PDCAサイクルとは

PDCAサイクルとは、P（Plan/計画する）・D（Do/実行する）・C（Check/評価する）・A（Act/改善する）のサイクルを回すことで、継続的な改善を進める方法のことです。
もともと、製造業における品質管理の手法として生まれた手法ですが、現在では、業務改善など幅広い分野で使われています。

本コラムでは、PDCAサイクルの概要とメリット、実施のポイントをご紹介いたします。

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1. PDCAサイクルとは

PDCAサイクルとは、P（Plan/計画する）・D（Do/実行する）・C（Check/評価する）・A（Act/改善する）のサイクルを回すことで、継続的な改善を進める方法のことです。主に日本で使われており、最後の「A」が「Action」とされることもあります。

PDCAを提唱したといわれているのは、米国の統計学者で著述家のW・エドワーズ・デミング（William Edwards Deming）で、1950年の来日時に数々の講演を通して品質管理の考え方として日本にPDCAの概念を持ち込みました。その後、デミング氏自身もPDCAを品質管理の方法論から経営哲学に昇華させ、今日では業務改善などにも活用されています。

以下で、PDCAのそれぞれの段階について解説します。

Plan（計画）

Plan（計画）のフェーズでは、業務の計画を立てます。目標を設定した上で、5W1H（When・Where・Who・What・Why・How）を意識しながら、過去の類似業務における実績を元に将来を予測しつつ計画を立てましょう。
後のフェーズで行う「Check（評価）」のために、数値などによる具体的な指標（KPI、KGIなど）を置く必要があります。

Do（実行）

Do（実行）のフェーズでは、計画に基づいて実際に業務を実施します。
次の「Check（評価）」のフェーズが行いやすいように、数値で記録を行っておきましょう。

 

Check（評価）

Check（評価）のフェーズでは、前のフェーズ「Do（実行）」が「Plan（計画）」で立てた計画通りに実施できたかどうかを評価します。
単に「達成できた・できなかった」だけでなく、なぜ達成できたのか・できなかったのか、その原因を分析するところまで行います。

 

Action（改善）

Action（改善）のフェーズでは、「Plan（計画）」で立てた計画通りに実施できなかった箇所について、どうすれば達成できるのか改善策を検討します。計画通りにできた場合は、さらに上を目指すための改善案を策定しましょう。

「Action（改善）」を行えたら、また「Plan（計画）」に戻り、PDCAサイクルを回して改善を続けます。

 

 

2. PDCAサイクルのメリット

PDCAサイクルを実施する主なメリットは以下の3点です。

業務を行う上での目標が明確になる

最初のフェーズである「Plan（計画）」を実施することで、業務を行う上での具体的な目標が明確になります。ただ漫然と業務に取り組むよりも、目標達成を意識して取り組んだ方が、業務効率が向上したり生産性が向上したりする効果が期待できるため、業務を行う上で目標を明確にすることは大きなメリットといえます。

 

業務上の課題が具体的に見えてくる

3つ目の「Check（評価）」のフェーズで、改善策を検討する際に、なぜ「Plan（計画）」通りに実施できず目標を達成できなかったのかを分析します。これにより、業務上の課題が具体的に見えてくる点もメリットです。課題を詳細に把握することで、どのようなアクションを起こせば改善につながるのかも自ずと明らかになります。

 

継続的な業務改善が行える

「Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）」の流れを一度、実施するだけでもかなりの改善効果が見込めますが、このサイクルを繰り返すことで、継続的に業務を改善することができます。
企業や事業部など、組織を運営していく中で、内外の環境の変化は避けられません。変化に適応するためにも、業務改善は一度切りではなく、継続することが重要です。

継続的な業務改善が行えることが、PDCAサイクルを活用する最も大きなメリットといえるでしょう。

 

 

3. PDCAサイクルを効果的に実施するポイント

PDCAサイクルをより効果的に実施するためのポイントは、下記の5点です。

Plan（計画）に重点を置く

PDCAサイクルの4つのフェーズはどれも大切ですが、特に「Plan（計画）」を立てる際は、目標が的確かどうか、明確かどうか、具体的な行動レベルまで詳細か、現状と比べてハードルが高過ぎないかといった点に注意する必要があります。
立てた目標をベースにPDCAサイクルを回すことで、業務がより良く改善されると期待できるものを策定しましょう。

 

現場の意見を取り入れる

PDCAサイクルの実施を決定するのは、現場の担当者などではなく管理職であったり人事部門であったり経営企画室などであるケースが多いでしょう。その場合、実際に現場が担当する「Do（実行）」以外のPlan（計画）・Check（評価）・Action（改善）が、実情と乖離したものとなってしまう恐れがあります。
これを避けるため、現場のメンバーの意見も取り入れて、Plan（計画）・Check（評価）・Action（改善）を策定すると良いでしょう。

 

時間をかけて取り組む

PDCAサイクルでは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）を、この順番通りに段階を踏んで実施していくものであり、効果を出すまでには一定の時間が必要です。
たとえば、「Plan（計画）」や「Do（実行）」を実施している最中に業務改善のためのアイデアを思い付いたとしても、「Check（評価）」を行った後で、その評価の内容とマッチする場合のみ、改善策として盛り込みます。

 

PDCAサイクルそのものを目的化しない

PDCAサイクルに限らず、さまざまな施策に取り組む際に共通することですが、施策を実施することに夢中になってしまい、本来の導入目的を見失ってしまうという失敗に陥りがちです。特に、PDCAサイクルのように効果が出るまでに時間がかかるケースでは、この傾向が出やすいといえます。
サイクルを回す中で何度も立てることになる「Plan（計画）」に沿って、個々のサイクルの把握とともに、全体の改善の進み具合を見ながら、効果が出ているかどうかを確認しましょう。

 

ツールの活用も検討してみる

PDCAサイクルは、特にツールなどを使わずに自力で記録や改善策を策定し、実施することも可能ですが、各段階で活用することで効率を上げてくれる便利なツールもあります。

たとえば、「Plan（計画）」では、目標管理ツールや、目標管理機能を持ったSFAなどのツールを活用できますし、「Do（実行）」では、業務システムやタスク管理ツールなどが活用できます。また、「Check（評価）」や「Action（改善）」では、コーチングツールなどを活用することができます。管理職や経営層をはじめ、現場の担当者の手でも扱える柔軟性の高いものが良いでしょう。

 

 

4. まとめ

PDCAサイクルについて、メリットや実施方法、ポイントなどをご紹介しました。
PDCAサイクルを導入して、改善効果が実感できるまでには時間がかかります。ぜひ、継続的に取り組み、改善し続けられる組織に成長させましょう。

PDCAサイクルを回すことで業務に変更が生じた場合、それに合わせて業務システムも変更する必要が出てきます。
ローコード開発「intra-mart（イントラマート）」を活用すれば、ノンプログラミングで現場の担当者がシステムを開発・変更できるため、PCDAサイクルを素早く回して継続的な改善が行えます。
詳しくは、intra-martの紹介ページをご覧ください。

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