ワークフローを電子化するメリットとは？電子化する方法や注意点を解説

DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が急務となっている昨今、その第一歩として注目されているのが「ワークフローの電子化」です。

現在、多くの企業が人手不足や生産性向上という課題に直面しており、従来の紙やハンコによる申請業務の見直しが、組織のスピード感を左右する重要な要素となっています。

この記事では、ワークフローを電子化することで得られるメリットや導入の手順、失敗しないための注意点について詳しくご紹介していきます。

ワークフローとは

ワークフローとは、直訳すると「業務の流れ」を意味する言葉です。ビジネスの現場においては、ある業務が始まってから完了するまでに必要な一連の手順や、承認・決裁のプロセスを指します。

例えば、新しい備品を購入する場合、まず担当者が「起案」し、次に課長が「確認」を行い、最後に部長が「承認（決裁）」するという流れが一般的です。この「誰が、どの順番で、何を確認するか」というルールを定義したものがワークフローです。

日本企業では、ワークフローは組織の統制を保つために非常に重要な役割を果たしてきましたが、長らく「紙」と「ハンコ」に依存してきた歴史があり、スピード感が求められる現代のビジネス環境において、その運用方法が改めて問い直されています。

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紙によるワークフローの課題

長年使用されてきた紙ベースのワークフローには、現在のビジネス環境では無視できない複数の課題が潜在しています。

物理的な制約と時間のロス

紙の書類は、物理的にその場に存在しなければ処理ができません。申請者が書類を作成し、承認者のデスクに置く、あるいは社内便で送付するといった作業が発生します。もし承認者が外出や出張、あるいはテレワークを行っている場合、書類はデスクに積み上がったままとなり、業務が完全にストップしてしまいます。

検索性と管理の不備

過去の申請内容を確認したい場合、紙の運用では膨大なファイルの中から対象の書類を探し出さなければなりません。ファイリングの手間はもちろん、保管場所の確保もコストとなります。また、万が一書類が紛失した場合、どの段階で無くなったのかを追跡することは極めて困難であり、情報漏洩や不正の温床となるリスクも否定できません。

記入ミスと差し戻しの非効率

手書きの書類では、計算ミスや記入漏れ、あるいは古い書式の使用といった人為的ミスが避けられません。不備が見つかるたびに書類を申請者へ差し戻し、再度作り直して持ち回るというプロセスは、組織全体の生産性を著しく低下させます。

ワークフローを電子化するメリット

ワークフローを電子化（デジタル化）することで、これらの課題は劇的に改善されます。単なるコスト削減にとどまらない、組織の体質改善としてのメリットを深掘りします。

承認作業がスムーズに進められる

システム上で申請・承認を行うため、インターネット環境があれば場所を問わず処理が可能になります。スマートフォンやタブレットに対応したシステムであれば、移動中や自宅からでもボタン一つで承認が行えるため、意思決定のスピードが飛躍的に向上します。その結果、リードタイムの短縮が顧客満足度の向上や機会損失の防止につながります。

業務効率化が図れる

電子化されたワークフローでは、入力フォームに制御をかけることができます。必須項目の未入力チェックや、金額に応じた消費税の自動計算、さらには過去の申請データの再利用（コピー作成）などが可能となり、申請者の作成負担が大幅に軽減されます。また、承認者にとっても、過去の経緯や関連書類を画面上で即座に参照できるため、判断の質とスピードが両立されます。

進捗を見える化できる

「自分の申請がいま、誰のところで止まっているのか」をリアルタイムで確認できるのは電子化の大きな強みです。滞留している承認者にはシステムから自動でリマインド通知を送ることもできるため、心理的なハードルを感じることなく催促が可能になります。

ペーパーレス化を実現できる

印刷代、封筒代、郵送費といった直接的な経費削減に加え、書類を保管するためのキャビネットや倉庫代などの間接コストも削減可能です。また、2024年以降さらに重要性が増している「電子帳簿保存法」への対応も、ワークフローシステム内でデータを一元管理することでスムーズに実施できるようになります。

ワークフローを電子化する方法

ワークフローの電子化は、単に紙を画像データに置き換える作業ではありません。業務のプロセスをデジタル環境に最適化させるための「再設計」が必要です。具体的な手順を詳しく解説します。

