遅れを取らない！ワークフロー導入企業はここまで進んでいる！

開発基盤に関心のある大手企業の情報システム担当者の中には、業務の自動化や生産性向上に関心を持っている人も少なくないでしょう。業務の自動化と生産性向上はワークフローシステムを導入することで可能です。ワークフローシステムによって業務手続きの電子化などを行い、従業員の業務負担を軽減したり、事業推進力を強化したりといったことができます。企業の業務効率化に最適なシステムであるワークフローを導入した企業はさまざまなメリットを得ています。もしワークフローをまだ導入していないのであれば検討してみると良いでしょう。従来の帳票管理や承認業務などがスムーズに行えるようになり、企業の部門ごとに見てもそれぞれメリットが生まれます。ワークフロー導入により、企業のビジネス速度がどのように向上するのかを中心に説明します。

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1. ワークフローで変わるビジネス環境

ワークフローシステムの導入を行えば、ビジネス環境が変化します。業務手続きが電子化されることによって、従来の紙の文書が廃止され、ペーパーレス化が実現します。ワークフローを導入する際、個々の業務を見直して整理するだけでも、効率の向上は望めるでしょう。しかし、それ以上にペーパーレス化による業務効率の改善が大きいのです。もし紙を使用していた場合、必要な用紙を探したり、書類を届けるのに時間がかかったりします。他にも大量の紙を保管して管理する手間などもかかります。それぞれにかかる労力や時間はわずかかもしれませんが、そうした小さな積み重ねが後々大きな差となって表れてくるのです。ワークフローシステムの導入は業務手順の改善だけでなく、こうしたメリットもあるのです。また、業務手続きを電子化することで共有しやすくしたり、検索を容易にしたりといったメリットもあります。る効果を適正に評価し導入することで、業務改革の一端になることが期待されています。

2. 全従業員の業務負担を削減するワークフロー

ワークフローの導入によるメリットを享受できるのは、一部の従業員だけではありません。全従業員にとって業務負担を削減するメリットがあります。例えば、従業員が何らかの申請を行う際、申請書を探す必要がなくなり、申請内容を選択して項目を入力するだけで申請が完了します。もし差し戻されても修正はパソコンで簡単に行うことができるのです。

業務手続きの電子化は、全従業員の業務負担を削減できるというのが大きな特徴です。その業務を行っていた従業員が多いほど効果が大きくなります。

業務手続きはどのような企業でも必ず行っているものです。従業員の個人情報変更の申請や交通費精算の申請などを一切行わない企業はまずないでしょう。他にも議事録などの情報共有を行いたい時にも、電子化してあると便利です。紙の議事録であれば、情報共有しようとした際、印刷して渡す必要があります。しかし、業務手続きの電子化を行っていれば簡単に共有できるのです。また、申請書であれば申請した段階から決裁が終わるまでの記録が残ります。申請は企業にとって重要な事項です。申請時だけでなく、決裁までの過程もしっかりと記録され、しかも閲覧しやすいということは大きなメリットです。

3. 部門ごとにもそれぞれメリットがある

ワークフローの導入には部門ごとにもそれぞれメリットが存在しています。

例えば経営部門であれば、意思決定のスピードをより一層向上させることが可能です。経営部門の業務にワークフローを導入すれば、社内規程に沿った形で、迅速に業務を進めることができます。ワークフローを導入していない場合、迅速さを求める余り社内規程通りでないのに承認が進んでしまう状況もあり得るのです。また、できる限り早く決裁してもらいたいのに決裁者が遠くにいて決裁までに長い時間がかかる状況もあります。こういった状況はワークフローを導入することで避けやすくなります。他にも、電子化されているため、監査の際必要となる証跡管理も簡単に行うことができるでしょう。

営業部門であれば、出先などでも申請できるようになるため、承認までのスピードがアップします。営業を終えてオフィスに戻ってから申請を行う必要が減るため、営業活動を行う時間が増えることになります。また、見積もりなどを管理職に迅速に承認してもらうことが可能になるため、営業活動や商談を行いやすくなるのです。

管理部門であれば、帳票の書式管理や文書管理の負担を削減することができます。全社で帳票の書式を統一すれば管理がしやすくなります。電子化すれば、帳票の種類ごとに保管期間を定めて自動的に破棄させることも可能です。紙の帳票のように保管スペースを確保する必要もありませんし、手作業で保管期間を過ぎた紙の帳票を選び出して処分する手間もかかりません。

4. ワークフローを活用している企業は、こんなに先を進んでいる

ワークフローの導入により、電子化されたデータは蓄積されていきます。その大量のデータを活用して、事業の推進力をアップすることが可能です。ワークフローを効果的に活用している企業では、そういったことにも積極的に取り組んでいるのです。例えば、新規事業の企画の稟議書1つ取ってみても対応が違ってきます。ワークフローを導入した企業であれば、過去の稟議書を各自が閲覧し、過去の成功例と失敗例を容易に確認することができるのです。成功例の良い部分を取り入れたり、失敗例の悪い部分と似通っていないかチェックしたりすることができます。

こういったことは検索に時間がかかる紙の稟議書では難しいことです。稟議書の質を高めて、実行に移すまでの時間を短縮することで、事業の推進力が向上します。

また、リアルタイムの情報が入手できるという部分も大きなポイントです。紙で管理していた場合は、即時に情報を得ることはできません。質の向上した稟議書をすぐに閲覧でき、さらなる改善を即座に加えることが可能な状態にすることができることもメリットの1つです。

他にも、所要時間や改善した回数などを自動的に集計し、グラフ化したり、一覧表にしたりすることもできます。

5. 失敗しないためのワークフロー導入注意点

ワークフローの導入にはいくつか注意点が存在します。ワークフローの導入前に自社に合ったワークフローかよく検討することが大切です。企業ごとに業務形態や業種などが違います。導入前に、業務上で必要なことを事前に書き出して整理しておく必要があります。そして自社の希望とできるだけ合致したものを選びましょう。ただ単にコストやスペックだけを見て選択してはいけません。扱いきれない部分が出てきたり、かえってコストがかかったりする可能性が高いからです。

ワークフローのカスタマイズは、上手く使えば業務の効率化に繋がります。しかし、マニュアル化できていない業務までカスタマイズしていくと、肝心の使用者達が理解するのに時間がかかり、業務の効率が向上しにくくなる可能性があります。カスタマイズで修正や削除は可能ですが、場当たり的なカスタマイズは混乱や疲弊を生むだけです。

もしカスタマイズをしようと考えるならば、使用者達に尋ねる方が良いでしょう。実際に使っている人の方が良い部分や悪い部分を把握しているものです。

ただし、求められるままに機能を増やすと、複雑になりすぎて操作が難しくなることがあります。カスタマイズはバランスが重要です。

6. まとめ

ワークフローを導入することでビジネス環境を大きく改善することが可能です。電子化のメリットはペーパーレス化だけではありません。全従業員の業務負担を削減することもできますし、部門ごとにもそれぞれメリットがあります。ワークフローを活用している企業は蓄積されたデータを活用して事業の推進力を向上させています。ワークフローの導入を行う際の注意点に留意して、ワークフローを導入すると良いでしょう。

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