優れているケースがほとんどです。

業務アプリを開発するデメリット

一方で、業務アプリを開発するのには、デメリットやリスクも存在します。

まず、既成の業務アプリを利用するケースと比べると、アプリの開発に時間とコストが必要になります。業務アプリ開発には、要件定義・設計・テストなど多くの工数がかかるため、既存の業務アプリほどすぐには利用できません。

また、自社開発する場合は、開発後の保守・運用体制も自社内に整備する必要があります。さらに、開発担当者の退職などによってナレッジが失われるケースもあるため、設計資料やマニュアルなどを整理して保管することも必須です。

まとめ

本記事では、業務アプリとは何か、種類や導入メリット・デメリットなどについて解説しました。業務アプリには、目的や機能によってさまざまな種類があります。いずれの業務アプリも、業務効率の向上や属人化の解消などが主な導入メリットです。

自社において効率の改善が必要であったり、属人化が進んでいる業務がある場合は、ぜひ業務アプリの導入を検討してみてください。