社内申請を電子化する方法や注意点を詳しく解説！

社内申請の電子化は、多くの企業が直面する業務効率化の大きなテーマです。

働き方の多様化が進む中で、依然として紙やハンコによる承認フローが残っていることは、意思決定のスピードを阻害する大きな要因となり得ます。

多くの中小企業を含む日本国内の企業では、深刻な人手不足への対応としてデジタル化による省力化投資が加速しています。

また、場所を選ばない柔軟な働き方を実現するために、物理的な制約を伴う紙の申請フローを見直す動きが顕著です。

この記事では、社内申請を電子化する具体的なメリットや注意点、そして失敗しないための導入ステップを詳しくご紹介します。

社内申請の電子化とは

社内申請の電子化とは、従来「紙」と「ハンコ」を用いて行われてきた稟議や経費精算、休暇届といった承認プロセスを、デジタルツールやITシステム上に移行することを指します。書類をスキャンしてPDF化し、メールやチャットで送付するだけでは、電子化の真の価値を享受しているとは言えません。申請から承認、決裁、そしてその後のデータ保管までを一貫したデジタルワークフローとして統合し、自動化することが本来の目的となります。

社内申請を紙で管理するリスク

紙ベースでの申請運用を続けることは、現代のスピード感あるビジネス環境において、見過ごされがちな多くのリスクを内包しています。

1. 意思決定プロセスの停滞

紙の書類は物理的に運搬・回送する必要があるため、承認者が外出や出張をしているだけで、フローは完全にストップします。こうした停滞が積み重なると、取引の機会損失やプロジェクトの遅延といった実害を招く可能性があります。急ぎの案件であっても、書類が誰のデスクにあるのか分からず、社内を探し回る工数が発生することも珍しくありません。

2. コンプライアンスとセキュリティの欠如

紙の書類は紛失や盗難のリスクを完全にゼロにすることはできず、万が一改ざんが行われても、履歴を正確に追跡することは困難です。誰がいつ承認したのか、どのような修正が加えられたのかという証跡が不明瞭になりやすく、内部統制の観点からも脆弱性が指摘されます。

3. 管理・保管コストの増大

法定保存期間が定められた書類を物理的に保管し続けるためのコストや、必要書類を過去の膨大なファイルから探し出すための事務工数も、無視できない負担です。書庫のスペース確保や、不要になった際の廃棄業者の手配など、付随するコストは年々積み重なっていきます。

社内申請を電子化するメリット

電子化への移行は、単なる利便性の向上にとどまらず、企業の経営体質を強化する多くの利点をもたらします。

申請業務を効率化できる

システム化することで、申請者はあらかじめ用意されたテンプレートを選択するだけで、漏れのない正確な申請書を作成できます。また、過去の申請書を複製して作成できる機能があれば、入力の手間はさらに削減されるでしょう。承認者にはシステムから自動でプッシュ通知が届き、PCやスマートフォンから数クリックで決裁が可能です。その結果、申請から最終承認までのリードタイムが大幅に短縮される傾向があります。

柔軟な働き方に対応できる

オフィスに出社して物理的なハンコを押す必要がなくなるため、自宅でのテレワークやサテライトオフィス勤務、移動中の隙間時間での対応も可能になります。多様な働き方に対応することは、優秀な人材の確保や離職防止といった観点から、企業にとって大きな強みとなります。

コストを削減できる

用紙代や印刷代、封筒代、郵送費といった直接的なコストが削減されるのはもちろんですが、本質的には「時間的コスト」の削減が重要です。書類をファイリングする手間、書庫へ運ぶ時間、期限が切れた書類を廃棄する作業など、これまで事務スタッフが費やしていた膨大な時間が削減され、より生産的なコア業務にリソースを集中させることが可能になります。

デジタルで一元管理できる

すべての申請データがデータベース化されることで、キーワード、期間、金額、申請者名などを使って、過去の事例を瞬時に検索可能になります。データの改ざん防止機能や操作ログの記録により、内部統制の透明性が飛躍的に向上し、監査や税務調査の際の対応負荷も軽減されます。また、蓄積されたデータを分析することで、不適切な経費使用や、特定部署の業務過多といった課題を発見し、経営改善に役立てることもできるでしょう。

社内申請を電子化する方法

社内申請の電子化を成功させるには、システムを導入するだけでなく、既存の業務フローをデジタルに合わせて最適化するプロセスが不可欠です。

社内の申請書を把握し、優先順位を決める

最初に取り組むべきは、社内で使用されているすべての申請書の「棚卸し」です。総務・人事・経理・各事業部など、部門ごとに存在する紙の書類やExcelファイルをすべて洗い出します。

洗い出しが完了したら、次に「電子化の優先順位」を決定します。一度にすべての書類を電子化しようとすると、要件定義が複雑になり、プロジェクトが停滞するリスクがあるためです。例として、以下のような書類から着手するのが一般的です。

