ペーパーレス化する上で知っておきたいポイント

2023/10/04

お役立ち情報

DXを始め、業務のあらゆるデジタル化の取り組みを阻む障害の一つとなるのが紙文化でしょう。
紙は、保管にスペースを必要とし、紛失や破損の恐れもあるなど、取り扱いが困難です。また、印刷や製本に費用がかかり、環境にも負荷を与えます。

本コラムでは、これからペーパーレス化に取り組みたいと考える企業様はもちろん、すでに取り組んでいるものの、一部、紙が残ってしまっていることにお悩みの企業様向けに、ペーパーレス化するメリットや、必要なツールなどをご紹介いたします。

※本コラムは、下記よりダウンロードできる資料「ペーパーレス化する上で押さえておくべき大切なポイント」の内容を要約したものです。
詳細をご覧になりたい方は、下記リンクよりご請求ください。

▼関連資料
「ペーパーレス化する上で押さえておくべき大切なポイント」

ペーパーレス化するメリット・デメリット
ペーパーレス化を実現するステップ
ペーパーレス化を成功させるためのポイント
ペーパーレス化を実現するための方法・ツール
まとめ

ペーパーレス化するメリット・デメリット

ペーパーレス化すれば、多くのメリットが得られますが、デメリットがまったくないというわけではありません。

これからペーパーレス化に取り組むに当たり、知っておきたいメリットとデメリットを整理してご紹介しましょう。

ペーパーレス化するメリット

ペーパーレス化するメリットとしては、主に次の4点が挙げられます。

・業務効率化：キーワードで検索可能になり、必要な情報を素早く見つけられるようになる
・コスト削減：紙代、印刷代、廃棄代を減少でき、コスト削減につながる
・セキュリティの強化：デジタル化されると、パスワードを設定やアクセス権限の付与が可能になる
・環境問題への貢献：紙の生産工程や焼却時に発生する二酸化炭素を削減する動きに貢献できる

まとめると、ペーパーレス化することで、業務効率を向上したり、コストを削減したり、環境へ配慮した企業であること示すことができるようになります。

ペーパーレス化するデメリット

一方、次の点はデメリットです。

・デジタル化できないものもある：停電時に閲覧する必要がある書類などは、紙でも保存する必要がある
・導入コストがかかる：スキャナーやソフトウェアなどの導入に、初期コストがかかる
・ITリテラシー不足による運用の遅れ：システムを使いこなすことができるITリテラシーが必要
・ネットワーク環境に依存する：閲覧がシステムやネットワークの状況に左右される

まとめると、初期には費用やデジタル化に手間がかかり、運用時にも手間をかけなければならない点がデメリットといえます。

ペーパーレス化を実現するステップ

ペーパーレス化を実現する流れは、大まかに下記の5ステップとなります。

1．活用目的を明確にする
2．データ化する対象書類を決める
3．目的に合ったツールを導入する
4．運用ルールを決める
5．社内の運用方法の整備をする

各のステップの詳細については、ホワイトペーパーをダウンロードしてご覧ください。

ペーパーレス化を成功させるためのポイント

ペーパーレス化を成功させるためには、次の4つのポイントを押さえると良いでしょう。

・目標を設定する：目標を設定することで、焦点を保ちながらスムーズにペーパーレス化のプロジェクトを進めることができる
・ITリテラシーを強化する：ITリテラシーが異なる社員たちに対し、ITツールの適切な使い方やセキュリティに関するレクチャーの場を設け、リテラシーの強化をしておくことが重要
・スモールスタートで進める：部署やプロジェクト、業務単位など、スモールスタートから徐々に進めていくのがおすすめ
・ITシステム・ツールを活用する：自社の課題に合ったITシステム・ツールの導入・活用が不可欠