デジタル化（電子化）する文書を決める

まずは、社内で運用されている膨大な帳票や書類の中から、電子化の対象とするものを絞り込みます。すべての書類を一度に電子化しようとすると、現場の混乱を招くだけでなく、システム設定の負荷も増大します。

優先順位をつける際のポイントは、「頻度」と「複雑性」です。毎日発生する交通費精算や休暇届、あるいは多くの部署をまたぐ備品購入申請などは、電子化による時間短縮効果を実感しやすく、導入の成功体験を社内に広めるのに適しています。一方で、数年に一度しか発生しない特殊な申請などは、後回しにしても大きな影響はないでしょう。

電子化に向けてルールを変更する

紙の運用で行っていた手順を、そのままデジタルに持ち込むと不具合が生じることがあります。例えば、「承認者が不在のときは隣の席の人が代理でハンコを押す」といった曖昧な運用は、システム化する際に明確な「代理承認ルール」として再定義しなければなりません。

このステップでは、既存の承認ルートを可視化し、無駄なステップがないかを確認することが重要です。かつて慣習として存在していた「閲覧のみの承認者」を削減したり、一定金額以下であれば課長決裁で完了とするなど、承認権限の適正化を図ることで、電子化の効果を最大化できます。

ワークフローの流れを設定する

対象の文書とルールが決まったら、いよいよシステム上での設定に移ります。電子ワークフローシステムには、ドラッグ＆ドロップで視覚的にルートを作成できるツールが多く存在します。

設定の際には、基本となる「直線的な承認」だけでなく、条件分岐（例：10万円以上なら部長承認が必要、それ以下なら不要）や、複数の部署が同時に確認する「合議」、さらには差し戻しが発生した際の挙動などを網羅的に設定します。この段階で実際の業務担当者を交えたテスト運用を行い、現場の使い勝手を確認しておくことが、スムーズな本稼働への近道です。

ワークフローを電子化する際の注意点

技術的には可能であっても、運用面での配慮を怠ると、期待した効果が得られない可能性があります。

紙との混在に注意する

最も避けるべきなのは、紙の運用と電子運用が中途半端に並行し、どちらが正解か分からない状態が長引くことです。管理部門にとっては、紙とデータの二重管理という最も非効率な状況が生まれてしまいます。

「この日付以降は、特定の申請については紙での受け付けを一切行わない」といった強い方針を打ち出し、段階的にでも完全移行を目指す姿勢が不可欠です。やむを得ず紙で受け取った書類（外部からの請求書など）についても、スキャンしてワークフローに添付する運用を徹底するなど、情報の入り口を一元化する工夫が重要となるでしょう。

従業員の理解と協力を得る

システムの導入は、現場の従業員にとって「これまでのやり方を変える」という負担を強いる側面があります。ITツールに不慣れな層からは、操作への不安や「ハンコの方が確実だ」という心理的な抵抗が出ることも予想されます。

そのため、導入の目的が「監視の強化」ではなく、あくまで「皆さんの業務を楽にするため」であることを丁寧に説明しなければなりません。直感的に操作できるユーザーインターフェースを備えたシステムを選定し、マニュアルの配布や社内勉強会を通じて、デジタル化への心理的な壁を取り払う努力が必要です。

セキュリティ対策を徹底する

電子化によって、どこからでも情報にアクセスできる便利さが手に入る反面、不正アクセスや情報漏洩のリスクもデジタル特有のものに変化します。

適切な権限設定（誰がどの書類を閲覧できるか）はもちろん、通信の暗号化や多要素認証の導入など、組織のセキュリティポリシーに基づいた強固な基盤を構築しなければなりません。また、いつ、誰が、どの端末から承認を行ったかという「証跡（ログ）」が確実に残る仕組みを整えることで、内部統制の強化にもつながります。

まとめ

ワークフローの電子化は、DX推進の土台として重要な施策です。紙ベースの物理的な制約から解放されることで、意思決定のスピードは高まり、場所にとらわれない柔軟な働き方が可能になります。

導入にあたっては、自社の業務プロセスを改めて見直し、現場の従業員と共に使いやすいシステムを構築していく視点が欠かせません。

ワークフローの電子化は、ゴールではなく始まりです。これを機に業務の透明性を高め、データに基づいた経営を実現することで、企業はより強固な競争力を獲得していくことになるでしょう。

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