・利用頻度が高いもの： 経費精算、有給休暇申請、勤怠届など、全従業員が頻繁に利用するもの。
・承認ルートが複雑なもの： 多段承認が必要な稟議書など、紙の回送に時間がかかっているもの。
・外部との連携が必要なもの： 契約書に関連する社内承認など。

まずはこれらのうち、業務負荷の削減効果が高いものから着手するのがセオリーとされています。

システムを選定する

自社の規模、予算、そして何より現場のITリテラシーに合ったシステムを選定します。選定の際の重要な観点は、以下の通りです。

・直感的な操作性： 説明書を読み込まなくても、直感的に申請・承認ができるユーザーインターフェース（UI）を備えているか。
・マルチデバイス対応： 外出先からスマートフォンで承認ができるか。
・カスタマイズ性： 自社独自の複雑な承認フローや、特有の入力項目を再現できるか。

とくに、大規模組織や将来的に他の業務プロセスも統合する予定がある場合は、柔軟性の高いプラットフォームを選ぶことで、投資対効果（ROI）を高める結果につながります。

承認ルートを調整する

デジタル化は、紙を画面上に置き換える作業ではありません。アナログ運用で慣習化していた不要な承認や、形骸化した閲覧ステップを見直す絶好の機会です。例えば、「課長が承認した後に、その隣の席の副部長が再度確認する」といった重複したルートは、デジタル化を機に統合または簡素化を検討すべきでしょう。承認ステップを最小限にすることで、電子化によるスピードアップ効果を最大限に活かせます。

マニュアルを作成し、従業員に周知する

運用を開始する前に、従業員向けのガイドラインを整備します。文字ばかりの分厚いマニュアルではなく、キャプチャ画像を使った「クイックガイド」や、よくある質問をまとめた「FAQ」を用意すると効果的です。また、移行期間を設けて最初の1ヶ月は紙と並行運用しつつ、徐々に完全移行を目指すといった手法も、現場の抵抗感を和らげることができます。

社内申請を電子化する際の注意点

導入後の形骸化を防ぎ、システムを定着させるためには、以下の2点に特に留意する必要があります。

他のシステムとの連携性があるか

電子化の真価は、データがシームレスに連携することで発揮されます。例えば、ワークフローシステムで承認された経費データが、自動的に会計システムへ取り込まれる。あるいは、住所変更届の内容が人事給与システムへ反映される。このような「システム間連携」が実現されていれば、バックオフィス部門の手入力作業は大幅に削減され、入力ミスという人的リスクも排除できます。将来的な拡張性を見据え、API（外部システム連携機能）が充実しているかを確認しておくことが推奨されます。

スモールスタートから始める

全社一斉導入は効率的に見える反面、予期せぬトラブル発生時の影響範囲が広すぎるという難点があります。まずは特定の部署や、リスクの低い社内備品の購入依頼などの申請からスモールスタートさせることが重要です。小規模な範囲で運用の課題を抽出し、ルールをブラッシュアップした上で展開していく手法が、結果として最短で全社導入を成功させる近道となります。

社内申請の電子化に活用できるツール

企業のニーズや課題に応じて、主に以下の3つのツールカテゴリーが活用されています。

電子契約システム

社外との契約締結をデジタル化するツールですが、社内の決裁（稟議）と連動させて利用するケースが増加傾向にあります。法的な証拠能力が求められる書類や、社外ステークホルダーが関わる申請に適しています。

クラウドファイル共有サービス

共有フォルダ内にPDFの申請書を格納し、コメント機能で承認意思を示す運用です。導入コストを抑えられる一方で、承認ルートの厳密な管理や、データの検索・集計には向いていません。

ワークフローシステム

申請フォームの作成、複雑な条件分岐、進捗のリアルタイム管理、データの二次利用など、申請業務に必要な機能が備わっています。

複雑な既存業務を大きく崩すことなく、デジタルへ適応させるプラットフォームの活用は、中長期的なDXの成功において極めて有効な選択肢となります。

まとめ

社内申請の電子化は、単なるペーパーレス化という事務的な改善にとどまりません。それは、企業の意思決定スピードを向上させ、従業員を場所の制約から解放し、不透明な業務プロセスを可視化するための「経営改革」そのものです。

深刻な労働力不足に直面する日本企業にとって、付加価値の低い「紙の回送・保管業務」に貴重な人的リソースを割くことは、大きな損失と言えます。まずは現状の棚卸しから始め、自社のニーズに最適なツールを選択することで、デジタル時代の標準的な働き方を手に入れることができるでしょう。社内申請という身近な業務の変革こそが、企業全体のDXを成功させる強力なエンジンとなるはずです。

NTTデータ イントラマートが提供する「intra-mart」は、単なるワークフローのデジタル化にとどまらず、複雑な業務プロセス全体を統合・最適化するプラットフォームとして、企業のビジネス変革を幅広くサポートします。

intra-martに関する詳細は、ぜひ公式サイトをご覧ください。

intra-martについてはこちら